人には「動いていただく」もの

tmk

2022年2月22日 00:30

前回に引き続き、『伝え方のキホン』をもとに相手に伝えるについて書いていこうと思います。
よろしくお願いいたします！

■ズバッと「ひと言」で言い切る。だから印象に残る。

ひと言で言い切ることの利点は「大事なこと」が際立つことです。
もし伝わりにくいようであれば、「ひと言」で伝えたあとに、補足説明をすればOKです。

【例】

プロジェクトの目的は　→　新規顧客の開拓です。
企画のポイントは？　→　健康に興味を持ってもらうことです。
会議の意図は？　→　社員全員に周知徹底を促すことです。

文章（特にメール）の留意点

■誤解のない文章に仕上げる

例えば「結構です。」はOKなのか、NGなのか不明確になる場合があります。
はっきりとYESかNOを提示した方が誤解を生まずにすみます。

【例】

×　承知しました。結構です。
〇　承知しました。上記の内容で問題ございません。

また、「よろしくお願いします。」も注意が必要です。
相手に何かしらの行動を望むのなら、何を「よろしくお願いします。」なのか、具体的に書き添えます。

【例】

ご確認のうえ、修正点をお知らせください。よろしくお願いします。
添付致しました資料をご一読頂けますと幸いです。よろしくお願いします。

■一文一義

一文は短く、ひとつの文にひとつのメッセージにすると見やすく、読みやすいです。
具体的に、一文は60～70字が目安です。
また、「、」，「。」，「箇条書き」をフル活用していくと書きやすく見やすくなります。

■文章の見直しこそ、最大の時間をさく

本書には「情熱で書いて、冷静で直す」とあります。
書くときはとにかく書いて、少し時間をおいてから見直すのがよいとのことです。

メールなど、バーッと書いた後に見直すと「意味わからん」とか誤字脱字があります。
見直し大事ですね。。。

【見直すチェックポイント】

情報のモレはないか？
ムダな言葉はないか？
わかりやすく、具体的か？
読みやすい流れか？
読みやすい見た目か？
誤字、脱字はないか？