【業務改善】非エンジニアの総務担当がSlackBotをつくって面倒な仕事を減らしてみた。

こんにちは、広報のマリコ（＠marikocco）です。これはいまから3年程前、私が育休を取る前のバックオフィス業務に携わっていた時におこなった業務改善のお話です。

きっかけ

デザイニウムでは社内通貨制度という福利厚生があり、1デザ=1円として使うことができる制度があります。社内通貨は社内通貨ゲーム（最近リモートワークが増えてやってないけど）や社内表彰の際に発行され、社員同士でちょっとした頼みごとをするときにデザでお礼をしたり、領収書を提出して実際に物を買うこともできます。このデザの残高を総務がスプレッドシートで管理していたため『いま自分のデザいくらありますか？』という残高確認をちょこちょこされていたのです。

有給休暇についても同様で『有給あと何日ありますか？』という質問がslack上でちょこちょこありました。作業自体はせいぜい1、2分なのですが、こういった質問が一日になんどもあると作業効率も下がり、イライラすることも（たまに）ありました。

問題の洗い出し

そこで思いついたのがSlackBotの作成です。もちろん作ったことはなかったのですが、そういうことができることは知っていたので、ググればどうにかなるだろうと思い早速問題の洗い出しをはじめました。
よく聞かれることは、こんな感じ↓

・会社の住所と電話番号（東京＆会津）
・会津オフィスの駐車場の詳しい場所番号
・有給の残日数
・有給休暇届の用紙
・社内通貨（デザ）の残高

これらを回答してもらえるslackbotを作ることにしました。
会社の住所はテキストで返信し、駐車場の場所と休暇届はGoogleドライブ上にあるのでそちらのリンクを返すことにしました。問題は、スプレッドシートで残数を管理している有給休暇と社内通貨の残高です。

SlackBotの作成

Google App Script（GAS）が便利だよ、と聞いていた私はそちらで作ることにしました。なにはともあれ検索です。「スプレッドシート」「slackbot」と検索すると参考になる記事がいくつか出てきました。すばらしい記事はいくつもあるので、今回こまかい作り方については説明しませんが、もともと使っていたスプレッドシートの一番左の列にSlackのIDを追加し、左から3列目の値を返す、という形で残高を取得することにしました。（EXCELでいうVLOOKUP関数みたいなかんじです）さらに1番左のスプレッドシートからデータを取得することにして、毎年シートを増やすと自動で更新されるようにしました。

こうして出来上がったのがこちらのSlackBot「まりこ2号」です。

こんな感じで私自身も便利につかっています。

メリット

・仕事を中断されることがなくなった
・社員が気軽に聞けるようになった
・他の業務もask_marikoで済むことが増えた

3年たったいまも「まりこ2号」に質問している人がちょこちょこいる（今日もいた。）のでとても嬉しく見守っています。

あとがき

あらためまして、マリコです。GoogleAppScript（GAS）を少しだけ使えるようになった私ですが、現在なんとGDG（Google Developers Group） Fukushimaというコミュニティのオーガナイザーもつとめています❗全国のGDGオーガナイザーたちに申し訳ないほどプログラミングの知識はありませんが、ダイバーシティを重視しているコミュニティであること、そして福島という比較的エンジニアが少ない地域であることから、プログラミングの知識が少なくてもサービスを使って色々楽しめるよ、という裾野を広げる役目を担っています。
Googleのサービスや技術に興味のある方はぜひ全国でお近くのGDGコミュニティに参加してみてくださいね✨GDGFukushimaへの参加もお待ちしています😊（お子様連れもウェルカム。）

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