仕事のできる人だけが知っている、業務の『組み立て方』

こんにちは。テトリーです。
最近、あるチームメンバーから『業務の見通しをうまく建てられず、なかなか進捗しない』という相談を受けました。確かに彼の業務はいつもトラブルが起きやすく常にその対応に追われているイメージがあります。とても一生懸命に頑張っているのに何故このようなことが起きてしまうのでしょうか。

『見通し』は後ろから立てる

私がまず業務を始める際にスケジュールを立てる場合、基本的にはゴールから遡ってアクション内容を整理しています。いわゆるバックキャスト思考というやつですね。これを行うとゴールがブレることなく、いつまでに何をやらなければいけないのかが明確になります。

一方で彼の場合はゴールを定めておらず、とりあえず上司に言われた事だけをやろうとしていました。その結果、上司の思想に引きづられて何を最終的に成すべきかを見失っていたのです。どんな業務でも、『自分としてはこうしたい』という気持ちがあるからこそ主体的に行動できるしモチベーションも湧くのです。このゴール設定の欠如こそが彼の悩みのタネだったのです。

情報収集の大切さ

私が彼にもうひとつアドバイスしたのは、情報収集の大切さです。彼は基本的に手元に揃っている情報だけで結論を導こうとする傾向があったので、その業務に関連する情報は誰かに聞いたり自分で調べたりするよう指導しました。

例えばどこかの部署に何か重要な案件を依頼していたとして、相手から『対応します』との返事がきたとします。確かにこう言われれば、ちゃんと受けてくれたのかなと思ってしまいますが、やはり遅延リスクに対しては敏感でなければいけません。この場合は少しお節介かもしれませんが期日よりすこし前に『進捗状況をヒヤリングする』などの情報収集を欠かさないことが、業務をスムーズに進める秘訣だと私は思っています。

なぜ情報収集する必要があるのか

こういった話を書くと『そこまでやる必要があるのか』『忙しくてそこまで対応できない』等の反論がくるがしれませんがそれはそれで正しい主張だと思います。ただ後々にトラブルに発展した場合、その対処の方が何倍も労力が掛かると私は思っています。最初に少し頑張るだけで、後の大きな稼働リスクを取り除けるのであればコスパの良い業務と捉えることもできるのではないでしょうか。