ビジネスで使うのは「文章」ではなく「文書」：その重要性と具体例
ビジネスの世界では、コミュニケーションが成功のカギを握ります。そのため、日々様々な文書やメールをやり取りすることが多いでしょう。ここで一つ疑問が浮かびます。「文章」と「文書」の違いは何か？ビジネスの現場では、なぜ「文章」ではなく「文書」を使うべきなのでしょうか？今回はその理由と、具体的なビジネスシーンでの活用例を交えて解説します。
1. 「文章」と「文書」の違い
まず、簡単に「文章」と「文書」の違いをおさらいしておきましょう。
文章は、自由に表現された言葉の集まりであり、主に感情や意見を伝えるために書かれます。エッセイやコラム、小説などがその例です。
文書は、情報や指示、記録を目的として、決められた形式やルールに従って書かれるものです。報告書、契約書、メールなどがその代表例です。
ビジネスでは、情報を正確に、迅速に、そして誤解を招かないように伝えることが求められます。このため、「文章」よりも「文書」が必要なのです。
2. ビジネスシーンで「文書」が重要な理由
2.1 情報の正確な伝達
ビジネスでのコミュニケーションは、特に情報の正確さが求められます。ここで「文章」として感情的な表現や余計な考察を含めると、メッセージがあいまいになり、受け手が誤解するリスクが高まります。
例えば、プロジェクトの進捗報告を上司に送る場合を考えてみましょう。もし、日報を「文章」形式で書くと、こうなりがちです。
例（文章形式）：
「最近、プロジェクトの進捗がちょっと遅れていて、私たちチームもその点についてとても焦っています。しかし、いくつかの問題があって、思うように進まないこともありました。正直、まだ解決には時間がかかりそうです。」
この文章は、感情や背景が表現されていますが、情報としては非常に曖昧です。上司が必要としているのは、「進捗が遅れている理由」と「今後の対応策」に関する明確な情報です。以下のように、文書形式に書き直すと、より効果的です。
例（文書形式）：
進捗報告（2024年11月20日）
このように、文書は情報を整理し、簡潔に伝えることで、受け手が必要な内容をすぐに把握できるようにします。
2.2 時間の効率化
ビジネスにおいて、時間は貴重です。文書が冗長であると、読者が必要な情報を見つけるのに時間がかかり、意思決定が遅れてしまいます。例えば、部下にタスクを指示する際に、以下のような長文の文章形式で指示を出してしまうと、指示内容が不明確になり、受け手が混乱するかもしれません。
例（文章形式）：
「このタスクについては、できるだけ早く取り組んで欲しいです。できれば他のプロジェクトとのバランスも見ながら進めて、最終的には結果がどうなったのかを報告してください。その際には、問題点も明確にしておいてください。」
この場合、指示はあまりにも曖昧で、部下が何を優先すべきなのかが不明確です。しかし、文書形式で具体的に指示を出すと、次のようになります。
例（文書形式）：
タスク指示書
このように、文書は指示内容を明確にし、受け手がすぐに行動に移せるようにします。
2.3 信頼性と公式性
ビジネスにおいては、信頼性や公式性が求められる場面が多々あります。例えば、契約書や合意書などの正式な文書では、明確な記載が求められます。「文章」として自由に表現された内容では、法的な効力や信頼性が欠ける可能性があります。
例（文章形式）：
「もし何か問題があれば、後で相談して解決しましょう。契約書の内容もできるだけ柔軟に対応します。」
このような表現は曖昧で、契約としては不適切です。以下のように、文書として契約内容を正式に記載することが重要です。
例（文書形式）：
契約書
公式な文書であれば、内容に対して法的な効力があり、双方の合意が明確に示されます。
3. 結論：ビジネスでは「文書」を使うべき理由
ビジネスにおいては、「文章」ではなく「文書」を使うべき理由は明確です。文書は、情報の正確な伝達、効率的なコミュニケーション、そして公式性を確保するために必要不可欠なものです。感情的な表現や自由なスタイルを用いた文章では、重要な情報を正確に伝えることが難しく、誤解や遅延、非公式な印象を与えかねません。
したがって、日々の業務で使用する書類やメール、報告書などは、常に「文書」の形式を守り、明確で簡潔、かつ目的に即した情報伝達を心掛けましょう。それが、より効率的で信頼性の高いビジネスコミュニケーションを築くための鍵となります。