スタイリッシュ&ストレスフリー！〜手帳の佇まい（4）

仕事の内容やライフスタイル、几帳面さで、スケジュールやライフログ、タスクの管理方法は変わってきます。

何度も手帳術で失敗を繰り返してきた僕が、やっと辿り着いた方法があります。既存の手帳本には、様々な手法やテクニックが紹介されており、僕も試してみましたが、自分にとって使い勝手が良く、自分なりに楽に続けられる手法が肝要。だから百人百様です。

今日は、ここ20数年デスクワークである僕の手帳スタイル、スケジュール管理とTo Doリストについて、これは快適だと思える経験談をひとつの例としてご紹介します。こだわったキーワードは「シンプル」「軽量」「スタイリッシュ」、そして何より「ストレスフリー」です。

1．スケジュール管理について

①基本スタイル

僕はシステム手帳を使い、スケジュールは「マンスリー」のリフィルだけで十分快適です。ウィークリーは使用していません。かつて使用していましたが、本当に必要だろうかと逡巡した結果、きっぱりやめました。

ある程度のスケジュール（予定情報）を職場の同僚と共有する必要があり、会社のスケジューラー（デジタルデータ）に入力しており、その元データを手帳のマンスリーページに書き込んでいます。

マンスリーページは、見開きに（横）７日×（縦）約4週＝約30日のマスが並び、その箱ごとに、スケジュールが入った順に上から書く。例えば夜の予定が先に入ったなら、それが先頭にあります。そこから必要なものだけ、会社のスケジューラーに入力するといった具合。ちなみに月番号がふってあるインディクス付きのASHFORD製リフィルを15年選び続けています。今やこの商品がないと困る程です。

②リフィルのファイル方と保管

前回も紹介しましたが、僕の持ち歩くシステム手帳は11ミリ径のバイブルスリム。スケジュールは、3ヶ月分しか入れてません。あとの9ヶ月分は母艦となる大きなリング径のシステム手帳（オンザデスク用）に保管しています。1ヶ月ないし3ヶ月過ぎた段階で、マンスリーリフィルを入れ替えていきます。この母艦には今や10数年分の月間予定が保管してあり、既に2冊目となっています。1冊目は写真にあるfILOFAXのクロスです。これは十数年前に東急ハンズで型遅れ品を購入したもの。月のインディクスがずらりと並ぶ、チョコレート色の我が逸品です。

③記入方法

プライベートもビジネスも、そのマスにすべて書きこむ。狭いスペースゆえ、コツはアルファベットや記号でキーワードのみ記載。ありがちですが会議は「MT」飲み会は「DR」など。要は自分にだけ分かれば良いのですから。

④付箋活用

どうしても書ききれないときは、50文字程度書けるメモサイズの付箋を活用。例えば訪問先の住所や電話番号などちょっとした備忘簿的な情報は付箋に書いて貼っておき、不要になれば剥がします。

⑤大事な彩り

日々のアクセントになるよう、5色のラインマーカーで、スケジュールのひとつずつに線を引いています。

どの項目をどの色にするかは考えていません。そのときの気分です。勿論、プライベートや飲み会、会議、面談などの用途で色を決めるほうが効率が良いのかもしれません。しかし、あまり厳格に決めると、しんどくなります。また、その月が例えば会議だらけになると単色となり殺風景、ページに爽風が吹きません。色付けの目的は彩りのみ。効率のためではなく、心地よさのためのものです。手帳は自分のための拠り所、自由自在と自分勝手が許される数少ない場所。ストレスフリーが一番です。

ちなみに、Pentel製のノック式ハンディラインSを使用。別の用途ですが、キャップなしのこのペンなら、電車の中での読書でも快適に線が引けますき。机の中に20本は常備しています。

2.To Doリストについて

僕はTo Doリストも付箋を使用。30数年の経験則から「すべきこと、すんだこと」を事後に読み返さないことがわかっているので、翌週には廃棄し、新たな週のものと入れ替えます。手帳の中に専用のインディクスボード（見開き、下の写真ご参照）を設けています。

To Doリストはデジタルツールでも良いのですが、手書することで可視化でき、確からしさが得られます。その「すべきこと」を済ませたら、チェックボックスにレ点を入れるのも充実感があり楽しいです。

かつてこの「やるべきこと」に、重要度や緊急性に応じてABCランクを付けたりしていましたが、続きませんでした。5〜6項目なら付けなくても、わかりますから。

以上、あくまで経験談です。この他のコンテンツについてはまた次回ということで。長文にお付き合い頂き、嬉しいです。ありがとうございました。

「まっさらな予定覗ひて冬の虹」弥七