メールカウンセリングをやってみて感じたこと
皆さん、こんにちは。
鹿児島のフリーランスのキャリアコンサルタントの和山です。
メールカウンセリングを数件やってみて
今年の4月から仕事を始め、カウンセリング・コンサルティングをさせて頂き、そのほとんどは直接お会いしての対面式でのカウンセリングだったのですが、数件、メール・チャットでのカウンセリングもさせて頂きました。
私自身も対面カウンセリングについては「受けるまでのハードルが高いな」と感じていて、「メールとかSNSでのカウンセリングの方が利用しやすい人もいるよな～」くらいの認識でした。
今回は、私がこれまでに数件、実際にメールカウンセリングで対応させて頂いた中で思ったことを書いていきたいと思います。
サービスとしての枠組み
メールカウンセリングを行うにあたり、他の方のお話を伺ったりして次の点はサービスの枠組みとして決めていました。
① カウンセリングは１セット５往復→「５往復だと少ないかな？」とも思いましたが、対面カウンセリングも６０～９０分と時間で区切るように、終わりはやはり決めた方がいいと思ったので。
② 返信は原則１日１通（原則２４時間以内には返信）が目安→クライアントさんの人数によっては１日で複数のメールをお送りすることも出来なくはないですが、複数名を同時対応になったり、他の仕事の時間等も考えるとこれくらいが限界かなと。実際にちょうど、他の仕事も忙しくなって1通の返信もやっとという時期もありました。
③ 所定の期間内に返信がない場合は確認メールをこちらから送信。それに対しても返信がない場合はカウンセリングは打ち切り→私の場合は所定の期間の目安は１週間に設定していました。もちろん返信を忘れている方もいらっしゃいますが、中には「なんて返そうか？」に迷って返信できないまま１週間たつ方もいらっしゃいますので、それも踏まえた文面を意識しています。
というわけで、実際にやってみて感じたこと
メリット
① 場所・時間を問わずに利用できる。
クライアントさんによって、返信のタイミングは本当にいろいろで休日や終業後の深夜に自宅から、仕事の昼休み、出退勤中の電車（？）に乗っている時、ご自身がその問題について行動した時等々、クライアントさんそれぞれ、返信のしやすいタイミングでお送り頂きました。
これは間違いなく、メールカウンセリングの良いところかなと思いました。
② 逐語が残る
これは個人的にとてもありがたかったのですが、メールなので当然受信フォルダにやり取りが残るので、過去のやり取りも見返すことが出来るのも対面にはないメリットだなと感じました。お返事を書く前に読み返してみて、改めて気づくこともとてもたくさんありました。
あと、一部のチャットツールではメッセージのやり取りとは別にメモ帳をつける機能もあるので、そのコンサルについて考えていることやポイントだけを記録しておくこともできて便利でした。
③ ゆっくり返信の内容を考えて送れる
逐語が残ることとセットになるかもしれませんが、リアルタイムのやり取りではないので、送信するまでには何度でも文章を書き換えることが出来ます。「伝えたいことは書けているか？」、「相手からの質問等で見落としているものはないか？」、「分かりやすい文章になっているか？」等を整理・確認しながら送ることが出来ます。
デメリット
① 文字以外の情報が得られにくい。言葉の認識にズレが生じやすい
当然のことですが、相手に関する情報はやり取りをさせて頂いた文字情報しかないので、対面のように表情や仕草などの情報は何もありません。
その為、例えばクライアントさんから「ある企業から内定をもらいました。」というメールが来て、言葉だけを読んで、「そうなんですね！！おめでとうございます。」と返した結果、クライアントさんにとっては「ありがとうございます。（おめでとう？第一志望でもないのに何言ってんの？この人…）」のようなことになるなんてこともあり得ます。
これは対面でも起こりうることですが、メールカウンセリングではより起こりやすいのかなと思いました。
確信が持てないところは「そこって第一志望のところでしたっけ？」等の確認を対面の時以上に慎重に行った方がいいと思います。
② ついつい長文になりがち
回数の制限や、分かりやすくしようと難しい言葉を避けて丁寧に書こうとしたり、ゆっくり推敲できるがゆえに書きたい内容がどんどん増えた結果、ついつい文章が長くなりがちです。
もちろん、無駄に長くするのは避けたいですが回数制限をしている以上、一回一回の文量が増やさざるを得ない部分もありますので（それでも私は原則、1通辺り400文字前後に収まるようにしていました。）、文量を最小限にすることは前提として、読む側が負担にならないように改行を大目に使って一文一文は短くするなどの工夫をした方がいいように感じました。
あと、工夫点として文章がどれだけ多くなっても「次の返信でクライアントに何を答えて欲しいか？」が分かるようにするという点は個人的にはかなり意識していました。
③ 終わりを決めることは大事だけど、難しい。
数回のメッセージの中で、クライアントの問題を解決するのは正直言って難しいなと感じました。終わりを意識しすぎて無意識のうちにカウンセリングが誘導的なものになってしまうこともあります。
その為、実際のメッセージのやり取りとは別にインテークという形で「問題点の把握」と「コンサルティング内での目標」をヒアリングするやり取りを回数に含めない形で置くなどの工夫も必要かと思います。（その他の注意点などもあればこの時に伝える。）
以上、ざっくりと振返って思いつくままに書いてきましたが、対面と比べて「どちらがいいか？」というよりも、それぞれに良さも難しさもあると感じました。
今週も最後までお読み頂き、ありがとございました。
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