バクラク新米マーケターは展示会を盛り上げたい【バックオフィスDXPO編】
【約800字要約】
バックオフィスDXPO大阪は、管理部門の業務効率化・DX推進を目指す展示会で、2024年2月29日から3月1日まで開催され、4,000名以上が来場。LayerXは経費精算や請求書処理などのSaaS+法人カードの「バクラク」を出展。展示会後の感想は好評で、想定以上の来場者からリードを獲得し、商談調整数や商談合意数は目標を達成。ブース集客では「卒業式」をテーマにした展示を行い、来訪率が改善された。また、展示会後のフォローや顧客体験向上の取り組みも成功し、他社との協力により有効なリードを獲得した。
展示会での成功要因として、事前の来場予約サービスと複数ブース出展の活用が挙げられる。来場予約の活用により商談の合意率が上がり、特にコネクトサービスを利用した商談が30%を占めた。また、複数ブース出展によって相乗効果が生まれ、特に法人カードの提案率が向上したが、メインとした提案数は想定より低かった。今後はメンバー全員の成果向上やブースのメッセージングの検証、会期後のナーチャリングなどに取り組むことが必要。展示会成功のためには、来場予約の最大化や展示会後のフォローアップも重要である。LayerXのオフラインマーケティングチームは、熱い展示会の舞台で共に輝き、未来を切り拓く仲間を求めています！あなたの情熱と才能が、LayerXの成功を支える力となることを信じています。一緒にイベントの舞台を盛り上げ、業界をリードする未来への第一歩を踏み出しましょう！
再度の表現だけエモーショナルに、とPromptを入れたら800字を越えましたm
このnoteの趣旨
LayerXは支出管理+帳票発行サービスである「バクラクシリーズ」を提供しています。リリースから約3年で6つのサービスをリリースし、現在10,000社以上のお客様にご導入をいただきました。マーケティング活動では、チャネルの１つとしてオフラインイベントも重要視しており、年間に20以上の展示会・オフラインイベントへの出展をしています。
その中で得た経験や成功事例、また失敗事例などもぜひ今まで展示会の出展をされてきた会社さん、これから出展を考えられているお客様に共有したく思っています！
成功した事例も包み隠すことなく公表することで、1.出展社の皆さんが成功して、2.出展社さんの展示会への投資が増えて、3.展示会自体がもっと盛り上がり、4.来場者様も増えて、5.結果的に弊社として出会えるお客様も増える。そんなことが起これば嬉しいなぁと考えています。
(7,000字超えの長文となっておりますので目次をみて気になるパートだけでもぜひご覧ください。)
自己紹介
LayerXのバクラク事業部でオフラインマーケティングを担当している羽倉光一(X：@hagura0612)です。
冒頭で成功事例を…なんて偉そうなことを書きましたが、本部署に異動をしてきたのは今年の1月でまだ2ヶ月ほどしか経っておりません笑
前の部署ではインサイドセールス(以下、IS)、カスタマーインサイドセールスとお客様へのご提案を中心に活動をしていました。
LayerXへはインターンから新卒で入社し、インターン時代も含めると約2年半ほど在籍をしております。
異動してきて間もないですが、担当した展示会のレポートや個別の施策や改善など色々な観点で発信をし、逆に読んでいただいている皆様からも学ばせていただきたいと思っています！
バックオフィスDXPO大阪、どうだった？
バックオフィスDXPO大阪とは
ブティックスさんが主催をされている「管理部門の業務効率化・DX推進のための」展示会です。2024年2月29日から3月1日の2日間にわたってインテックス大阪で開催され、4,000名以上のお客様が来場されました。
LayerXとしては受領請求書処理システムや経費精算システム、帳票発行システム、法人カードなどを中心とした支出管理SaaSの「バクラク」として出展をしました。
実際どうだったの？
バックオフィスDXPO大阪に参加しての感想は会場も盛り上がっており、弊社として出会いたいと思っていたお客様にもしっかりとご提案ができた非常に良い展示会だったと感じています。
会期後まだ5営業日ほどしか経ってはいませんがすでに当日含め、以下のような数字が出ています。
想定よりも来場者 to リードの獲得率が5%以上良かった
現場での商談調整数、商談合意数はストレッチ目標を達成した
商談日時は過去の展示会に比べて最短のリードタイムで調整できた* (*5営業日時点の進捗ですでに過去の展示会の2週間の調整率超え)
点数をつけるのであれば、後述の弊社の取り組みを含めて総じて100点満点中85点の展示会であったと思っています。
弊社は経理ドメインの支出管理SaaSですので、若干の違いはあるかもしれませんがバックオフィスSaaSの会社には自信を持ってお勧めできる展示会です。
弊社の狙いと実施した取り組み
ブース集客の最大化
以前バックオフィスDXPO東京夏では弊社は「お祭り」をモチーフにした青基調のブースデザインを採用しました。その際は周りのブースに同系色がなかったこともあり、非常に会場でも目立つブースとなり、集客も成功を収めました。
その成功を活かし、今回は季節性も考慮した「卒業式」をテーマとしました。メインメッセージは「紙からの卒業」です。
装飾上部にはペーパーフラワーと桜の造花を設置
ペーパーフラワーをピンク色にしておけばもっと目立てたかな…など細かい反省点はありつつ、ブースに目を留めていただき「卒業式だ…。」と呟いていただくお客様も多かったように感じました。
結果として、ブースへの来訪率も過去の同展示会より5%以上改善されました。(他の変数があったか未検証の前提ではあります。)
展示会後フォローの効率化
弊社では展示会中にリアルタイムに自社のインサイドセールスにお客様の情報を連携するフローが組まれています。
（フローの構築と利用ツールについては私のマネージャーの松本がまとめたnoteがありますのでぜひご一読ください。）
そのフローの中でスムーズな情報連携と大量のリードの中からISが優先度をつけてアプリーチができるように「展示会後の対応タイプ」という判定項目を設けています。
運用自体は1年以上続けているのもなのですが、項目の「日時調整済、商談合意だが日時未定、お電話OK、メールOK、アクションなし」のうち「商談合意だが日時未定」に大きな課題を抱えていました。
ご想像に難くないかと思いますが、現場メンバーの判定食い違うことがあります。が実際は合意まで至っておらず商談の調整ができないケースが散見されていました。
そこで担当によってばらつきのでていた「商談合意」の基準を「日時の調整をするためのお電話の日程を聞けた場合」と定義し、同時にお客様にお伺いした日時をセットで情報として入れる運用を徹底しました。
その結果、商談合意のリードのうち会期後5営業日の本日時点で85%以上が商談日時の調整をすることができました。
会期中での商談日時の調整割合も非常に高いので、単に本展示会に来場したお客様と弊社サービスのマッチ度合いが高いという可能性もありますので継続的に観察していく必要はあります。
しかしながら、本当に優先度の高いリードを実態に合わせた判定基準で絞り込むことで、IS時点でのアプローチ効率が上がっているということも大きな成功要因でした。
お客様体験の向上と有効リード最大化
こちらは会期前に準備をした上で行ったものではないのですが、バックオフィスSaaSを提供される会社様と相互にお客様のご紹介を行いました。
きっかけは会期1日目にその会社のブースを近くに出展をされていることに気づき、弊社のある社員からこのようなことをやってみたら良いのではないか？と相談を受けたことから始まりました。1日目の会期後のタイミングで弊社からその会社様のマーケティング担当の方にご相談をさせていただき、2日目の朝には合同で朝会を実施させていただきました。
内容はその会社様のブースへ来訪されたお客様が弊社でも解決可能な領域の課題をお持ちであれば弊社の社員にお繋ぎいただく、逆に弊社ブースに来訪されたお客様がその会社様の解決可能な領域の課題をお持ちであればその会社様の社員の方にお繋ぎするというものです。（もちろんお客様の合意をいただき、ご希望の場合のみ実施しております。）
一言でいってしまうと、双方にとって経費精算や請求書受取は領域としては競合の可能性もあるものになります。しかしながら、複数のサービスを比較して検討することがお客様の体験を高めることになるのではないかという意見では一致をしており、急遽お取り組みをさせていただくことになりました。
急なお願いにも関わらず取り組みにご快諾いただいた皆さまありがとうございました！
結果ですが、先方で丁寧なヒアリングを行なっていただき情報連携もいただくことで弊社が出会いたかったお客様にも出会うことができました。
お客様も「領域が被るのにどうして紹介をしているのか？」と疑問を持たれてしまうかなと思いましたが、「そういうことであれば一度聞いてみようかな」と前向きに検討をいただけるケースがほとんどでした。
弊社と同様の取り組みを前向きに検討していただける会社様ぜひお声掛けください！
良かったこと
事前のブース来場予約の活用
ブティックスさんが主催する展示会では事前の来場予約サービスを利用することができます。さらにブティックスさん自ら来場登録者へお電話をし、マッチするサービスのブースへの来場予約を促していただくコネクトサービスも有料で利用することが可能です。
今まで気づいていなかったということが正直なところなのですが、今回は事前にブティックスさんにもご相談をさせていただき、できる限り多くのお客様とコネクトをいただきたいというご要望をお伝えしておりました。
結果、予想よりもはるかに多い来場予約をいただき、全ての来場予約者の方が時間通りに来訪いただき、商談の合意をいただきました。なんと全体の商談日時調整、商談合意の約30%がコネクト経由で生まれました。
主催者のブティックスさん曰く通常は予約からの来訪率が70%程度で30％のお客様はいらっしゃらないことが多いようなのです。弊社は事前にご予約をいただいたお客様には全員お電話を差し上げ、日時のご確認と緊急連絡先をお伝えしました。結果、緊急のご連絡も来ることなく全員が来訪をいただきました。
事前のお電話の際に「ブースの場所に迷った際はお電話ください。しっかりと貴社に合わせてご準備しております。」とお伝えしたことが要因になっているのではないかと思います。
ブティックスさんのご担当者様には会期直前までブース予約数の最大化を目指すためのアドバイスや要望のヒアリングをしていただき、出展社として非常に体験が良かったです。お聞きしたところまだまだ事前のコネクトの活用をされていない企業様も多いとのことでしたのでぜひご活用いただければと思います。（補足：1コネクトあたり成果報酬が発生しますが、正直破格だと思いました。）
複数ブース出展による提案の拡張
今回弊社では、すでに画像を添付したバクラクシリーズ全体のブースと分けて、法人カードのブースを対面で出展しました。
もちろん各ブースでそのサービスだけをご紹介するのではなく、お客様のニーズに合わせてサービスのご紹介をしましたが、サービスを分けてのブース出展によって相乗効果が生まれたと感じています。
具体的にはお客様へのサービス提案において、法人カードを含んだ提案率が大幅に上がったという結果が得られました。法人カードのブースで法人カードを提案するのはもちろんのこと、もう一方のブースでも対面に法人カードのブースがあることによって提案がスムーズに行えたのではないかと考えております。
しかしながら、法人カードをメインとした提案数は想定より落ち込んでしまったという結果になりました。対面にすることによって法人カードの領域のサービスをお探しのお客様をかえって取り逃がしてしまったという可能性もあるのではないかと考えております。対面のデメリットとメリットはトレードオフになってしまう部分はあるかと思いますが今後の課題として検証していきたいと思っています。
もっとできたこと・今後やりたいこと
参加メンバー全員の成果のばらつき
展示会出展をするどの企業様も抱えられているのではないかと思いますが、やはり対応をするメンバーによって成果のばらつきはあります。そのばらつきを伏せぐ為には以下の2つの方法でアプローチする必要があると思っています。
全員が成果を出せるような仕組みづくり
メンバーの特性や課題に合わせた個別のイネーブルメント
両方今まで取り組んでいないわけではないですが、より強化をしていかなければいけないポイントだと感じています。
定性感覚ではありますが、今回の展示会で分かったことがありました。それは成果の出ているメンバーは会話におけるヒアリングの割合が多く、クロージング(お打ち合わせの打診)における引き出しが多いということです。
今後の展示会では事前にヒアリングのタイミングや質問方法、お客様に合わせたクロージングをパターン化して展開していきたいと思っています。
ブースのメッセージングの検証
今までの展示会の弊社ブースは比較的、1プロダクトで1メッセージの課題訴求（例：紙の業務からの脱却）が多かったと認識をしています。
展示会場でのお客様の動向を見つつ、もちろん課題をベースに探されているお客様もいらっしゃると思いますが、実はソリューションをベースに探されているお客様も多くいらっしゃるのではないかという仮説が立ちました。
特にブース来場予約はソリューションジャンルでの意思決定になるはずで、その成果が十分に出たことからこの結論に至りました。
具体的にはバクラク＝紙からの脱却ではなく、バクラク＝経費精算、請求書受取、法人カード…+課題,他社ブースとの差別化、もメッセージングとして有効なのではないかと考えています。
こちらはトレードオフではなく、課題訴求とソリューション訴求の塩梅をどう調整していくかというものだと認識をしているので今後の検証で明らかにできればと思っております。
会期後のナーチャリング
私がマーケティング部のオフラインマーケティング担当になった際に一番最初に取り組んだことは前述のような会期中、また会期直後の商談創出数の最大化です。
赤枠が今回取り組んだ内容。
しかしながら展示会出展におけるメリットはhotリードを獲得できるということのほかに、ターゲットのリードを他のチャネルに比べて安価に獲得ができるという点があります。
会期中、会期直後に即商談となるお客様以外にも当日温度感が上がりきらなかったり、検討時期が先のお客様に対してもナーチャリングをすることでより高い成果を出すことができます。
青枠が次回以降もっと改善したい内容。
例えば、ある出展社さんはチラシに「バックオフィスDXPO大阪への来場者限定」と題し、複数日程で30分のサービス解説セミナーのご案内を記載されていました。
会期後のお客様のカスタマージャーニーを整理する必要はありますが、様々な施策を実施することができると考えています。
また弊社のようにクラウドソフトウェアを提供する企業は会期後はオンラインでコミュニケーションを取り続ける思考になりがちだと思っています。
今回の展示会以外の展示会主催者からお聞きした話ですが、実は展示会自体の集客はDM(ご案内の郵送)経由が5割以上とのことで、必要に応じてオンライン以外の手段を活用していくことも大切だと思っております。
ブースへの来場予約の最大化
良かったことのセクションで主催者が用意する「来場予約システム」をフル活用したことを記載しましたが、主催者が用意する仕組み以外にも来場予約数の最大化に寄与できる要素があると考えています。
例えば、自社のハウスリードの対しての招待メールの送信やDMの送付を行い、来場者限定のキャンペーンや特典をつけることでナーチャリング施策の一環として活用できる可能性があると思っています。
また、すでに自社のサービスを使っていただいているお客様に招待券をお送りし、まだご利用をいただいていないオプションやシリーズサービスのご紹介も行うことができると考えています。
最後に
最後まで読んでくださりありがとうございました！
私自身もまだまだマーケティング経験は2ヶ月という超初心者です。
本noteでご活用いただけそうな施策はぜひ自社に取り入れていただきたいと思っている一方で、まだまだこういうアプローチがあるよ！そのやり方もっとこうすれば良くなるよ！というものがあればぜひ学ばせていただきたいと思っています。
今回は個別の展示会の振り返りの形式でnoteを書きましたが課題はまだまだ山積みです。もっと大きな話に広げると、展示会のユニットエコノミクス(LTV/CAC)の適性値とは？受注リードタイムをもっと短縮するには？など書ききれないことが沢山あります。
ぜひご気軽に情報交換やディスカッションをさせていただければと思っております。
(カジュアル面談はアカウント登録など不要ですのでご気軽に送信ください。)
LayerXのオフラインMKの紹介
現在LayerXのオフラインマーケティングチームは私とMJさんこと松本(X：@MJ_LayerX)の2名体制となっております。
現時点で出展が決まっているオフラインイベントだけで2024年は20以上あります。
正直全然人は足りていません…😭
現状はやるべきことだけで手いっぱいな状況でやった方がいいこと、やりたいことはまだまだできていない状況です。
一緒に展示会を盛り上げませんか？
私以外のオープンドアもありますのでぜひ話してみたい社員のフォームを送信してみてください！
LayerXについて
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多くなりましたが…私の大好きなLayerX羅針盤はこちら
読んでいただきありがとうございました！
展示会をもっと盛り上げたい！！
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