【月曜日のしかけ＃13】忍法ゼロ受信箱
月曜日は仕事力大全の基礎に関する「7秒しかけ」を紹介していきます。
「忍法ゼロ受信箱」ってイメージ湧きますか？
『受信箱なのでメールのしかけ？』
はい、そうなんです。
今回はメールに関する7秒しかけです。
このしかけでメールでコミュニケーション取ってるお客様から、
返信が遅い・返信がこない等のクレームがゼロになります。
仕事で一切メールを活用していない方、
ここまで読んでもらいありがとうございます。
「ゼロ受信箱」は忍者の術ではないのに「忍法」をつけています。
7秒しかけで忍法というネーミングをつける基準は次の2つです。
【言動の場合】
・ 良い行動だが、あまり実践されていない
・ 実践するきっかけにしたい
受信箱が空っぽの状態「ゼロ受信箱」にするとメールの見落とし・返信忘れがなくなりますが、実践していない方向けに「忍法ゼロ受信箱」とネーミングし実践してもらいたいと考えました。
皆さんが実践するきっかけになってもらえたら嬉しいです。
０ ７秒しかけとは（１度読んだ方は読み飛ばしてください）
「7秒しかけ」とはしかけ研究家白潟敏朗と白潟総研のコンサルティング経験・ノウハウをベースに、次に示す習慣化の４つの技術を活用し開発したしかけです。
① 小さな行動から始める
～ 小さすぎてばかばかしいと思う行動が習慣になる（小さな習慣） ～
小さい行動はすぐに生活に取り入れることができ、やがて自然と大きく成長していきます。小さいことから始めれば、時間的な負担を気にせず大きな変化への第1歩を踏み出すことができます。
② If thenプランニング（もしXだったらYをする）
～ 「◯◯した時に□□する」で実行率アップ ～
簡単にいうと「もし○○だったら△△する」と決めておくだけです。
人間の脳は『XならY』という文章を記憶しやすく、無意識にそれに従って行動できるようになるようです。発動タイミングを決めてしまう、これが習慣化のポイントです。
【If-Thenプランニングの例】
・ 帰りに電車にのったら、明日見る動画の1行ゴールを書く
・ 行きの電車にのったら、ロジカルシンキング動画を1本見る
・ お風呂に入る前に、腕立て5回する
・ 先輩・上司に声をかけられたら、メモ帳を出す
できたら、自分を褒めましょう「よくできた！」
③ 20秒ルール
～ 始めるまでにかかる時間を20秒短くする ～
何かを始めるまでの手間を20秒短縮すると、20秒分の手間のかからなさが、頭によぎる「面倒くさい」を遠ざけ、「気がついたらやっていた」という達成感につながります。
20秒以内にすぐにやれるように準備することが大事！
④ マジックナンバー４
～ 週４回以上の実践で習慣化しやすい ～
習慣化の４つの技術に加え、最近流行りの行動経済学も活用しています。
特にナッジ理論「行動科学に基づいた小さなきっかけで人々の意思決定に影響を与え、行動変容を促す手法・戦略」を活かすことで、より簡単に実行できる工夫をしたしかけです。
具体的には1秒から7秒で実行でき小さな成功により少しだけ自信がつき、気がつけば習慣になっている、そのような効果のあるしかけです。7秒以内で実行できるので「7秒しかけ」と呼んでいます。
１ 「忍法ゼロ受信箱」とは
皆さん、メールはどのくらい活用してますか？
『最近、Slack/Chatwork/Teams/LINE WORKS等のチャットを活用することが多くメールはあまり活用してません』
そうですか、そうするとメールはマメに見ないですね？
『はい、１日に数回見るくらいです』
たまにメールを見ると大量のメールで気が滅入りますよね。
そこで提案したい７秒しかけが「忍法ゼロ受信箱」！
次の画像を見てください。私のGmailの受信箱です。
受信メールがないので受信箱は空っぽです。
メール開いたら常にカラッポ、または毎朝カラッポだと気持ちがスッキリしませんか？
理想は、受信メールへの返信が終わったらメールを各メールボックスに移動します。
これ、１秒で実行できますよね！
そうすると、いつも受信箱が空っぽです。
返信の都度、各メールボックスへの移動がチャレンジングな方は、毎日夜に返信完了後の全受信メールを移動し受信箱を空っぽにしましょう。
すみません、これだと7秒以上かかってしまうかもしれません。
「忍法ゼロ受信箱」が完成すると、いつも受信メールが少ないので見落としや返信忘れがなくなります。
メールでコミュニケーション取ってるお客様から、返信が遅い・返信がこない等のクレームをもらうこともなくなります。
認知的負荷理論では、大量のメールがある（認知的負荷がかかる）と仕事の能率が落ち生産性が低下するそうです。
「認知的負荷（認知負荷）」の理論は、オーストラリアの教育心理学者、ジョン・スウェラー氏によって1980年代に開発・確立された理論だ。
この論でいう認知負荷とは、脳のワーキングメモリが常に処理している「情報量」を指し、脳への情報のインプットが私たちの認知能力にどのような負担をかけるかを表している。
認知的過負荷がかかると仕事の能率が落ち、生産性が低下する。
場合によっては、何から手をつければ良いかがわからなくなり、頭の中が真っ白になるかもしれない。あるいは、大量の情報が煩雑に入り乱れる中で、重要な事柄や緊急の用件を見落としてしまうおそれも強まる。
気にいってもらえたら、ぜひ「忍法ゼロ受信箱」実践しましょう！
２ アンカー（「忍法ゼロ受信箱」を思い出させるきっかけ）
きっかけがなくてもできる方は「忍法ゼロ受信箱」を実践してください。
実践するのに不安がある方は、次に示すような行動をきっかけにしましょう。
★ メール返信した後 ⇒ 「忍法ゼロ受信箱」の実践
都度「ゼロ受信箱」になります
★ 帰社直前にパソコンを閉じる前 ⇒ 「忍法ゼロ受信箱」の実践
帰社後に「ゼロ受信箱」になります
★ 1日の終わりに振り返る時 ⇒ 「忍法ゼロ受信箱」の実践
夜に「ゼロ受信箱」になります
３ 今すぐ準備しましょう
準備しなくても「忍法ゼロ受信箱」を実践できそうな方は今すぐ実践しましょう。
準備した方が実践しやすい方は今すぐ準備しましょう！
① 週４回以上の実践状況のチェックシート作成
前述したマジックナンバー４（週４回以上の実践で習慣化しやすい）を実践する準備です。準備の例を次に示します。
・ 「XXしたら「忍法ゼロ受信箱」と4枚のふせんに書く
（実践したらふせんをすてる！）
・ 1枚のふせんに「忍法ゼロ受信箱」
と4回のチェック欄を書く
（実践したらレチェックをいれる、4回チェックしたらすてる！）
② ①のチェックシートを手帳に貼る、またはパソコンに貼る
４ いつから実践しますか？
「忍法ゼロ受信箱」いつから実践しますか？
実践したいと思った方は今ここで実践時期を決めましょう！
・ 今日から
・ 明日から
・ 明後日から
・ 来週の月曜日から
決めた実践時期を手帳やカレンダーに書き込みましょう。
「忍法ゼロ受信箱」実践と記入した付箋を手帳やパソコンに
貼ってもいいです。
「忍法ゼロ受信箱」の紹介は以上でおひらきです。
皆さんのメール受信箱が空っぽになり、スッキリした気持ちでメールできることを心から願っております。
実践したらＸ（Twitter）への投稿、またはNoteへコメントしてもらえたら嬉しいです！
今日も、「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。
「忍法ゼロ受信箱」の7秒しかけを気に入ってもらえたら、
「日刊7秒しかけマガジン」のフォロー頂けると嬉しいです！
それでは、また明日！