小さな会社の業務改善~eLTAXを使ってみた
小さな法人で経理をやって2年目の地方税と法定調書の時期がやってきました。１昨年は、おばあちゃん担当者の残していった資料を見ながら、ほぼ踏襲して資料を作成しましたが、「なぜこんな面倒な表を作ったんだ？もっと完結になるのでは？」「この数字はこれを計算すれば同じことでは？」など、いろいろ疑問がありました。
対象人数が少ないために、経理関係のソフトは、伝票が作成できる会計ソフトしかなく、給与計算その他は、excelで作成しているのですが、1月の提出書類に感れするexcelがやたらに面倒なつくりになっていたわけです。
面倒そうな法定調書は後回しにして、地方税のeLTAXを先に送ることにしました。
それぞれの地方の税務署から申告書が届いていました。4人しか対象者がいないので、失敗しても、各人の給与支払報告書を郵送すればいいだけなので、なにもeLTAXを使うまでもないんですが…ものは試しってやつです。
ちなみにこういうのを使うと決めたら、ICカードリーダはマストアイテムなので先に買っておく必要があります。"部長"には購入の稟議書を出さないといけなかったのですが、「SUICAも金額見えるから、交通費のウソ申告ができなくなりますよ」といって、OK出してもらったんです。
それと、作業者のマイナンバーカードは必須です。作業者は、パスワードをお忘れなく。自分の住所を管轄する税務署に直接出向いて、8桁以上のパスワードを登録しなければなりません。市役所区役所で発行しているパスワードはeTaxでは使えません。
そのうえで、PCDESKはWEB版もあるけど、DL版でないと"支払報告書"を作成できないとか、ちょっと意味不明なので、最初からDL版をセットアップしました。方法はサイトに書いてあるけれど、結構行きつ戻りつ、インストールをやり直したりの試行錯誤。うーん・・面倒・・でした。
次に、説明書に記載のあるとおり、代表(理事長)の委任状(※２)をpdfにして用意する。これ、各人の給与支払報告書ごとにファイル添付しないといけないんです。最初、どこでpdfを添付するのかわからなかったけれど、ひとりずつ支払報告書を入力していき、最後まで来たら、画面下の「添付」をクリックしてファイル添付しないといけないんです。要注意。
4人いるので、それぞれ同じことを繰り返します。面倒だけど、eLTAXに一括して送信しても、そのあとそれぞれの管轄の地方の税務処理に転送されるのだからしかたないのかな。
※２）https://www.tax.metro.tokyo.lg.jp/shomei/02-a3.pdf
完成した支払報告書はそれぞれプリントアウトすることができるので、対象者全員の源泉徴収票の入力すべき値が明確になっているなら、支払報告書に必要なデータは源泉徴収票と同じだから、作成する必要ないです。
ちなみに、eTAX用に源泉徴収データを375.csv(※1)に作りこんであったとしても375.csvはeLTAXに使えないので念のため。私の場合はたかだか4人分なので、ちゃちゃっと画面の指示に従って4人分入力してしまいました。一人ずつ、途中保存というのができるので、それは必ず保存しておきましょうね。というのは、一度送信、あるいは認証をつけてしまうと編集に戻れないからで、途中保存したファイルから作成しなおすことになるからです。
※１）https://www.e-tax.nta.go.jp/e-taxsoftweb/hoteichosho/csv.htm
人数分完成したら、内容確認して、認証を付与して(マイナンバーカードとICリーダーをまたPCに装着といけない)、一括送信できます。送信結果もプリントアウトできるので、保存しておきましょう。
支払報告書の出番は、地方税だけなんですよね。
しかもeLTAXで入力すれば、送信結果ファイルでしっかり各人の支払報告書ができているので、事前に作成しておく必要はない。
eLTax最後まで行くと、「送信」ボタンがさくっと出てきて、押せ、と誘惑してきます。今一度、見直して、添付ファイルがついているか確認してから、送信しましょうね。もし、なにか修正することがあったら、「訂正」ファイルから途中保存ファイルを読み込んで、訂正して、送信すれば大丈夫。