優先度を見極めよう！インバスケットの解き方と例題(模擬試験)
※2024年10月28日更新
最後に下記のような模擬試験を2問準備しています。
インバスケットの問題って結構高くて、気軽に購入できないものが多いですよね。ぜひこの記事で試しに解いてみてください。
某大手精密機器メーカーでソフトウェアの設計に携わっているSky Handです。
初めて「インバスケット」を聞いた人にとっては、全く想像がつかない試験だと思います。
詳しくは「【昇格試験】インバスケット対策！実際に演習問題を解いてみよう | 優先順位設定力を磨く」に書いているので、そちらも参照してみてください。
この記事ではかんたんに説明しておきます。
インバスケットの元々の意味は「未処理箱」です。
試験のやり方は企業によって様々ですが、概ね次のような問題が出題されます。
・どの案件を優先して処理するか
・誰が何を処理するか
・どこでどれだけ生産してもらうかといった計算問題
・会議中のコミュニケーションの取り方
今回は「どの案件を優先して処理するか」という優先度付けの問題に特化した例題を作ってみました。
最後に例題と回答例を付けていますので、昇格試験にインバスケットある方はぜひ解いてみてください。
インバスケットにおける優先度の付け方
実際のインバスケットは、重要な書類から、ただの連絡的な書類まで順不同で入っています。ですので次のような2ステップで優先度を付けていきます。
①全体に目を通してざっとグループ分け
②グループ内での処理順決め
①全体に目を通してざっとグループ分け
まずは20枚すべて読み通します。読み通すといっても、いきなりすべての案件に優先度を付けることができるわけではありません。
通常、案件処理する場合は重要度と緊急度で判断するというのが定石です。
次のような優先度マトリックスを作って、それぞれの案件がどのグループに入るかメモしながら20枚に目を通してください。
また、当てはめるうえで、関連する案件もきっとあるはずです。その際は、「①と⑤の案件が関連する」など必ずメモしましょう。
また、よくわからない案件については、「意味不明」などを記入しておき、次のステップへ移行するという手もあります。
では、マトリックスに当てはめる際の実際の考え方について説明します。
一番優先度が高いのは、Aグループの「重要かつ緊急」な案件です。
ここはそんなに説明する必要はないでしょう。企業の存続に影響する案件が該当します。最優先で処理してください。
二番目に優先度が高いのはBグループの「重要度が高く緊急度が低い」案件です。ここでもう一度マトリックスを見てみましょう。
Cグループの「緊急度が高くて重要度が低い」案件は、時間が経っても「重要度」が高くなることはありません。つまりCグループから変わる事が無いのです。
しかし、Bグループの「重要度が高くて緊急度が低い」案件は、時間が経てば緊急度が高くなり、Aグループと同じ優先度になります。
インバスケットでは限られた時間内にどの案件を処理するかが問われています。つまり、BとCどちらかしか処理できないと考えた場合、処理すべきは重要度の高いBなのです。
まとめると、優先順位は以下のとおりです。
① Aグループの 緊急かつ重要な案件
② Bグループの重要だけど緊急ではない案件
③ Cグループの緊急だけど重要ではない案件
④ Dグループの緊急でも重要でもない案件
②グループ内での処理順決め
その案件が与える影響の広い方が重要度が高くなります。
例えばAグループで考えてみます。
次のうち、最優先で処理すべきものはどれでしょうか？
X. お得意先から納品した部品の1つに不備があったとの指摘を受けた
Y. 顧客からの「製品が出火した」とのクレーム
Z. 自部門の営業成績が悪いため支店長に課題と対策のプレゼン
この場合、影響の広い方が重要度が高くなるという原則に則ると
以下の順番に処理することになります。
Y→X→Z(社会や人命に影響 → 会社の存続に影響 → 部門の存続に影響)
上記は比較的わかりやすい例ですが、グループ内での処理順を決める際には、どちらを優先すべきか微妙な案件が出てくることもあります。この時に、読み通しの段階でのメモが役に立つこともあるので、必ずメモは残しておきましょう。
模擬試験
ここからは本番に向けての練習です。
マークシート式の模擬試験問題を2つ準備しています。
1つ目は金属加工業の社員の立場です。10分で10案件を処理します
2つ目はホテルの支配人の立場です。15分で10案件を処理します。
この後に、実際の問題ファイル、回答、FAQを準備しています。
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