人事情報の保存期間を知っておこう

こんにちは、「ＷａＣＣａ（ワッカ）の人」です。

こないだ4月になったと思ったら、あっという間にGWが目前に…と感じている今日この頃です。
4月が年度変わりの会社様も少しずつ落ち着きを迎え始めている頃合いかと思いますが、そんなちょっと落ち着いたタイミングで整理しておきたいのが、そうです、人事書類です（笑）
な～んて、こじつけ感が半端ないですが（笑）私がかつて在籍してきた会社も含め、意外とこの書類整理に苦労されているケースは多い印象です。人事書類は特に個人情報にもあたるため、取り扱いは厳重に行う必要があります。何をいつまで残しておく必要があるのかを知っておくことは大事なことだと思いますので、今回はこちらをトピックにしてみます。

保存期間は法律の定めによる

当たり前みたいなことを書いていますが、人事書類の保存期間は法律で定められています。
人事に限らず、経理関連の書類なども結構詳細に決められていますが、人事系の書面で関連する法律は、労働基準法、雇用保険法、健康保険法、厚生年金保険法、労働安全衛生規則など、関連する各種法律によって定められています。
例えば雇用保険法施行規則第143条によると「事業主及び労働保険事務組合は、雇用保険に関する書類（雇用安定事業又は能力開発事業に関する書類及び徴収法又は労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則による書類を除く。）をその完結の日から二年間（被保険者に関する書類にあつては、四年間）保管しなければならない。」と定められています。つまり、雇用保険に関する書類は、被保険者に関する書類（例えば資格取得通知書とか離職票など）の場合は４年、それ以外でも２年は保存しなければいけないっていうことになります。

保存期間の一覧

では、実際に保存期間はどれくらいで定められているのか？というところで、今回改めて取りまとめをしようと思ったのですが、ググってみたらすでにキレイにまとめられているサイトも多数あったため、わかりやすかったサイトを紹介をさせていただきます。

引用：日本人事労務コンサルタントグループ

こうやって改めて一覧で見ると、意外と保存しないといけないものが多いんだな、、ということがわかりますね。

ちなみに、2020年の労働基準法の改正により、労働者名簿〜災害補償の書類は５年に延長することになりました。これは民法で定める賃金債権の消滅時効が２年から５年に延長したことに付随して、労働基準法でも同様に延長された背景がありますが、経過措置期間が設けられたことにより、現状は３年間となっています。
今後法律の改正などにより変更する可能性がありますので、要チェックですね！

最後に

今回は、人事書類の保存期間について書いてみましたが、いかがでしたでしょうか。
もし他のことで手一杯で、書類の整理がなおざりになっていた！なんていう人事担当者の方がいらっしゃれば、ぜひ改めて整理されてみてはいかがでしょうか。是非参考にしていただけると幸いです。

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それでは！

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