社労士業のフォルダ管理
鹿児島で社労士をしています原田です。
社労士の仕事について、いろいろとお話しています。無料公開で話し過ぎという声が、若干ありました。気にしないで話をしていきます。
今回は、データフォルダの管理についてのお話です。データ管理のセキュリティについては、聞いても面白くないので、専門家にお任せするとして、私のやってるデータ上の顧客管理のお話です。
実務的な話で非常に有用かもしれませんが、逆に何の役にも立たない可能性もありますのでご了承下さい。
顧客管理フォルダのお話。
私もパソコンをいじり始めて、はや30年ぐらいです。BASICやマシン語でプログラミングしていた時代が懐かしい。ということで、データ処理の関係からも望ましい形として、現状の手法を取っています。どこの事務所も参考にしていないので、もっと有効な手法がある可能性はあります。
従来社労士事務所はペーパー管理なので、膨大な書類が存在します。書類の保管義務もあるので、捨てられなくて困ります。先日も先輩社労士の所に伺って、いろいろとお話したら、私のフォルダ管理を知って喜んでいらしたので、役立つような気がするため、公開してしまいます。
私の事務所は50音順です。企業名の頭文字で管理しています。数千社ぐらいまでは、この手法で対応できます。
企業ごとに管理番号があります。アは1100、イは1200で受付順に連番で振ります。アカサタナが白抜きの □で、他が■ですが、単に見やすいようにしているだけです。番号を振ると、必ず番号順に並ぶので便利です。
01100□アのフォルダを開いてみましょう。
一番目は私の事務所が入ってます。アの一番目なので、企業番号は1101になります。その上の 01100N2 を開いてみましょう。
これはコピペ用フォルダです。最初は01100という名称だったのですが、準備しておきたいフォルダが増えたので、01100Nになり、さらに増えたので01100N2になっただけです。そのうち01100N3になるかもしれません。
各項目の前に ※が振ってあります。これは、
「フォルダの中には何も入ってないよ」
という意味でつけています。情報を探す際に、無駄にフォルダ内を調べないようにするためです。
先日助成金相談で対応した企業のフォルダが下記のようになってます。
登記情報や企業からヒアリングしたメモを企業情報に入れたので、企業情報フォルダには情報が入っています。
また助成金の計画書を準備したので、助成金フォルダにもファイルが入っています。ファイルを入れたので、※を消してます。
番号が飛んでるのはなぜ？
見てわかる通り、顧客先フォルダの中のフォルダにも番号が振ってます。番号を振る際は、基本は10跳びで振ります。11とか13とか31は、後から挿入した番号です。全てを同じ基準に統一するために、最初から跳び番号にしておくと後が便利です。
現実的には、時代によって必要なものが変わります。
11の申請済も、社労士用ソフトを使う前の名残だったりしますし、
14電子申請用 は、もう提出代行証明書ぐらいしか無いので、企業情報に入れ込んでもいい程度です。
また、介護福祉関係では 55処遇改善加算 とかを入れてますし、
取得者が多い場合は、
70労災・傷病に 育児休業 を入れてる場合もあります。
取引先が変わったり、無くなったりしたら
会社名が変更になったり、個人事業主が法人になって名前が変わる場合は、旧番号の内容を全て移動します。旧番号のあった場所には、表示のように、名称が変わった情報のフォルダ名にした「空フォルダ」を残しておきます。昔はフォルダの中にショートカットを入れたりしてましたが、面倒な上に、あまり使わないので止めました。
関与先は、頭文字に合わせて連番で番号を振っていくので、同じ頭文字で始まる関与先が増えてくると、少し探すのが面倒になります。
そういう時は、もう取引しない関与先を放り込んでおくフォルダを用意します。私のところは ア と サ で始まるところが特に多いので、そういう頭文字の顧客先用に作ったりします。
関与先には番号を振りましょう
社労士ソフトや給与計算ソフトを使うと、従業員にナンバーを振ることが多くなりますが、関与先にも最初からしっかり番号を振った方がいいです。
また、請求ソフトの顧客マスタと同じ番号にしておけば、統一できて参照は非常に楽です。
最近は、求人登録代行する場合に、ハローワークインターネットサービス用に、メールアドレスを登録するのですが、
rs1100@ドメイン
のようなアドレスを作って、登録しています。ドメイン設定で、常にメインアドレスに無条件転送の設定します。ここでも関与先番号が役立つわけです。
いろんな事務所を訪問したりしますが、あまりルールを統一されていないケースが多い印象を受けます。「あのファイルはこの辺に有った・・・」などという何の意味も無いノウハウを構築しているのを見ると、周りの職員さんがかわいそうに見えてきます。
管理ルールを決めて自分勝手に設定を考えてみるのはスピーディな処理で必要なことです。
面白いとか、役に立ったとか、別にどうでもいいとか思って頂けたら、ハートやツイートとかで拡散して頂けると、とってもうれしいです。