マネージャーがやるべき知識共有化

2020年12月14日 22:20

マネージャーの仕事の中には、たとえば作業進捗の管理（manage）がありますが、当然ながら"作業"だけが管理対象ではありません。作業に加えて、情報/知識（information/knowledge）も管理していきたいところです。

たとえば、

　進捗や顧客の情報を整理したり
　解決方法や対策に関する知識を浸透させたり
　ちょっとしたアイデアを創出したり

といったことは、プレイヤーよりも、マネージャーの仕事です。

特に、現場感覚よりも一つ上の視点からそうした活動を行なうことは、現場担当に任せきりになるのではなく、本当の意味でマネージャーの役割であるといえます。

そうした役割を適切にこなせれば効率やスキルアップが望めますし、新しい成果をチーム全体で生み出せるようにもなります。プロジェクト単体のみならず、中長期的に考えても非常に重要な仕事です。

さて、情報を整理したり、知識を浸透させたり、アイデアを創出するためには、準備が肝心。その第一歩としておすすめしたいのが、「知識データベース」を作ることです。

「知識データベース」と言っても、とりあえずはOracleやDB2、MySQL、Accessなどを駆使した本格的かつ大げさなものでなくてかまいません。

単に、

　・"必要な情報を"
　・"欲しいと思った時に"
　・"すぐさま取り出せる"

と言う条件が整った環境が作れればどんな形でもOKです。もちろん、誰か１人立てて、その人の記憶力にすべてを委ねる…というのも問題が生じなければ、あるいは問題が生じるリスクを回避／低減できるのであれば別に構いません。大事なのは「目的を果たす」ということだからです。

具体的に整理しておきたい情報として、次の４つが対象となります。

　・よく使う情報
　・たまに使う情報
　・専門知識
　・アイデア

よく使う情報

まず、よく使う情報。仕事には「よく使う情報」というものがあります。取引先の電話番号、お客様に提示する地図情報、料金表・換算表、お勧めの商品情報などです。

どんな業種でも何かしら頻繁に利用する情報があります。それらをイチイチ探し回ることなく、すぐに引き出せるようにしておくことは大切です。

続いて、一年に一度しか利用されない、たまに使う情報というものもあります。いわゆる「備忘録」です。

たとえば、年末調整に関する書類の提出方法などがそれにあたるでしょう。これらは頻度が低いがゆえに、正確な手順をほとんど誰も覚えていません。だからこそ、必要になったときにさっと取り出せる環境が役立ちます。

とは言え、マネージャーの仕事を始めたばかりの頃は、何がよく使われる情報なのかはきっとわからないでしょう。そこで、手帳にどんな情報を参照したのかを、簡単でも日々書き留めておくことがスタートになります。

たいていの仕事には、その分野における専門知識を必要とします。それが多く必要となる仕事もあれば、あまり必要でない仕事もあるでしょうが、何かしらの知識は必要となるでしょう。

それらは、ビジネス書や論文などで学ぶ場合もありますし、ビジネスの現場で実地的に身につけることもあります。

なんであれ、そうした知識もできるだけ整理しておきましょう。そうすれば、後から自分が利用するときにも役立ちますし、チームメンバーに共有するときにも役立ちます。特に後者の場合、記述しておかないと他の人と共有するのは難しいものです。

学んだ知識、利用した知識があれば小まめにメモしておきましょう。

もう一つ、大切な情報が「アイデア」です。

アイデアの扱い方で気をつけておきたいのは「思いついたことは、なんでもメモしておく」という習慣です。それらのアイデアが後でどのように役立つか、それは思いついた瞬間にはわかりません。

結果的に役立つモノが全体の2割しかないにしても、そのどれが2割になるのかは事前には判断できないのです。そのため、何か思いついたら即座に書き留めておくことが重要です。事業改善やプロジェクトの進め方、部下の指導法や自分の仕事のやり方に関してなど、どんなことでもかまいません。

この４つを一気に作ろうとすると、だいたいは挫折してしまいます。本格的なものは憧れを感じますが、全部自分で作ってみようとすると、膨大すぎて手に負えません。

そこで、まずは手帳にちょこちょこと書き付けていくことからスタートにしましょう。少しずつでも書き留めておきさえすれば、後からパソコンにまとめ直すこともやりやすくなります。

たとえば、よく利用される情報からマニュアルやドキュメントを作ったり、自分の専門知識をまとめて引き継ぎに使ったりと、利用方法は多彩です。
利用の下準備に向けて、手帳にいろいろな情報を書き留めていきましょう。
　
ＩＴのエンジニアであれば、Information Technology…すなわち

　『情報を取り扱う技術』

に精通するのは当然のことですが、マネージャー業務にとっても、仕事の柱の一つとなります。『ヒト』・『モノ』・『カネ』・そして『情報』、この４つを使いこなせないマネージャーは、チームや組織にとって害になることはあっても、役に立つことはなかなかありません。

知識や情報を「いつでも使えるように」しておくこと。

そのための仕事にも目を向け、せっせと取り組んでいきましょう。

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