アナログ事務所職員が弥生ドライブを使ってみた
クラウド会計について詳しく書こうと思ってたのに時間がたってしまったのでした。祥ゆずこです。
当アナログ会計事務所でも一番使われている会計ソフト、弥生会計。
データを共有できる弥生ドライブについて語っていこうと思います。
弥生ドライブの歴史
といっても、会計事務所職歴5年なので、古いところは分かりません・・・
が、Asciiの記事をたどると2014年10月23日の時点で、弥生ドライブの利用者が10万人を超えたとあるので、サービス自体は約10年前から始まっていたというと推定されます。
弥生ドライブの仕組み
今更ですけど、弥生ドライブの仕組み。
弥生会計あんしん保守サポートに加入（毎年お金払う♡）が条件ですが、ドライブの領域に最新の弥生会計のデータをおく（アップロード）することにより、顧問先、会計事務所でデータを共有、常に最新状態に保つことができるという便利システムです。
従来の弥生会計の使い方であるあるトラブル
よく調べたら弥生会計14の時から実装されてたみたいですが、うちの事務所ではいまだに、顧問先・事務所で各ローカルPCで保存して、更新しては
・バックアップデータ保存→USBに入れてデータ更新→USBにバックアップデータ保存→以下繰り返しのやり取りが主流です。
担当者によってはバックアップデータを使うのをよしとせず、データそのものをUSBに入れてやりとりしています。
そんで、そのデータ名末尾に更新日付を入れたデータを作っているのでデータが無限増殖してます…( ；∀；)
そんな使い方の弥生会計あるあるですが、データを保管するフォルダをうっかり間違えて更新→入力担当は違うデータを開いて更新→え、どのデータが最新！！？？なトラブルです。
今でも近隣のデスクから時々阿鼻叫喚が聞こえてきては呼ばれて、最新データはここですよ…と教えてあげたりします。
↑まさにこんな感じですね！
ちなみに、迷ったときはマイドキュメント→「Yayoi」フォルダ→弥生会計（バージョン名）データフォルダ
を探してください！頼むから！
あとそこ！弥生会計22のデータを弥生会計21データフォルダに格納しないでください！最新データが別にできちゃうからね！！
弥生ドライブの運用
前述したとおり、顧問先と会計事務所双方が弥生会計の最新バージョンと安心保守サポートに入っていることが条件です。
詳細はこちらからどうぞ↓
要約すると、顧問先が顧問先のIDとパスワで弥生ドライブを使用。そこに「共有フォルダ」を作り最新の弥生データを入れる。
共有フォルダを、会計事務所の弥生IDに「アクセス許可」する
会計事務所：事務所の弥生ドライブ内から顧問先の「共有フォルダ」にアクセスしてその中に入ってる弥生会計データを更新する
→常に双方から最新データを共有できる というわけです。
顧問先のドライブ（主？）に、会計事務所がアクセスする（従？）というスタイルです。これなら顧問解除になった時、顧問先が共有フォルダを「共有解除」するだけ。
当方の弥生ドライブ使用歴史
確か、弥生会計の方が2-3年前に事務所に研修に来た時に「このサービスいいな」と思い、見よう見まねで設定して使ったのがきっかけ。
今はあんしん保守サポートに入っている私の担当顧問先はほとんど弥生ドライブでつながっています。
とにかくどれが最新のデータが気にしなくていいので便利！
うっかりデータをあれしてこれしてやらかしちゃった！！
って場合も、データを選択して「履歴」を見れば過去のデータからサルベージできます！
弥生ドライブあるある注意点
非の打ちどころのない弥生ドライブですが、ひとつだけ注意点が。（私視点）
ロック解除は使うな！
弥生会計ドライブは、共有データを同時更新できないように、片方が使っている場合に「状態」欄に「使用中」と表示されます。
その状態でロック解除してサイドＡで更新する→サイドＢ側で改めて更新するとサイドＡで更新された分がサイドＢに上書きされて入れた仕訳が消えてしまう というトラブルが起こることが多いです。
パソコンがフリーズしたりすると、予期せぬ「ロック」がかかるので、そんな時は再起動→弥生をもう一度立ち上げて閉じる→ロック外れます。
弥生会計社長のブログが面白い
弥生ドライブの歴史についてWebで調べていたら、弥生会計社長岡本浩一郎氏のブログを見つけました！
ブログ名は弥生社長の愚直な実践
2013年11月8日にすでに弥生ドライブについて言及しています。
しかし…
この…fc2ブログ感あふれる素朴なブログ、すごくじわじわ来る！
題名も「愚直な実践」だし、いいね×100！
私も愚直なデジタル化の実践を進めていきたいと思います！
面白漫画「長谷川智広のデジタル作画奮闘記」を読もう！
当記事に一コマ載せたのですが、ジャンプ＋で読めるこの漫画。
アナログ漫画家がデジタルに挑む実録漫画なんだけど、とにかく抱腹絶倒！面白いのでぜひ読んでみてください！
多分うちのアナログ事務所も、デジタル前のこの作者みたいな感じなんだろうな…と思いますｗｗ
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