早さ＋αで差がつく！チャットのリアクションの流儀

こんにちは！
10年以上、仕事でチャットを使い続けてきた経験から、すぐに使えるビジネスチャットのテクニックをお伝えしている青井タコです。(人間です)

今回は「リアクション」というテーマでお届けします。

リアクションの重要性

まず、そもそも「リアクションをちゃんとする」というのが大事です。「そんなの当たり前」と思われる方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

たとえば、明日のプレゼンの資料を事前に共有してもらうシーン

「こちら明日のプレゼン用の資料です。よろしくお願いいたします！」
という相手からの投稿に対して、あなたはリアクションをしますか？しませんか？

「既読」が付くようなチャットでなければ、必ず何らかのリアクションをした方がよいです。「ありがとうございます、拝受いたしました」までかしこまらなくても、最低限スタンプだけでも送っておきましょう。

そうしないと、相手は、あなたに「ちゃんと読んでもらえたかどうか」が分からないからです。チャットだと気づかれないこと、見逃されたままになることはしばしば送りえます。

また、仕事が立て込んできて、「あとで返そう」と思っていたのに忘れてしまう、ということもよく起こります。
(ちなみに、これについては、投稿のブックマーク機能があれば使うなどし、忘れないようにしましょう)

とにかく、まずはこの「どんな場面でもリアクションをちゃんとする」ということ、つまり「無視しない」ことを徹底してください。

「早さ」が命

よく言われることですが、やっぱりリアクションは早さが命です。
他の仕事中でも、1〜2分で反応できるような内容なら、即座に返信してしまった方がよいです。「ありがとうございます、了解です！」の一言で済むやりとりは山ほどあります。

それ以上に時間がかかる内容であれば「あとで確認します」という旨のコメントかスタンプだけでもすぐに送っておきましょう。
そうすると、相手はとりあえず「いつ見てもらえるかな…」と気を揉まなくてよくなりますし、自分にとっても時間稼ぎになります。

なぜ、早さが大事か。いろいろ理由はありますが、ひとつには、遅くなればなるほど返信のハードルが上がりやすいことが挙げられます。
すぐに返信がくるなら「了解です！」だけでも悪い気はしませんが、1日待って「了解です！」だけだと、ちょっとモヤモヤしませんか？

聞かれたことに答えているか

これも「そんなこと当たり前では…」と思われそうですが、全然そんなことはありません。
テキストだけでやりとりするチャットは、お互いの意図がズレてしまうことは日常的にあります。

たとえば…

質問「このプロジェクトの進捗率は今、何割くらいですか？」
回答「今、チーム全体で順調に作業を進めています！」

質問者はプロジェクトの具体的な進捗率が聞きたいのに、回答者はプロジェクトの現状の説明をしただけになってしまっています。こういった微妙なズレはよく起こります。

これは単純は例ですが、より複雑な内容になるとさらにズレやすくなります。複数のことを聞かれているのに、すべてに答えられていないということもよく起こります。

自分のリアクションは相手の聞きたいことに答えられているか、をいつも意識するクセをつけましょう。

また、相手が知りたいことには「冒頭で明快に答える」というのも大事です。いろいろと前置きを並べても相手はまともに読んでくれません。まず、相手の知りたいことにズバッと答えてから、それ以外のことを書いていきましょう。

例えば、YES/NOで答えられることなら、最初にそれを明記します。

「はい！おっしゃる通りです」
「いえ、すみません、認識が違うようです！」

選択肢が問われてる場合も、最初に明記します。

「結論から言うと、後者です」
「まず回答としては、A案が良いと思いました」

ポジティブであること

本当はネガティブな内容を伝えたいときでも、できるだけポジティブな表現から入るようにしましょう。
相手とあえてケンカしたいような特殊な場合は別ですが、基本的には必ず、まず感謝を述べたり、相手を褒めたり、ポジティブな表現から入っていくのがオススメです。

たとえば、ダメ出しをされ、「そんなことずっと前からやってるわ！口出ししないでくれ！」と思ったときでも…

「ご指摘ありがとうございます！改めて○○の重要性を認識することができ、施策の優先度を見直す良いきっかけをいただきました。引き続きよろしくお願いいたします」

こんな感じで、まずは感謝し、できるだけポジティブな表現にするとカドが立たないです。社内でカドを立ててプラスになる場面なんてあまりないので、平和にいきましょう。

特に感謝することがなくても、相手が自分に何かを働きかけてくれたこと自体には感謝できます。以下のようなフレーズなら、ほぼいつでも冒頭に付け加えることができます。

「ご指摘ありがとうございます」
「ご連絡ありがとうございます」
「ご確認ありがとうございます」
「ご配慮ありがとうございます」
「ご尽力ありがとうございます」

番外編

自分ならではのスタンプを便利に使う

リアクションの際、「他の人はあまり使わないけど自分はよく使う」スタンプがあると、いろいろな場面で使いやすい上、キャラが立って便利です。

使えるかどうかは社風にもよりますが、たとえば、「クマのスタンプはAさんしか使わない」となると、反応に困るような場面や忙しいときでも、とりあえずクマのスタンプを使っておけば、Aさんが見た証になります。

また、チャット上だとなかなか個性やキャラクターを際立たせるのが難しいですが、自分ならではのスタンプがあると認知してもらいやすくなります。

今回は以上です！
今後も定期的に更新していくので、ぜひスキやフォローお願いいたします。

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