Quip を使ったスムーズな会議の進め方
弊社では ドキュメント共有ツール Quip を使用して会議の議事録をとっています。
リモート会議が一般的になって以前よりも気軽に、招待・参加できるようになったけれど、どこか効率的じゃないよね〜って感じていました。
そこで、こんなフローにしたら良いんじゃないの? っていう案を社内向けに書いたのですが、他の組織でも役に立つんじゃないのかなと思って note にも再編集して残しておこうと思います。
※ 社内向けに書いたフランクな文体なので、癪に障るかも知れませんがご容赦ください。
1. 会議の前に、準備が大切
会議の前に議事録用のドキュメント (以下、議事録) を作成しよう
参加者への告知も忘れずにね
議事録のタイトルは、会議名 + 日付 (YYYY/MM/DD) にしておくと後で見つけやすくて便利だよ
e.g. 東京で一番美味しいラーメンを決める会議 2022/03/03
【2022/03/03 19:37 加筆】ツイッターのフォロワーさんからナイスな情報いただきました。頭いいね! ありがとうございます!
個人的にはファイル名は、yymmdd_タイトル にしてる。ファイル名でソートして時系列に並べられるので。タイムスタンプで更新日を見て、ファイル名で作成日や開催日を管理する。
事前にわかっている情報を各自が議事録に記入してみんなと共有しよう
e.g.
日時
場所
リモート会議のURL
参加者
会議の目的
事前資料
会議開催に至った経緯
前回の会議の議事録へのリンク
議題
意見 など
定期的に開く会議は、議事録用のフォルダを作っておくと良いかもね
2. 会議に臨もう
議事録に記入された情報を事前に確認した上で会議に臨もう
議事録は参加したみんなで協力して取ろう
話しているときに同時に書き込むのは難しいよ
書くと頭に残るよ
眠気防止のためにも積極的に取ろう
あの人が書いてくれるから自分は書かなくて良いやってのはやめようね
何事も積極的にね
誰が、いつまでに、何をやるのか決めると良いね
次回の会議が必要な場合には、いつ、どこで開催するのか決めよう
次回の議事録も立ち上げちゃおうね
スケジュールも抑えちゃおう
3. 会議後
1 に戻っているはずだよね
アップデート情報があったら、次回分の議事録に書いておこう
完了した会議の議事録にアップデート情報を書き込むのはやめよう
どこまでをどの会議で決めたのか後で見返したときにわかりづらくなるよ