会議はここを変えるだけでうまくいく（基礎編）
こんにちは、今日は「会議」のすすめかたについて
シェアさせていただきます。
みなさんは毎日会議やミーティングに参加していて「なんかおかしい」と感じることはありませんか？
何が決まったのかよく分からないとか、誰も発言しないからただの報告会だったり。なぜ、こんなことが起こるのでしょう？
そもそも、何のための会議？
会議をすることは、貴重な時間を参加者全員で共有するということです。
一旦、生産性は無視して未来に向かって成果を得る時間なのです。
では、会議の趣旨や自分が会議に参加している理由を理解している人は何人ぐらいいるでしょうか。
参加者に質問してみましょう。
「なぜ、あなたはこの会議に参加しているのですか？」
ほとんどの人が「呼ばれたから」「会議のメンバーなので」と答えるのではないでしょうか。
もし、この答えが
「私はこの会議で○○の成果を手に入れるために参加しています」
だとしたらどうでしょう。
会議で成果を手に入れたいものが明確な人の集まりとただ呼ばれた人の集まりではこの時点でどちらが成果が出せる会議になるかは容易に想像できますね。
では、参加者全員が「得たい成果」を持って会議に参加するようになるにはどのようにすればよいのでしょう？
会議の事前準備はとても大切
みなさんは、会議やミーティングを開催するときにどんな前準備をしていますか？開催日時や場所の連絡、アジェンダやレジュメを予め参加者に配布する等々。意見交換会や報告会であればこれで前準備は十分だと思いますが
意思決定を要する会議だとこれだけでは足りません。この会議で何を決定したいか、もしくはどんな成果を得たいかを事前に参加者へ伝えることが必要です。そして、そのあとになぜならば.…と理由も付け加えましょう。そうすると参加者は事前に自分の意見を考えて会議へ出席することができます。
参加人数は8人が限度
参加人数はできれば8人以内が理想です。
2時間の会議であれば、1人15分の持ち時間となります。その時間内で意見を述べて議論を行い結論を出すにはギリギリだと思います。
せっかく、自分の意見を持って参加しても意見を述べる時間が無いとその人の意見を聞くことが出来なくなります。
会議の議題はワクワクするような議題にする
会議の議題はワクワクするような議題にするとポジティブな意見が出やすくなります。例えば次の議題を比べてみてください。
A「大阪営業所の売上改善について」
B「大阪営業所を全国1位の売上にするには」
いかがでしょう？
Aの方は売上を改善するための意見が出そうですが、Bの方は売上を1位にするための意見がでそうですよね。どちらの議題も大阪営業所の売上についてですが、全く違う解決策が出てきます。また、議論も改善についてだと出来ていないことにフォーカスしそうですが、売上1位だと今までやったことがない挑戦的な意見がでてきそうですね。
できない理由は発言しない
せっかくアイデアを出しても、誰かが出来ない理由を発言すると次のアイディアが出にくくなります。これは日本人特有だそうですが、会議で自慢そうに出来ない理由を発言する人が多いそうです。会議はどのようにすれば解決できるかの議論をしているので出来ない理由は不要なのです。欧米の会議で出来ない理由を発言すると処罰される聞いたことがあります。その場で出来るか出来ないかの判断をするのではなく、少々ばかげたことでもアイデアをたくさん出すことが大切なのです。
会議のルールを合意する
みなさんの会議やミーティングにルールはありますか？
暗黙の了解みたいな感じで会議やミーティングを開催しているのではないでしょうか？実はルールを合意するだけでも会議の生産性は抜群にあがります。ルールに決まりはありませんが、以下のようなことは最低限ルール化することをおススメします。
携帯電話はマナーモードにする
途中で退席しない、トイレ休憩は事前に共有しておく
必ず終了時間に終わる
発言は出来るだけ簡潔にする
可能な限り愉快にやる
最後の「可能な限り愉快にやる」はちょっとピンとこないかもしれませんが、会議は真剣な場所ですが深刻な場所ではありません。良いアイデアはポジティブな気持ちの方が出やすくなります。なので、会議が盛り上がるように参加者全員がそこに協力することを合意しましょう。最近では「心理的安全性」についてシェアする会社も増えているようですが、会議で発言しようとすると勇気がいるものです。
会議の進め方のルールの他に事前準備のルールもあるといいですね。
たとえば、アジェンダは必ず開催日の１週間前に配布するなど、それぞれの会社でルールが明確になっていると、初めて参加する人もそのルール通りに行動を起してくれるので会議が上手く進みます。
いかがでしたでしょうか。
特別な能力は必要ありません。少しだけやり方を変えるだけです。
今日は「基礎編」でしたが、次回は「応用編」をアップいたします。
「応用編」は会議の進め方についてお話します。ファシリテーターの方は参考になると思いますので是非、ご覧ください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。