必要だなと思ったこと

こんばんは。お久しぶりです。
「STRUGGLE R」はプロローグと1話を書いたきり、続きをどうさせるつもりだったのか思い出せずにいます。

答えは動画の中にあるので何度も見返して下書きしつつ思い出していくしかないな！

※今回の文章には独断と偏見が含まれます。

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さて、最近懇意にしてもらっているブロ太郎さんが結構こちらで投稿しているので、自分も書きやすい内容のものを投稿していこうと思いました。
定期的に文章を書かなければ文章能力が落ちてしまいますのでね。

やはり身の回りで起きた出来事や感じたことが書きやすいですよね。そういうわけで、仕事で思ったことを書きます。

耳の穴かっぽじってよぉーく聞けぇ！（文章なのに？）

仕事で必要なもの

1. 読みやすい文章を作成する能力

2. 使いやすいExcel技術

3. 報連相

この3点です。

まず1についてです。
自分の元上司がそうですが、一文が長い文章は非常に読みづらいです。また、括弧をやたらと使うのに閉じ括弧を忘れるのでどこまでが括弧なのかわからなくなります。
ただいま列挙した悪い点は、文章を短くすることで解決します。
個人的に、一文の目安は長くて三十字程度と思っています。行数にしていえば、一行から二行目半分くらいでしょうか。サイズによりけりですが。
元上司の文章は行数にしていえば三行以上を句点と括弧で続けます。頭に入ってこない文章が想像しづらいと思いますので、具体例を書きます。

A氏に対して提案をしたが、なかなか受け入れられず妥協案としてbプランを挙げたがそれでも受け入れられず、相談したところcプランがいいのではないかという話になり、納得させるには⚪︎⚪︎が必要だということで佐藤さんに伝えた。

このような文章が読みづらい文章です。
一文を短くすると殺されてしまうのか、あるいは親しい人が殺されてしまい憎んでいるのか。それくらい文章を短くしようとしない元上司でした。
とにかく一文が無意味に三行以上続くのは読みづらいのです。
それは主語がどこにあるのか、何が主語なのかを見失ってしまうからだと思います。
……書いていて中学生の頃に文法を学んだのを懐かしく思いました。

例文では出しませんでしたが、元上司はこのような文章に括弧を登場させるのですから、読みづらさは倍増です。法律であれば括弧が登場するのもわかりますが、引継ぎや顛末を綴る文章で連発するのは適切ではありません。
1についてまとめると、
必要以上に一文を長くしない。
これに尽きます。

次に2についてです。
使いやすいExcel技術というのは、後任の人が修正・編集のしやすいExcelを作るということです。
私の職場にはExcelが得意な人がそこまで多くはいません。また、異動のある仕事ですので、後任の方が使えないExcelを残すのは独りよがりといえます。
自分が使っているときは楽できたとしても、後任者の時代には、数式を変更しないといけない、選択肢を増やしたい、表示される文言を変えたい等の変更を容易にできなければ、後任者は自分なりの新しいExcelを作ることになるでしょう。
私が実際に前任者が作ったExcelに対して感じたのは、マクロを組まれると仕組みがわからないため編集できないということでした。
「マクロができないお前が悪い」と言われればそれまでなのですが、職場にマクロを理解しているのがどれくらいいるのか、といったことを気にする能力も必要であると考えます。
先程も述べたとおり、Excelが得意な人が少ない職場で、更にマクロを組んでしまったなら手がつけられない超兵器を与えてしまうのと同義であるでしょう。便利だけどいじり方がわからないから改良できない道具は、いつまでその価値を維持できるでしょうか。
つまり、みんなで便利な道具の恩恵を受けるためには、ある程度理解できる仕組みで道具を作る必要がある、ということです。
このことの解決策としては、一つのシートで作らないこと(入力シートと出力シートを分ける)が挙げられます。入力項目と計算式が入っているセルを色でわかりやすくするのもポイントです。

……まあ、そう偉そうに言っていますが実際自分もできているかと問われたら、即答しかねるところではあります。

一応自分は、入力シートと制御シート、出力シートの3つを用意して作るようにしていますが、そもそもそのやり方が後続の方に使いやすいと思っていただけるかはまだわからないところです。
ただ、少なくともマクロで組まれたExcelよりは多くの人に編集ができるものを作っているとは思っています。

さて、最後に3についてですが、これの説明は省いてもよろしいでしょうか？

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説明しますね。
ちなみにですが、報連相(ホウレンソウ)とは「報告・連絡・相談」の略称です。

・結果を知らせること(報告)
・情報やスケジュールを共有すること(連絡)
・意見を求めること(相談)
といった感じで使い分けます。
個人的には「報告」は最後にするものだと思っていますので、中間報告は報告とついてはいますが、「連絡」にあたるものになると考えています。進捗具合の報告をすることもあるので、「報告という言葉は最後に使わなければならない」ということではありません。好みの話です。

週に一度の進捗報告会というものが私の職場にはありました。「今私は⚪︎⚪︎をやっており、この水準まで達成しています。残りはこれくらいです。⚪︎日までに終わらせる予定です」といった内容を同僚と上司に伝える場です。これは毎週やっていて良かったと思いました。まあ、一定時間は業務ができないという弊害もあるのですが、それ以上に自分の現状を客観的に見ることができる良い機会でした。
他のメンバーがどのくらいできているのか、誰かを補う必要があるのかを把握できます。
また、その場では「今このような状況ですが、対応に迷っています」といった相談もできるのです。
報連相は自らやったわけではありませんが、そういう機会を設けてもらえるのは、内気なタイプの人でも相談できる環境だったと思います。

元上司が、それで部下の業務状況をしっかり把握できていたかは定かではありませんが……自分は有意義に活用していました。
自主的報連相はもちろん大事なのですが、報連相を引き出す環境を作るということも大事だということを私は言いたいのでしょう。ざっくり「報連相」と書きましたが、正確には「報連相を引き出す環境づくり」でしたかね。悪しからず。

さてさて、以上がお仕事をする上で必要だなと思ったことでした。

また今度〜✋