【火曜日のしかけ＃28】マイナレッジライブラリー
火曜日は仕事力大全の応用に関する「7秒しかけ」を紹介していきます。
突然ですが、皆さん「自分専用の辞書」持っていますか？
『白潟さん、いや持ってないです』
・前回、A社にどんな対応したっけ？
・この前1on1中に書いたメモどこに置いたっけ？
・先週覚えたこと、どこに保存したっけ？
・上司に叱られた後、考えた方法どこに書いたっけ？
忘れてしまい困っている時に検索できる「自分専用の辞書」を
「マイナレッジライブラリー」とネーミングし7秒しかけにしました。
ぜひ読み進めてください。
０ ７秒しかけとは（１度読んだ方は読み飛ばしてください）
「7秒しかけ」とはしかけ研究家白潟敏朗と白潟総研のコンサルティング経験・ノウハウをベースに、次に示す習慣化の４つの技術を活用し開発したしかけです。
① 小さな行動から始める
～ 小さすぎてばかばかしいと思う行動が習慣になる（小さな習慣） ～
小さい行動はすぐに生活に取り入れることができ、やがて自然と大きく成長していきます。小さいことから始めれば、時間的な負担を気にせず大きな変化への第1歩を踏み出すことができます。
② If thenプランニング（もしXだったらYをする）
～ 「◯◯した時に□□する」で実行率アップ ～
簡単にいうと「もし○○だったら△△する」と決めておくだけです。
人間の脳は『XならY』という文章を記憶しやすく、無意識にそれに従って行動できるようになるようです。発動タイミングを決めてしまう、これが習慣化のポイントです。
【If-Thenプランニングの例】
・ 帰りに電車にのったら、明日見る動画の1行ゴールを書く
・ 行きの電車にのったら、ロジカルシンキング動画を1本見る
・ お風呂に入る前に、腕立て5回する
・ 先輩・上司に声をかけられたら、メモ帳を出す
できたら、自分を褒めましょう「よくできた！」
③ 20秒ルール
～ 始めるまでにかかる時間を20秒短くする ～
何かを始めるまでの手間を20秒短縮すると、20秒分の手間のかからなさが、頭によぎる「面倒くさい」を遠ざけ、「気がついたらやっていた」という達成感につながります。
20秒以内にすぐにやれるように準備することが大事！
④ マジックナンバー４
～ 週４回以上の実践で習慣化しやすい ～
習慣化の４つの技術に加え、最近流行りの行動経済学も活用しています。
特にナッジ理論「行動科学に基づいた小さなきっかけで人々の意思決定に影響を与え、行動変容を促す手法・戦略」を活かすことで、より簡単に実行できる工夫をしたしかけです。
具体的には1秒から7秒で実行でき小さな成功により少しだけ自信がつき、気がつけば習慣になっている、そのような効果のあるしかけです。7秒以内で実行できるので「7秒しかけ」と呼んでいます。
１ 「マイナレッジライブラリー」とは
7秒しかけ「マイナレッジライブラリー」に次のようなものを登録すると、ナレッジがたまり仕事の生産性も高まり成長していけます。
・マニュアル化されていない例外的な処理の手順
・お客様への特別な対応
・ミスの内容と原因および再発防止策
・上司に叱られた内容と原因および再発防止策
・専門的な知識・用語、業界特有の知識・用語
普段はマニュアル化されたルーティーン業務をしているが突発的な事象が多い仕事をしている方や、
絶えずアップデートが必要な専門的な知識やノウハウをベースに仕事をしている方に「マイナレッジライブラリー」はオススメです。
加えて、ミスや上司からの叱責の再発防止を真剣に実践したい方にも効果があります。
「マイナレッジライブラリー」の作成手順ですが、大きな流れは次のようになります。
① ナレッジの元になる事象の発生
（事象例）
・月に1回しか発生しない仕事
・初めて対応した仕事
・難易度の高い仕事
・お客様に評判が良かった対応
・ミスや上司からの叱責
② ①の記録または入力
③ ②の整理
④ 検索性の向上
例えば、ふせんをベースに「マイナレッジライブラリー」を作成する流れは
① 月に1回しか発生しない仕事の発生
② 仕事完了直後に仕事の流れ・やり方等をふせんに記入
③ ふせんをノート（ルーズリーフ）に貼る
④ ふせんが溜まってきたら、ノート（ルーズリーフ）の整理
（1ページを1カテゴリーにする）
ふせんにナレッジを記録すると、並べ替えができ整理しやすくなります。
もちろん、スマホやパソコンでデジタル対応する方法もありです。ハッシュタグで検索キーワードをつければ検索しやすくなります。
具体例として、オーナーに代わり賃貸物件を管理している仕事で発生した事例を紹介します。
物件のコインランドリー代をスタッフが現金で集金した時の対応
※1〜2ヶ月に1回、ひとつの物件だけ発生する事象※
↓
賃貸管理システムで
物件オーナーに支払いデータ作成、「〇〇」という対象に請求データ作成
↓
請求データは▲▲画面で現金入金登録をする
↓
スタッフが回収した現金は会計部門に渡す
通常だとこのような仕事は対応した後はそのまま何もせず、再度発生した時に『前回、どう対応したっけ？』等と慌てて色々調べて対応することになります。
毎回、そのような対応をすると効率が悪くミスも出やすくなります。
こんな時に「マイナレッジライブラリー」があると有効です。
更に人に依存しがちなイレギュラー対応を「マイナレッジライブラリー」にしておくことで業務の引継ぎもしやすくなります。
ちなみに、私の「マイナレッジライブラリー」は以前はWordで作成し、次のようなグルーピングでナレッジをためていました。
・企業数
・効果の高い/ユニークな経営戦略
・有効/ユニークなマネジメント
・有効なマーケティング手法
・有効な営業手法
・企業の財務分析
・企業の賃金
・専門的な知識・用語
・お客様の業界特有の知識・用語
・マクロ経済でおさえておくべき知識
・社会動向でおさえておくべき知識
最近はスマホの「メモ」に移行しました。
いかがですか？
気にいってもらえたら、ぜひ7秒しかけ「マイナレッジライブラリー」活用してください。
２ アンカー（「マイナレッジライブラリー」を思い出させるきっかけ）
「マイナレッジライブラリー」今すぐ準備をすれば実践できるでしょう。
３ 今すぐ準備しましょう
「マイナレッジライブラリー」を実践するには次の準備が必要です。
今すぐ準備しましょう！
① アナログでやるか、デジタルでやるかの方針を決める
② 記録するツールを決める
（例）アナログ：ふせん/メモ用紙、デジタル：スマホ/PC
③ 自分が蓄積したいナレッジの大テーマを設定します
④ 大テーマ別にノート（ルーズリーフ）やページ/フォルダーを準備する
⑤ アナログであればふせん/メモ用紙、デジタルであればアプリを準備する
４ いつ実践しますか？
「マイナレッジライブラリー」いつ実践しますか？
実践したいと思った方は今ここで実践時期を決めましょう！
・ 今日
・ 明日
・ 明後日
・ 来週の月曜日
決めた実践時期を手帳やカレンダーに書き込みましょう。
「マイナレッジライブラリー」実践と記入した付箋を手帳や
パソコンに貼ってもいいです。
「マイナレッジライブラリー」の紹介は以上でおひらきです。
皆さんの仕事のパフォーマンスが向上することを心から願っております。
実践したらＸ（Twitter）への投稿、またはNoteへコメントしてもらえたら嬉しいです！
今日も、「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。
「マイナレッジライブラリー」の7秒しかけを気に入ってもらえたら、
「日刊7秒しかけマガジン」のフォロー頂けると嬉しいです！
それでは、また明日！