これから大学職員になる人たちへ
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1.部署に溶け込みましょう
まずはこれを目指しましょう。
事務はチームプレイです。また、大学組織は民間に比べて狭く閉鎖的なので、孤立するととても大変です。
あなたがその部署の先輩だとしてどんな後輩が入ってきたら嬉しいでしょうか？仲良くしてくれるでしょうか？
2.先輩を頼りましょう
大学によってはいきなり入学式に動員されたり窓口に立たされるかもしれません。春はそれだけ忙しいです。
しかし学生や保護者にはそんなこと関係ありません。あなたは春から◯◯大学の職員です。
困ったら先輩をすぐ頼りましょう。出来ることを少しずつ確実に増やしていきましょう。
3.同期と仲良くしましょう
つらい時は愚痴を言い合いましょう。そして同期は自分にとって他部署との重要な窓口になってくれます。
ただし過度な情報共有は危険です。「業務で困ったことあったけど先輩に聞くの怖いから同期に聞こう〜」は何かあった時に責任が取れませんし情報が誤っていることもあります。
4.積極的にいきましょう
大学は自分から動かない人には冷たく、浅慮に動くと嫌われます。
周囲の状況を確認しながら積極的に取り組んでいきましょう。「今自分がすべきことは？」という思考は大事です。
1年目である程度仕事を覚えないと詰む可能性があります。理由は次に書きます。
5.2年目の準備をしましょう
大学は年度単位を大枠で同じことを繰り返します。業務によっては、2年目から「来年度は君が担当ね。私は異動するから一人で頑張ってね」と言われ詰みます。最悪後期から1人で担当することも。先輩が異動ならまだいいですけど退職されるとブラックボックスです。
1年目から「もし自分が担当だったら」という意識を持っていきましょう。
6.自分用のマニュアルを作りましょう
大学のマニュアルは存在しなかったり紙のマニュアルが継承されていることが多いです。
そんな時に何もかも初めてのあなたが一から作り上げるマニュアルはとてつもない価値があります。業務の復習に使えますし、後輩が入職してきた時に引き継ぎ書としても使えます。
7. キーマンを見つけましょう
部署ごとの「生き字引」「エース」「注意人物」が見つけれればベストです。
大学は他部署と足並みを揃えて仕事をすることが多いので、そういう時にキーマンを知っているとやりやすいです。
先輩に聞いちゃいましょう。
8. 自分で考えてから質問しましょう
「わかりません教えてください！」という質問は緊急時のみ使いましょう。
「こう考えたんですがどうですかね？それともこうですかね？」と自分で考え、答えを予測した上で質問した方がいいと思います。
慣れてくれば選択肢を２つ以上用意して、自分の持って行きやすい方向へ誘導できるようになります。
頼れる先輩がいなくなった時に、自分で答えを見つけなければいけないので先輩がいるうちに練習しましょう。
9. 規程を読み込みましょう
4月の繁忙期で先輩たちが忙しすぎて放置される…という時には業務に関係ある規程を読み込みましょう。
我々の仕事は規程がマニュアルであり根拠です。困ったらとりあえず規程を見ます。
規程は読みにくいので解釈に困ったら実業務を見て解釈に落とし込む方法がオススメです。
10. 学生に敬意を払いましょう
卑屈になることも顔色を窺う必要はありませんが、一人の人間として敬意を払いましょう。学生は後輩でも友人でもありません。
親しみやすいのと馴れ馴れしいのは全く違うと思います。他の学生や保護者が見た時にどう思うでしょうか？
そもそもみなさんのお賃金のほとんどは学生からいただいております。
11.教員と仲良くしましょう
我々と教員の関係は持ちつ持たれつです。どちらか欠けても大学は回りません。もちろん残念な先生もいますがそれ以上に素晴らしい先生方が多いです。
仕事を依頼したりされたりする場面は非常に多いです。雇用上も対等なので教職協働で……いけたら……いいなあ。
12.プライベートには気をつけましょう
「プライベートだから別に何してもいいじゃん…」というのはおっしゃる通りですが、あなたの奇行を目撃した学生・保護者には関係ありません。大学にクレームが来ます。
2.でも書きましたが、あなたは◯◯大学の職員です。その大学に泥を塗らないようにプライベートでも気をつけましょう。
13.大学のルールを守りましょう
新卒・中途問わず働き始めると色々なルールがあって驚くと思います。書類の回し方から無意味・非効率な会議まで。ただ、過去に紆余曲折がありその形に落ち着いています。
まずはそのルールを守り理解した上で変えられるところは変えていきましょう。周囲の信頼を勝ち取り、その上で進めましょう。
14.焦らないでいきましょう
特に中途採用の人は結果を出そうと焦りがちですが、まずは言われたことを正確かつ迅速にこなせるようになるだけで十分だと思います。
1年目は組織に慣れる。2年目は仕事に慣れる。3年目から自分の色を出していきましょう。
結果は後から付いてきます。
15.モチベーションを保ちましょう
「学生と接したかったのに全く関係ない部署に…」というのはよくあります。
しかし大学職員のお仕事は大小、直接間接問わず最終的に学生に還元されるものばかりです。
「この仕事は最終的に学生のために…」と考えながら日頃の仕事をこなすとモチベーションも保てますし新しい提案が生まれるかもしれません。
16.SNSには気をつけましょう
SNS等で世界に発信する際は、大学独自の業務やイベント、日程が多いので気をつけましょう。
愚痴を呟く人はもちろん、悪口や個人情報呟く人なら尚更。身バレしてデメリットはあってもメリットは少ないです。
学内バレはまだしも外部にバレると内容次第では大学や学生に迷惑がかかるかもしれません。
17.無駄なプライドは捨てましょう
対同僚、対教員、対学生、対保護者、対近隣住民等、大学職員が頭を下げる機会は多いです。明らかに相手が悪い、自分のミスではない、理不尽、不条理。それでも頭を下げるのも仕事です。
そのプライドは誰のためですか？
18.丁寧に仕事をしましょう
仕事に慣れてくるとルーティン業務に嫌気が差し「適当にやろう」と悪魔が囁きます。その油断で学生の人生が狂うこともあります。
その事実に耐えられるでしょうか？適当に仕事をした人を周りが庇ってくれるでしょうか？
面倒ですが自分を守るためにも丁寧に仕事をしましょう。
19.PDCAを回しましょう
どの部署も年間スケジュールは大体繰り返しなのでPDCAが回しやすいと思います。特に閑散期に繁忙期の振り返りと仕込みを行いましょう。
新人さんはまだ先の繁忙期はわからないと思いますが、4月の繁忙期はチャンスです。思ったことや感じたことを振り返り来年に活かしまょう。
驚くほど仕事が楽になります。
20.責任感を持ちましょう
大学の仕事はどれも「やらなくていい」仕事は少ないです。あなたがやるんです。あなたの仕事で学生の将来が左右されます。
新人さんは責任を取ることは出来ないので、せめて責任感を持って仕事に向き合いましょう。そんな姿を見た周囲はあなたを信頼するでしょう。
21.今の気持ちを忘れないようにしましょう
入職したら思い描いていた職員生活ではないかもしれません。学生のためにしていることなのに恨まれたり、学生に全く触れ合わずルーティンをこなす日々に辟易するかもしれません。
だけど今の気持ちを忘れなければ大丈夫です。いつかやりたいことも実現します。頑張ってください。