「読まれるレポートのコツ」_デザイナーがライティング時に気にかけていること

ありがたいことに前回の勉強会レポートにお褒めの言葉を頂いたので、普段からどんな部分を気にしながら文章を書いているのか、コツなどをまとめます。

▼こんな人におすすめ！
・デザイナーが文章を書くときなに考えてるのか気になる
・文章やレポートを書くことに苦手意識がある

▼内容はざっくりこんな感じ！
・ゴール設定とそこへ向けたアプローチ
・アプローチをテーマに落として具体化する
・読む人に対する配慮あれこれ
　・前提認識の共有
　・情報設計と視認性
　・周知のタイミング
　・読み手のぶっちゃけた気持ちと向き合う

■ゴールを設定し、アプローチの方針を決める

まず目指すべきゴールを設定するところからはじめます。なんでも良いのですが、今回のゴールを仮に「noteの記事のスキをたくさん押してもらう」ことと設定します。

●読んだ人はどんな時にスキを押すの？
・あとで読みたいとき（機能面）　
　・役立つ情報があると感じたとき　
　・保存しておきたいとき
・感動したとき（感情面）　
　・好みの記事だったとき　
　・共感したとき

設定したゴールを読み手側から紐解くと機能面と感情面の大きく2つのアプローチがあることが分かります。レポートは勉強系の記事なので、ここでは機能面のアプローチに特化した文章にする方針にします。

※グラレコ(グラフィックレコーディング)は勉強系記事でも例外で、イラストとしてコレクションされる側面もあるので機能と感情の両方を満たしたアプローチを行えますが、今回は文章の記事なので割愛します。

■アプローチをテーマに落とし込む

先程機能面のアプローチに特化した文章とする方針を定めたので、読む人にとって機能的なレポートとはどういった状態なのか具体的にしていきます。

  ●勉強会のレポートはどんな人が読むの？
・勉強会に行けなかった人 → 内容を知りたい人
・勉強会に行った人 → 内容を振り返りたい人

●じゃあそんな人にとって適切な文章は？
・事実と考察の2つが明確な状態
　・事実  ( 勉強会で議論されていたこと)　
　・考察  (勉強会を受けて私が考えたことや感想)

特に勉強会に行けなかった人にとってはレポート内容が事実か考察かは重要なので明確にしましょう。ここでは機能面のアプローチに特化するため考察を省き事実のみ淡々とレポートしてくこととします。読み手はあくまで勉強会の内容が知りたいのであって私個人の考察なんざ知らんしそもそもお前誰だよ状態だと思うのでもう自己紹介さえ省いていく方針にします。(「この人の考察なら読みたい！」と思わせるくらい有名人だったら話は別です。) 考察や感想が書きたい場合はレポートとは別の機会を設けるか、エリアを分けるなどして読み手にわかりやすいよう配慮します。

●アプローチを具体化したテーマが定まってきました
・機能面に特化
　・事実を記し、考察は極力絞り込む
　・保存しときたい情報がまとまっている状態にする
→ 上記から文章テーマをサクサク読めるTips集に決めました。

■読む人に寄り添い、配慮のある記事にしていく

●対象者を明確にし、前提の認識を揃える
・どんな人を対象としているかラベルやストーリーで明確にする　
　・ラベル：その人の職種や属性など　
　・ストーリー：「〇〇で困ってる人」など
・様々な人が読むので齟齬の無いように配慮する　
　・議題の前提認識を冒頭で揃える　
　・どんな文脈で何に関して書くのかを明確にする

●どこが重要なのかすぐに分かる文章・構成に
・だらだら書かず要点をまとめる
・エリア分けや句読点を使って情報構造をわかりやすく
・大事なポイントは太字にして視認性を高める

●投稿するタイミングに配慮する
・どんな時に情報提供されると読む人にとって価値がある？　
　・話題のタイミング、即時性
　・勉強会の熱が冷めないうちに提供する
　・逆に忘れられたタイミング、改めて思い出したいとき

●読む人の「ぶっちゃけた気持ち」と向き合う
・読むのだるいから要点だけ教えてほしい
　　→ 文章を短く要点を的確に
・ズボラに流し読みしたい
　　→ 流し読みでもポイントが分かる構成に
　　→ 見出しだけで全体像が分かるように
　　→ 最初に全部サマリーを書いちゃう
・この一体人誰なんだよ...
　　→ 自己紹介や考察は省く
　　→ 自分は影武者に徹して事実だけ記載する

上記の4点のように、読む人に寄り添った内容となるよう気をつけながら書いていきます。とくに最後の「相手のぶっちゃけた気持ち」と向き合うことは何事に関しても応用が効くので、普段から気にかけてみると親切かと思います。

■おわりに

この記事を通して、デザイナーが人に情報を伝える際に普段から気にかけていることを少しでも感じ取ってもらえたら幸いです。決してこれが正解だなどと言いたいわけではなく、私なりに試行錯誤している方法をシェアするのでもっと良いやり方を知っている方がいたら是非教えてください。

あれこれ書いてしまいましたが、noteのレポートが画一化されたらつまらないし、色んな人がその人の視点や切り口で物事を考えてアウトプットするのは素晴らしいことだと思うので、みんな好きにガンガン書けばいいと思ってます。普段は私も考察系読むの大好きです。楽しいのが一番だよね！

今まで書いたレポートはこちら

▼サクサク読めるTips系レポート
・ #02 THE GUILD勉強会レポート「Design in Tech Report 2018 を読み解く」
・#01THE GUILD勉強会 -ユーザーインタビュー設計-レポート

▼まだTips系じゃなかった頃のレポート
・noteをノートとして使ってみる - CXO Night #2 の自分メモ -

ちなみにメインビジュアルは全部手作りです。
読んでくださってありがとうございました！