イベント会場選びで大事な3つのポイント
2025年になり、仕事始めもあり、少しづつ日常が戻ってきます。
この時期にあるのは新年会ではないでしょうか。
また少し経つと、バレンタインがあり、その後に卒業や異動の時期を迎えます。
そうしたイベントの際に、お店やレンタルスペース、ホテルの会場等を利用する事があります。
今回はそんな大切な会場選びについて、舞台監督の視点も交えた大事なポイントを記事にしました。
ポイント１：どんなイベントや時間にするかを考える
もし自分が幹事を任された時に、どの会場を選べば良いか悩ぶ方もいらっしゃるのではないでしょうか。
イベントが上手くいく為には、参加された方々に喜んでもらえる為にはと、
いろいろな点を考えると、どんな会場を選べば良いのか分からなくなります。
ここで大事なのは、「まずどんな時間にするかをイメージする」という事です。
「参加者がゆっくりと楽しめる時間にする」「参加者同士が気軽に話せる場にする」など、どんな時間を過ごせる場にするかをまず決めます。
言い換えるとイベントの「テーマ・コンセプト」を決めるという事です。
イベントのテーマが決まると、自然と会場の雰囲気や料理の内容も固まってくるのです。
ポイント２：参加者の状況を想定する
次にどんな方々が参加するかを想定します。
例として冒頭に上げた「部署の新年会」を挙げてみます。
テーマとしては「気軽に沢山の方とコミュニケーションが取れる会」とします。
まず平日の夜に開催する場合、残業などで遅れて来られる方がいたり、当日に急遽キャンセルとなる方がいるかもしれません。
また、会の途中で退席する方がいたり、上役の方々が参加される場合もあります。
そこである程度、人数変更に対応できる場所が良いでしょう。
次にお酒が苦手な方もいれば、豪快に呑む方もいます。
お互いが我慢や遠慮することなく楽しめる場にする必要があります。
場所のレイアウトについても考えます。
座敷はゆっくりとできますが、一度座った場合なかなか席の移動がしづらく、特定の方としか話せない可能性が高いです。
また上司の前だとお酌をしたり、込み入った話になれば移動もできなくなります。
これでは１年目の社員などは、気軽に会話を楽しむのも難しいでしょう。
そこで「立食スタイル」を採用します。
その他にも会社から近い方が良いのか、駅に近い方が良いのか等、
当日の動きを想定しながら、必要条件を箇条書きにしていきます。
条件出しをしている時は「こんな場所あるのかな？」と感じるかもしれません。しかし気にせず書き出して下さい。
その後、箇条書きにした条件を「優先的な条件」「あれば良い条件」に分けます。
■優先的な条件
・立食スタイル
・人数変更が可能
・ある程度、駅に近い
・禁煙
■あれば良い条件
・コスパが良い
・食事が充実している
・お酒のバリエーションが多い
・雰囲気がおしゃれ
・準備や片付けが楽
上記の条件から、パーティー会場もしくはレンタルルームに絞ります。
次の３つ目のポイントで、会場が決まります。
ポイント３：予算を決めて絞り込む
都内には特に様々なお店や会場があります。
価格も幅広い為、まず「場所」と「予算」で絞り込みます。
２つ目のポイントで書いた「優先条件」で条件を絞ります。
予算は5,000円×30名=15万円とします。
場所は駅から10分以内とし、下記のサイトで調べてみます。
そうすると下記の様なレンタルスペースがヒットしました。
立食とした場合、お店よりもレンタルスペースが使いやすいです。
また時間単位で利用できる為、参加者が遅れたりキャンセルとなった場合でも利用料が変わりません。
レイアウトも変更できる為、テーブルを4～５島作り、残りのテーブルは荷物置きに利用します。
壁際に椅子を並べてしまうと、座ってしまう方が出てくる為、希望があった場合に出すスタイルにします。
近くのお店でオードブルを予約し、飲み物も缶と使い捨てのグラスを用意する事で、ビールからワイン、ノンアルコール飲料まで好きに飲む事ができます。
場所によってはゴミ処理もできるサービスがあるので、どんなサービスがあるか細かく確認します。
ここまで絞り込めれば、後は2～3の候補から雰囲気に合う場所を選べば完了です。
まとめ
良い会場を選ぶ事は、参加した方々に喜んでもらえるだけでなく、
「あなたに任せて良かった」「今度はこんな仕事もお願いしたい」など、
自分自身の評価も上がります。
こうした視点で考えると、幹事をするという事は自分自身をプレゼンテーションできる機会とも言えるのです。
いろいろな場面で、リーダーシップを発揮する必要が出てきます。
その時に「任せて下さい」と言える自分は格好良いです。
そんな自分をイメージしながら、楽しんで会場選びをしてみては如何でしょうか。
この記事がお役に立てれば幸いです。
ではでは☆
