クレジットカード会員新規獲得スタッフの業務内容分析の自動化による業務効率改善
こんにちは、TOMです。
今回は5回目の記事となります。
過去の記事はこちらから。
前回は、組織の課題に対して具体的にどのように取り組むべきかを考えていきました。
今回は、今までの内容を振り返りながら、業務改善の取り組み内容について書いていきます。
改めて業務環境について考えてみる
今回取り組むにあたってポイントにしていたのは、
・業務に活かせる内容にする
・組織に喜ばれるものを作る
上記を意識していました。
そこで改めて業務環境について振り返ってみます。
現在の業務は広島を中心に中国地方のカード会員の新規獲得業務をメインとしております。
といっても自分自身で営業・勧誘することはほぼなく、
・担当エリアのKPI管理
・現場スタッフの労務管理
・企画の発案
・テナントやイベントスペースを提供をしている取引先との商談
上記がメイン業務となります。
特に上2つが重要なので、どちらかと言うと個人の営業スキルよりも人を動かす力が大切かもしれません。
また特徴としてかなり若い部署となります。
前所属部署は本社でECサイトでの決済導入をメイン業務としておりましたが、異動するまでの約5年間後輩は1人しかいませんでした。
しかし、今は8名＋所属長というチーム構成ですが、所属長とチームリーダー以外は20代かつほぼ2年目以下の若手社員で構成されております。
ですので、より人を動かす力が必要と考えております。
この時よりも1名減り、7名＋所属長というチーム構成です。
相変わらず2年目以下で半数以上が構成されておりますので、中堅社員の自分が手助けしたいと考えは変わっていません。
組織の課題：無駄な業務とはなにか
組織の課題については、以前下記のような内容がチームメンバーから出てきました。
まとめると、以下の3つが課題として挙がりました。
1.エンゲージメントが低い
2.無駄な業務が多い
3.形骸化された目標がある
そこで、取り組みやすそうな「無駄な業務が多い」という部分にスポットライトを当ててみました。
改めて後輩たちに「無駄な業務とはどのような業務か」を聞いてみたところ、そもそも時間が掛かったりする業務・時間を掛けた割に効果が得られない業務の意味合いで使っていました。
・そもそも時間が掛かったりする業務
・時間を掛けた割に効果が得られない業務
この2点に着目して、業務改善ができそうな業務を検討していきました
組織の課題を見つける
改善できそうな業務として、新規獲得スタッフの業務内容分析に時間が掛かる部分に着目しました。
◆4人がそれぞれ何件獲得したか把握するのに時間が掛かる。。
◆新たな業務に時間を取られ、振り返る暇がない。。
◆分析したところで効果が出るとは限らない。。
上記はまさに、
・そもそも時間が掛かったりする業務
・時間を掛けた割に効果が得られない業務
に当てはまる組織の課題が浮き彫りとなりました。
どの部分について時間が掛かるか
業務内容分析について、どの部分について時間が掛かるかを検討してみました。
①そもそも決まったフォーマットがない
→フォーマットを作る時間が掛かる
②分析に必要なデータが色々なデータベースに格納されている
→データを引っ張る時間が掛かる
③若手社員はExcelに詳しくない
→どの数式を使えば最適かがわからないため時間が掛かる
④データの共有が面倒くさい
→格納場所を決めたり、メールで共有もいちいち面倒くさい
ざっくり4つほど出てきました。
この辺りを解消できるような分析ツールを作りたいと思います。
業務効率改善内容
①フォルダー内のExcelファイルを1つのExcelファイルに統合
②抽出したデータを決まったセルへ書き込み、保存
③保存したExcelファイルを指定したメールアドレスへ送信
Power Automate（PAD）のフローを作成しました。
それにより、
・複数の必要データを集約して、
・データの自動計算をして、
・まとめたファイルはメールで自動配信する
業務内容分析ツールを作成をしました。
このPADフローを実現することで業務内容分析自体の時間を短縮する狙いがあります
4つの課題については、全て改善することができました。
①そもそも決まったフォーマットがない
→決まったフォーマットでしか書き出しされないので安心
②分析に必要なデータが色々なデータベースに格納されている
→データを決まったフォルダに格納さえすればいいので安心
③若手社員はExcelに詳しくない
→すでにフォーマットに数式を入れているので安心
④データの共有が面倒くさい
→自動でメール送信してくれるので安心
業務改善の効果
ファイルを準備する時間は発生するものの、一から必要な情報を準備する時間、Excelの操作時間やメール配信の時間などを考慮すると、１回あたり約1時間から約30分の改善が図れました。
毎週の作業ですので、月に約２時間程度の削減となります。
若手社員の感想
若手社員の感想としては、
◆時間が掛かっていた業務がデータファイルを揃えるだけでできるのは良い！実用的！
◆メール配信もしてくれるので共有しやすい
◆PADは触れてこなかったけど、自分でも作れそう！
というものがありました。
また、
◆数値を見て印象と違ったスタッフがいた
◆ここまで具体的な数値が一度に出るとスタッフにアドバイスや指導をしやすい
などなど数値に対しての意識改革が見えました
若手社員にとって有意義なツールを作成できたことは、もちろんよかったですが、数値分析に対して意識改革ができたのが良かったです。
まとめ
制作したものは、
汎用性のある分析ツールの作成の自動化となります。
今後も必要な情報に応じてカスタマイズが可能ですので、更なる効率化を図りたいと思います。
ここで終わりとかではなく、始まりとしたいですね！
業務改善ツールを作成するにあたり、辛かったことは通常業務とのバランスですね。
時間を捻出することが非常に難しかった。
デジタルが好きじゃなかったらできていないですね。
逆に気合入れて時間を捻出したら、そこそこのスキルが身に付くことも実感できました。
「まずはやってみる」という言葉は偉大だと思います。
あとは、趣味にも今回身につけたスキルは活かしたいです笑
人間関係の構築と平行して、楽できるところは楽する、効率良く仕事が出来るようにデジタル部分を結び付けられればと考えております。
やはり、仕事の現状を振り返ってみて、業務効率を上げないといけないので、デジタル方面のスキルアップは大切かなぁと日々実感しております。
デジタルとは違いますがExcelの関数知ってるだけでも違いますからね。
30歳を過ぎて、自分のスキルアップも大切ですが若手社員を支えるために、デジタルを学んでいきます！！！
最後に、一番最初の記事の最後の文章を引用してきました。
この言葉もずっと大切にしてきて、業務改善ツールを作成するまで忘れずにできたかなと思います。
今も気持ちはもちろん変わりません！
自分のスキルアップも大切ですが
若手社員を支えるために
今後もデジタルを学んでいきます！！！
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