実践・初心者向け！　承認プロセス②～とうとうワークフロー（承認）をつくるぞ。～

登場人物

わい：自分がやってみると大変さを知り、そしてそこに対する意識が変わりますね。この前経済誌で三ツ星シェフがサイゼ●アでアルバイトをすることで意識の持ち方をお話されてましたが、私はコメを作りはじめてからよりお米を残せなくなりました。

承認をさせるための事前準備

①のときにさくさく「マネージャ」にメールがいくようにしよう！　（承認先指定）していたのですが。そもそも、マネージャって誰やねん！　というお話です。例えばセールスフォースのユーザーの中にマネージャ登録されている人がいなかった場合、何の意味もないかわいそうなシステムになります。かわいそう…。無駄な労働をさせてしまう。

そんなことにならないように、マネージャが誰なのか、誰が誰の承認申請を承認してくれるのかを確認、登録する方法です。

確認方法

というわけで確認方法です。

1.親の顔より見た歯車をクリック→設定
2.クイック検索で「ユーザ」→「ユーザ」をクリック

とりあえず手っ取り早く上司を紐づけよう

ユーザを選択するとこんな感じで今登録されている人たちがもりもり出てきます。

アクション「編集」をクリックします。

編集を押した後ずらずら～～～と色々出てきますが、スクロールすると…。

承認者の設定という項目がでるので…。「マネージャ」を検索しましょう。

承認してほしい人をクリックです。ちなみに代理も先ほどの場所から選択できます。

ちなみに。マネージャがそもそもない！なんてことがないようにロール設定がきちんとされているか確認しておいてね。
ご参考までに！

私は一応こんな感じで設定してます。

テストをしてみよう

その前に事前準備です。基本自分でテストをして承認申請メールも自分で受け取らなきゃいけないので、マネージャ設定した人のユーザ登録（メールアドレス）をカスタムしておいてください。テストするだけなら、テストユーザを作るのもよいと思います！

では、商談を作る前に前回触れたカスタム項目を作ります。

1.【歯車アイコン】をクリック→【設定】をクリック
2.【オブジェクトマネージャ】をクリック
3.商談を検索
4.【項目とリレーション】で【新規】をクリック
5.選択リストに✓を入れて次へ
6.項目の表示ラベルに「承認状況」と入力し、選択リストに「保留中/承認済み/却下」を改行でセットして次へ
7.セキュリティ設定をして次へ
8.「ページレイアウトへの追加」はデフォルトのまま保存

続いてテスト商談を作ります。

1.セールス→商談→新規商談を作成
2.フェーズを見積よりも前にしておいて、一度作成する

↑こんなかんじです。商談名はテストというのがわかればなんでもOK。ではフェーズを「Proposal/Price Quote」に動かして、承認申請を飛ばします！承認プロセスを有効化させると商談を開いたときに右端の▼の中に「承認申請」のボタンが現れるようになるのでそこをクリックします。

承認申請をクリックして任意のコメントを入れて承認を飛ばすと…。

承認状況は「保留中」のステータスになりました。さらに設定したメールテンプレートが届きました。メール画面が黒なのは目が弱い私の設定なので気にしないで…。今のところテストは順調です。
そしてこの商談のページの右側に関連項目として承認履歴が表示されているので承認状況はここから確認します。
もし一覧化したい場合はカスタム項目の「承認状況」を利用してレポート化するのがおすすめ。

話がずれちゃったけどテストの続きです。承認履歴から承認ステップをクリックして承認してあげましょう。メールテンプレートにリンクを埋め込んでおくと承認者側からしたらありがたいかも。
承認ステップをクリックすると右端に承認ボタンが出てくるのでクリックしたら任意コメントを入れていよいよ承認を飛ばしちゃいます。

承認しました、のメールが飛んできました。(今回のテストユーザのメールアドレスは私の個人アドレスに設定したので転送してます。)
商談の方は、フェーズと「承認状況」のステータスが変わりました。

長くなっちゃったけどこれでテストはOK！こんなかんじでそんなに手の込んだ設定をしなくても作れちゃうのでぜひ活用してみてね。意外と簡単。

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