Slackの神機能「ワークフロービルダー」使ってみた！これは仕事が効率化する予感・・・
エスイノベーションのSlackが有料プランにアップグレードされたということで、さっそく有料プランでしか使えない機能の1つ「ワークフロービルダー」を使ってみました。
そこで、今回は
「実際にどのようにワークフロービルダーを活用しているのか？」
について社内事例を紹介していきたいと思います。
ワークフロービルダーとは？
ワークフロービルダーとは、Slack上で行う定型的なプロセスを自動化してくれるツールのことです。Slack以外のアプリを連携することも可能です。
例えば、GoogleドキュメントをSlackで共有したい時
今までは、
①共有したいGoogleドキュメントのページに飛んでURLをコピー
→②Slackの画面を開き、URLをペーストして共有
の手順を踏む必要があり、2つの画面を行き来しなければけませんでした。
しかし、ワークフロービルダーを活用すると
Slack上でクリックするだけGoogleドキュメントを共有できちゃいます。
また、チームで日報などを作成するときなども
ワークフロービルダーを活用すると
決まったフォームに回答するだけでよくなります。
そのため、
情報のフォーマット化によって整理されて、内容をひと目で読みやすく、受け取りやすくなります。
このような感じで
毎回これするのちょっと面倒だな…と感じているところを
ワークフロービルダーで解決できというわけです。
日報を作成
次にエスイノベーションでは、どのようにワークフロービルダーを活用しているのかについて紹介していきます。
エスイノベーションではワークフロービルダーを導入する以前から
出社時に「今日やること」と「今日のマストワン」を
決まったチャネルに投稿する必要がありました。
そのため、記入する際に「今日やることは～～」「今日のマストワンは～～」と決まったフレーズを毎回入力する必要があり、少し面倒に感じていました。
そこで、この作業の手間を省くためにワークフロービルダーで日報を作成してみました。
ワークフローはこんな感じです！
Slackでメッセージウィンドウの(️⚡) をクリックすると
このような画面が開かれます。
あとはこのフォームにそって入力していくだけで、日報が決まったチャネルに自動で投稿されます！
このようにワークフロービルダーを利用することで
毎日決まったフレーズを入力する手間を省くことが可能となります。
そして何よりも、冒頭でも述べたように
情報のフォーマット化によって整理されて、内容をひと目で読みやすく、受け取りやすくなりました。
また、個人的にはワークフロービルダーで
「伝えたいことはある？」という項目を付け加えたことも良かったなと思います。
そうすることで、
朝のうちに社内メンバーに共有しておきたい内容を共有してくれるようになったり、
何気ない一言を書いてくれたりして（この何気ない一言が意外と重要だったりすることがある、、、。）
社内コミュニケーションの活発化にもつながりました。
福利厚生申請フォーム
次に毎月行う福利厚生の申請作業も
ワークフロービルダーで申請フォームを作成し
Slack上で簡単にできるようにしました。
今までは福利厚生の申請を社内共有のDropboxで管理していました。
そのため、福利厚生を申請する際はExcelファイルに毎月記入して、Dropboxにアップロードしないといけませんでした。
そこでワークフロービルダーで申請フォームを作成することによって
申請作業をSlack上で完結できるようになりました。
「＃新潟手当」についてはこちら
申請フォームにそって入力していくだけで、Slackの決まったチャネルに自動投稿してくれます。
今まではDropboxで申請者と管理者しか申請内容を確認することができませんでしたが（メンバー同士で申請状態を確認できない！）
このようにSlack上で申請内容をオープンにすることで
「他のメンバーはこんなにいいねを貰っていたのか、、！」
といった具合にメンバー間で刺激を受け合い、福利厚生の活用頻度も活発になると思いました。
また、Googleスプレッドシートと連携させることでSlackに投稿された申請内容を自動で管理してくれます。
申請項目にそって、スプレッドシートを作成しておくと…
投稿された内容がこのような感じでスプレッドシートの方に自動で反映されていきます。
わざわざ、申請内容をまとめる必要も無くなります。
申請作業だけでなく、申請された内容の確認作業なども一気に効率化されます。
Slack版・バーチャルオフィス！？
今回の記事で「ワークフロービルダーって便利なんだ！」ということが少しでも伝われば嬉しいです。
もちろん今回紹介した以外にもワークフロービルダーの活用方法は様々あります。これからもワークフロービルダーを活用して社内の作業効率化を図っていきたいと思います。その過程でまた便利な活用方法を見つけたら紹介しようと思います。
次回は、これまたSlackの有料機能である「ハドルミーティング」を活用して
【Slack版】バーチャルオフィス
を再現してみたので、その社内取り組みについても紹介しようと思います。
お楽しみに！
本日も最後まで読んでいただきありがとうございました！！！