例文をカスタマイズして、簡単手軽に挨拶状を作る方法
企業が送る挨拶状は、情報とともに企業イメージをフォーマルに伝える重要なアイテムのひとつです。
日常業務ではデジタル化が進むビジネスコミュニケーションですが、創業、人事異動、礼状、案内状といったビジネスシーンでは、依然として挨拶状は重用されています。
一見、難しいしきたりがあるように感じますが、基本の型を理解し、適切な例文を活用することで、簡単手軽に挨拶状を作ることができます。
この記事では、2031年に創業100年を迎える東京新富町の紙製品メーカー・山櫻が、例文をカスタマイズして、簡単手軽に挨拶状を作る方法をわかりやすくお伝えします。
法人が送る挨拶状、4つのタイプ
ここからは、企業が送る挨拶状の、代表的な4タイプについて解説します。
移転報告
会社、事務所、営業所などの移転報告の挨拶状では、新しい住所や連絡先とともに、移転にいたった経緯や今後の展望なども簡潔に伝えると好感度が上がります。
●挨拶状を出すタイミング
住所や電話番号が変わる場合は、移転前に送るのがマナーとなります。
●そのほかのポイント
挨拶状に『事務所移転のお知らせ』などの見出しを付けることは、メールに件名を入れるのと同じ効果が得られます。読み手は、ひと目で、書状の主旨を理解できるようになります。
会社設立、社名変更、社長交代の挨拶状
経営トップの交代など、企業として大きな変更があった場合に送る挨拶状は、とくに重要な書状といえるでしょう。とくに社長交代では、新旧、両者の社長の挨拶を含むことができると、より企業としての誠意が伝わります。
●挨拶状を出すタイミング
社長交代が決定後、できるだけ早く。株式会社の場合、株主総会や取締役会後1週間以内が目安。
●そのほかのポイント
封筒は白色で無地。よりフォーマルな印象を持つ素材が最適。
礼状
礼状は、ある程度、型が決まっています。「頭語」、「時候の挨拶」、「お礼の言葉」、「結言」の要素を入れると、読みやすい礼状になります。
礼状の対義語である詫び状の場合も、同じ型を応用できます。
●挨拶状を出すタイミング
なるべく早く。
招待状、案内状
招待状は、パートナー企業や取引先、優良顧客など、すでにビジネスコミュニケーションが存在する法人に対して送ります。たとえば、展示会のチケットなどを同封して、イベントに招待することを目的とした書状です。
一方、案内状は、見込み客を対象に、集客を目的としたプロモーションの一貫として送ることになります。
それぞれの読み手を意識した本文の作り方が肝心となります。
●挨拶状を出すタイミング
イベントなどの開催1ヶ月前には、先方に届いていることが理想です。
●ポイント
出欠などをとる場合は、その返信方法や、返信用ハガキなどの同封も必要です。
挨拶状の例文を分析して型を見つける
挨拶状には、必ず、「頭語」、「時候の挨拶」、「本文」、「結言」の要素が盛り込まれています。
この型に当てはめて作ると、オリジナルの挨拶状も、読みやすいものになります。ここからは、それぞれの要素について深掘りしていきましょう。
「頭語」「結語」の目的と例文
挨拶状でもっとも悩むのが、書き出しの部分ではないでしようか？
挨拶状において書き出しは、「頭語」を用いるのが一般的です。
「頭語」は書状の冒頭に入れる表現です。一方、「結語」は文末を締めくくる表現です。
これらは奈良時代にさかのぼる慣習であり、現代も漢字二文字の漢語表現が用いられています。
頭語と結語は、組み合わせ方にもルールがあり、セットで覚えておくと便利です。
「時候の挨拶」の目的と例文
時候の挨拶も、漢語表現で行われるのが一般的です。
四季折々の表情がある日本ならではの慣用表現ですが、21世紀の四季と比較すると、多少のズレが生じていることは否めません。ただし、フォーマルな挨拶状では、古来の歳時記の季語を取り入れます。
ビジネスシーンで使われる挨拶状での時候の挨拶は、「●●の候」という定形表現を用います。
主文の目的
主文は、挨拶状の中心部分であり、伝えたい主要な情報やメッセージを詳細に記述します。
書き出しには、「さて」「このたびは」といった接頭語を入れます。
その後には「誰が」「いつ」「なにをした」という、いわゆる5W1Hの方式で作文すると、わかりやすい文章になります。
また、本文の最後には「末文」が入ります。先方の繁栄を祈ったり、今後の変わらない指導を願ったりして、文章を締めくくります。
例文を使って、オリジナルの挨拶状を作る方法
東京新富町の紙製品メーカー・山櫻のサイトでは、挨拶状に使える文例集をワードでダウンロードできるようになっています。
設立・開業、人事、移転、紹介状、案内状など、代表的な挨拶状を中心におよそ80種類から、用途に応じた例文をダウンロードして、自由にカスタマイズすることができます。
例文をもとにしたカスタマイズのポイント
下記の挨拶状は、新工場の操業開始を伝える例文です。
この例文をもとに、カスタマイズのポイントをご紹介します。
1️⃣時候の挨拶
季節に合わせて、時候の挨拶を入れます。
「●●の候、」のあとは、「ますます御盛栄のこととお慶び申し上げます」と続けるのが慣用表現です。
2️⃣本文
「さて、」からはじまり、本文の一行目に、この挨拶状を送る主旨を一行で書きます。「いつ」「なにが」「どうした」という要素が簡潔に一行で書かれています。
いつ = 11月10日
なにが = 福岡工場
どうした = 操業を開始した
3️⃣末文
本文の終わりには、この例文のように自社の支援を乞うたり、宛先企業の繁栄を祈念するような一文が入ります。
「例文をカスタマイズして挨拶状を作る方法」まとめ
法人が送る挨拶状、4つのパターン
・移転報告
・会社設立、社名変更、社長交代
・礼状
・招待状、案内状
挨拶状の例文の型
「頭語」、「時候の挨拶」、「本文」、「結言」の要素を組み合わせて作る
例文をもとにしたカスタマイズ方法
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