【SENA株式会社】営業資料部 #1 資料作成
こんにちは。SENA株式会社 地域にぎわい事業部 地域コーディネーター兼広報担当の大川亜壽紗です。
今回は弊社の主力事業✨営業資料部での資料作成業務のご紹介。
私たちはお受けした全ての資料作成一つひとつと丁寧に向き合い、
たくさんのステップを踏んで、完成させた資料をお客様の元へとお届けしています。
弊社代表のせいなさん、営業資料部主任のりつこさん、デザイナーのはるさんへのヒアリングを基に、業務の内側をお伝えしていきたいなと思います。
■営業資料部立ち上げのきっかけ
弊社代表（生畑目星南）は以前、経営コンサル会社に勤務していました。
経営者の話を聞いてホワイトボードに整理したり、会議を進行したり、
ヒアリングした内容を資料にまとめるなどの業務を任されることが多く、
当時の会社の代表やお客様から
「わかりやすい・思考が整理された」
「自分の頭のモヤモヤがはれてすっきりした」
といった声をいただくことが増えたそうです。
そこで初めて自身の得意に気付き、
「思考の整理と可視化すること」を強みに
独立と同時に、資料作成の事業を本格始動させていきました。
■資料作成業務の流れ
①ヒアリング
資料作成のスタートに必ず行うのがお客様へのヒアリング。
ヒアリング時に伺う主な内容は下記になります。
・資料作成の目的
・資料によって得たい成果
・依頼しようと思った背景
・現在感じられている課題
これらをお伺いする上で、
「聴くことに専念し、相手の要望・悩みの全容を理解することに努める」
ということを全社員共通で大切にしています。
②ディレクション・構成
ヒアリング後、本格的に資料作成へとステップが進みます。
・商品やサービスの具体的内容、特徴、強み、
ベンチマーク企業（マーケティングや経営において自社と比較対象する企業）、要望事項、納期、料金プランなどの確認
・先方の資料確認
・※ドキュメントマップ作成（目次の大項目と小項目といった感じ）
・資料に必要な要素を調べる（市場や競合他社など）
・構成案の作成
・構成案の確認
・ラフ案(大まかな部分のみを記した素案)の確認
・顧客に共有および確認・修正（デザイナーとの連携）
などの業務があります。
大切にしている点は
「とにかくわかりやすいこと」
「目的・目標に沿っているか」
「サービスや内容が魅力的に感じるようにできているか」
「読む人にとって負担なく理解できる構成・内容になっているか」
などなど。
また、顧客とのやりとりの際に配慮していることは
「お客様の意向をしっかりと把握して、曖昧なことを曖昧にしない」
「相手の時間や労力を奪わないために、顧客への確認の際には、わかりやすく理論的な文章（言葉）や順番で聞く」
など上記以外にも細かな配慮をしながら業務を遂行します。
弊社スタッフのお客様への想いが強く感じられます。
ここまで仕上がったら、デザイナーへと引き継がれます。
③デザイン
レイアウトをするだけがデザインではもちろんありません。
弊社がデザインをする上で配慮していることがいくつかあります。
「顧客のイメージを汲み取り（相手が言語化できない場合もあるため、汲み取る力は必要）デザインに反映させる」
「顧客ごとに資料内容は異なり、幅広い業界を扱うため、ディレクションをしたスタッフとの密な連携と情報共有」
「資料のサービス内容など、資料で伝えたいことの目的の理解」
これらの配慮すべき点を踏まえ、丁寧に仕上げていきます。
お客様のご意向によっては、先に２，3枚作成してテイストを合わせてから進める資料もあります。
一つの視点だけでなく、様々な角度から資料内容を捉え、ブラッシュアップし、完成へと向かいます。
社内チェック・お客様にご確認いただいた後、完成した資料（データ）をお送りし、弊社の業務完了となります。
■事業発展への想い（代表：生畑目 星南）
多くの社会人が‟資料を作る”という業務を経験しているかつ、長時間の労力を消費しているにもかかわらず、資料作成に対する教育や資料作成を自動化する画期的なサービスはまだユーザーに根付いているとは言えません。
資料は、会社が商品やサービスに対する想い・魂を込めている尊いものです。
よりわかりやすく、たくさんの方に資料の内容が届くことは、その会社の未来を創っている行為に等しいと考えます。
それくらい資料作成の仕事には意義があり、重大な役割を担っています。
弊社は‟資料作成のプロフェッショナル”として、多くの企業がコア業務に集中できる環境を生み出していきたいと考えています。
サービスや商品をより魅力的に届けるメッセンジャーや伝書鳩とのような存在として、
会社やサービスにスポットライトがあたるサポートを行い、今後も多くの企業を支え続けていきます。
△資料作成における業務実態調査資料
■終わりに
弊社は現在の資料作成のクオリティに満足せず、
常に技術やスキルを磨く努力をし続けています。
スタッフ一人一人のパフォーマンスの向上がチーム全体の
スキル向上に繋がり、より良いサービスをお届けできるよう、
今後も精進してまいります。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。