わが社の取締役会の議事録の場合【音声と文章】
山田ゆり
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※note毎日連続投稿1700日をコミット中! 1629日目。
※聴くだけ・読むだけ・聴きながら読む、
どちらでも数分で楽しめます。
おはようございます。
山田ゆりです。
今回は
わが社の取締役会の議事録の場合
をお伝えいたします。
こちらの私のnote
【来年の手帳、どうしようか＾＾】に
https://note.com/tukuda/n/nbc6591c29d02
Shinjiyさんhttps://note.com/ningyoutyoからいただいたコメントの中で、「議事録」のお話がありました。
そこで、少し前までのわが社の議事録についてお伝えいたします。
私の勤務先は昭和的雰囲気がする、製造業です。
前社長は工場からのたたき上げの方で、頑固一徹という感じの方。
怒るとやかんが沸騰したように手が付けられません。
でも、私はそんな社長を尊敬していました。
今は新社長になられて体制が全く変わってしまったのですが、
前社長時代の取締役会の議事録はどのように作られていたのかを私の老後の（今か）楽しみとして残しておきます。
よって、これ以降、「社長」とは「前社長」を意味します。
私の仕事は事務です。
一般的な事務の他に次のようなことをしています。
決算（これが一番楽しい！）
給料計算
年末調整（決算の次に楽しい）
社会保険手続き
建設業手続き（更新手続き、入札参加資格申請、経営事項審査申請など）
産廃業手続き
生命保険・損害保険手続き
車両保険等手続き
全体会議の準備と運営 など
そして、その他に社長から依頼されたことをしています。
社長はネット検索はできますが、ワードやエクセルを使えません。
「社長は社長のすべきことをする。
自分ができないことはできる人に任せればいいことだ。」とおっしゃっていました。
私も同感です。
何でもできることは素晴らしいですが、トップとしてすべきこと（経営活動）に専念され、雑事は他の者に任せればいいのです。
社長はいつも内線で私を呼びます。
社長が口頭で「大体、こんな感じの書類を作ってほしい」とおっしゃれば、私は今やっている仕事を一旦脇に置いてすぐに取り掛かります。
私は社長の秘書的立場にいました。
取締役会の議事録の話をいたします。
社長は取締役会に私を同席させていました。
私は取締役でもなんでもありませんので、私の席は部屋の隅にありました。
そこに座って私はひたすら、会議中の皆様の会話をメモする役割です。
今の時代、信じられないことかもしれませんが、皆さんの会話を筆記し、それを後で議事録として社長へお渡しするのです。
勿論、私は速記の技術はありません。
だから、重要だと思う言葉をどんどん書いていく。ただそれだけです。
そして会議終了後、私はＰＣに向かい、自分のメモを見ながら話をまとめていきました。
その内、ボイスレコーダーを会社が購入し、それを使うことになりました。
「ああ、これで私の役目が終わった。よかった。」と安堵しましたが、なんと、私の筆記はその後も続きました。
つまり、会議のテーブルの前にはボイスレコーダーを置いているのに、私は相変わらず部屋の隅でメモを必死に取り続けていました。
そしてなんと、そのボイスレコーダーの音声を聞き直して、それをＰＣに文字お越しし、議事録を社長に提出することになりました。２時間余りの会議の内容はいつも十数枚になりました。
ボイスレコーダーから文字お越しをするのをあなたはされたことがあるでしょうか？
これはとても時間がかかります。
2倍、３倍ではありません。
話している時間の5倍～8倍くらいの時間はかかります。
音声からの文字お越しのソフトなどを期待したいところですが、会議中の会話は方言で話す方がほとんどです。
しかも、県内いろいろなところからお見えなので、それぞれ方言が違います。
それを文字お越しのソフトがどう読み取るか。
だから、そのようなソフトを使わず、ひたすらボイスレコーダーを聞きながら私は文字お越しをしていきました。
これはもう二度とやりたくない仕事です。
このために何十時間も時間をかけ、通常の勤務中では終わらず、残業や休日出勤をしてその作業をしていました。
言葉一つ一つを文字化し、議事録としてその分厚い書類と音声を入れたＣＤを社長にお渡しする。
やっと終わったと思っていても数週間後にまた次の取締役会が行われました。
社長はその議事録を何度も読む方でした。そして、音声も何度も聴いていて、「あの時私がこういって、その時あの取締役がこう言った」と良く私に話されていました。
だから、大変な思いをして作った議事録は社長が何度も視聴されて、私としてはありがたい事ではありましたが、
しかし、ボイスレコーダーだけでいいだろうと内心思っていました。
なぜ社長はそんな面倒なことをさせていたのか、社長の真意をある時はなしてくださいました。
それは、議事録として残すという意味もありますが、会社が今どのような動きをしているのか、それに対して経営陣はどのような姿勢でいるのかを私に知ってほしいとのことでした。
私も社長のご意向は薄々感じていました。
事務主任といういち従業員の身でありながら、経営陣の考えを知ることができ、本当に勉強になったと思います。
今回は
わが社の取締役会の議事録の場合
をお伝えいたしました。
本日も、最後までお聴きくださり
ありがとうございました。
ちょっとした勇気が世界を変えます。
今日も素敵な一日をお過ごし下さい。
山田ゆりでした。
◆◆ アファメーション ◆◆
.｡*ﾟ+.*.｡.｡*ﾟ+.*.｡.｡*ﾟ+.*.｡
私は愛されています
大きな愛で包まれています
失敗しても
ご迷惑をおかけしても
どんな時でも
愛されています
.｡*ﾟ+.*.｡.｡*ﾟ+.*.｡ﾟ+..｡*ﾟ+
※聴くだけ・読むだけ・聴きながら読む、
どちらでも数分で楽しめます。
おはようございます。
山田ゆりです。
今回は
わが社の取締役会の議事録の場合
をお伝えいたします。
こちらの私のnote
【来年の手帳、どうしようか＾＾】に
https://note.com/tukuda/n/nbc6591c29d02
Shinjiyさんhttps://note.com/ningyoutyoからいただいたコメントの中で、「議事録」のお話がありました。
そこで、少し前までのわが社の議事録についてお伝えいたします。
私の勤務先は昭和的雰囲気がする、製造業です。
前社長は工場からのたたき上げの方で、頑固一徹という感じの方。
怒るとやかんが沸騰したように手が付けられません。
でも、私はそんな社長を尊敬していました。
今は新社長になられて体制が全く変わってしまったのですが、
前社長時代の取締役会の議事録はどのように作られていたのかを私の老後の（今か）楽しみとして残しておきます。
よって、これ以降、「社長」とは「前社長」を意味します。
私の仕事は事務です。
一般的な事務の他に次のようなことをしています。
決算（これが一番楽しい！）
給料計算
年末調整（決算の次に楽しい）
社会保険手続き
建設業手続き（更新手続き、入札参加資格申請、経営事項審査申請など）
産廃業手続き
生命保険・損害保険手続き
車両保険等手続き
全体会議の準備と運営 など
そして、その他に社長から依頼されたことをしています。
社長はネット検索はできますが、ワードやエクセルを使えません。
「社長は社長のすべきことをする。
自分ができないことはできる人に任せればいいことだ。」とおっしゃっていました。
私も同感です。
何でもできることは素晴らしいですが、トップとしてすべきこと（経営活動）に専念され、雑事は他の者に任せればいいのです。
社長はいつも内線で私を呼びます。
社長が口頭で「大体、こんな感じの書類を作ってほしい」とおっしゃれば、私は今やっている仕事を一旦脇に置いてすぐに取り掛かります。
私は社長の秘書的立場にいました。
取締役会の議事録の話をいたします。
社長は取締役会に私を同席させていました。
私は取締役でもなんでもありませんので、私の席は部屋の隅にありました。
そこに座って私はひたすら、会議中の皆様の会話をメモする役割です。
今の時代、信じられないことかもしれませんが、皆さんの会話を筆記し、それを後で議事録として社長へお渡しするのです。
勿論、私は速記の技術はありません。
だから、重要だと思う言葉をどんどん書いていく。ただそれだけです。
そして会議終了後、私はＰＣに向かい、自分のメモを見ながら話をまとめていきました。
その内、ボイスレコーダーを会社が購入し、それを使うことになりました。
「ああ、これで私の役目が終わった。よかった。」と安堵しましたが、なんと、私の筆記はその後も続きました。
つまり、会議のテーブルの前にはボイスレコーダーを置いているのに、私は相変わらず部屋の隅でメモを必死に取り続けていました。
そしてなんと、そのボイスレコーダーの音声を聞き直して、それをＰＣに文字お越しし、議事録を社長に提出することになりました。２時間余りの会議の内容はいつも十数枚になりました。
ボイスレコーダーから文字お越しをするのをあなたはされたことがあるでしょうか？
これはとても時間がかかります。
2倍、３倍ではありません。
話している時間の5倍～8倍くらいの時間はかかります。
音声からの文字お越しのソフトなどを期待したいところですが、会議中の会話は方言で話す方がほとんどです。
しかも、県内いろいろなところからお見えなので、それぞれ方言が違います。
それを文字お越しのソフトがどう読み取るか。
だから、そのようなソフトを使わず、ひたすらボイスレコーダーを聞きながら私は文字お越しをしていきました。
これはもう二度とやりたくない仕事です。
このために何十時間も時間をかけ、通常の勤務中では終わらず、残業や休日出勤をしてその作業をしていました。
言葉一つ一つを文字化し、議事録としてその分厚い書類と音声を入れたＣＤを社長にお渡しする。
やっと終わったと思っていても数週間後にまた次の取締役会が行われました。
社長はその議事録を何度も読む方でした。そして、音声も何度も聴いていて、「あの時私がこういって、その時あの取締役がこう言った」と良く私に話されていました。
だから、大変な思いをして作った議事録は社長が何度も視聴されて、私としてはありがたい事ではありましたが、
しかし、ボイスレコーダーだけでいいだろうと内心思っていました。
なぜ社長はそんな面倒なことをさせていたのか、社長の真意をある時はなしてくださいました。
それは、議事録として残すという意味もありますが、会社が今どのような動きをしているのか、それに対して経営陣はどのような姿勢でいるのかを私に知ってほしいとのことでした。
私も社長のご意向は薄々感じていました。
事務主任といういち従業員の身でありながら、経営陣の考えを知ることができ、本当に勉強になったと思います。
今回は
わが社の取締役会の議事録の場合
をお伝えいたしました。
本日も、最後までお聴きくださり
ありがとうございました。
ちょっとした勇気が世界を変えます。
今日も素敵な一日をお過ごし下さい。
山田ゆりでした。
◆◆ アファメーション ◆◆
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失敗しても
ご迷惑をおかけしても
どんな時でも
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