社外イベントで初ファシリテーター！成功させる為にやった事を紹介します
SETエンジニアの坂口です。テスト自動化を日々頑張っています💪
今回は自動テストの記事ではなく、私がファシリテーターとして参加したイベントのお話をします。 ちなみに外部向けイベントでファシリーテーターとして参加するのはこれが初です。
誰しも初めての経験というのは緊張して失敗したらどうしよう......と不安になるものです。 特にこのイベントは社内だけでなく4社のQAエンジニアが集まって行われるパネルディスカッション形式でした。
そのため何も準備しなければほかの会社に迷惑をかけてしまう......といったことも考えられます。
今回ファシリーテーターをするにあたって準備してきたこと・当日やったこと・そしてやってよかったと思ったことを紹介します。
前日までの準備
今回のイベントはパネルディスカッション形式のためスライドを作り込んで発表するのではなくテーマを用意してそれについてパネラーのQAエンジニアの皆さんにフリートークをしてもらうという形式でした。
テーマ選定についてはイベントの発起人がほかの方としっかり話し合って決めていたようで、ここはすごく安心しました。
では私は前日まで何をしていたかというと、
とにかく社名と名前を覚える
テーマについてどういった内容がトークされるかあらかじめ想像しておく
ファシリテートしやすいようにスライドを修正してもらう
視聴者からの質問をリアルタイムで拾ってもらうしくみを用意する
の4つを行っていました。
1つ目は言わずもがなという感じですが、突発的に忘れてしまうととても失礼だと思い、iPadのメモアプリに会社名と登壇者のお名前を書き、当日はこれをカンペとして用意するという作戦を取りました。
今回のイベントではファシリテーターが画面共有するため、PC画面にはカンペを表示できません。なのでPCの横にiPadを置いていつでも表示できるようにしました。 あとで話しますが、イベント中に出た質問もiPadで確認できるようにしました。
2つ目も行ってよかったことの1つです。一応SETエンジニアとしてはQA領域もある程度はカバーしているつもりですので、事前にどういった内容が語られるかをイメージしておきました。これがある程度把握できていると、この話は今盛り上がっているか、そろそろ煮詰まったから次のテーマに行くかなどが判断しやすくなります。
ただし事前打ち合わせでは具体的にどういったことを話すかまでは決めないことにしました。そうすると本来話したかったことが話せなかったり、文脈が合わないまま話を進めてしまうのではといった意見が多かったからです。
3つ目は検証のためにリハーサルを実施しました。リハ前はこれでよいだろうと思っていたスライドもいざやってみると言葉が詰まってしまったりしました。結局このスライドは視聴者に見せて何の意味が？みたいな意見も出てきました。
ここで各テーマにそれぞれかける時間も話し合い、それに合わせてスライドも作り直していただきました。時間をかけないテーマほどスライドの内容が濃くなっていったのはおもしろかったです。短時間で理解してもらうためにスライドの情報量が増えたのでしょう。
最後のはGigのスタッフに協力いただき、YouTubeコメントとTwitterのハッシュタグから感想や質問をスプレッドシートにリアルタイムで転記してもらう運用にしました。こうすることでファシリテーターは質問を逃したり会を進めながらコメントを読むなどとても慌ただしくなるといったことが軽減されます。
また質問か感想のどちらかわかりやすいよう区分分けも行い、回答済みなら回答済みかの列も追加しました。 Googleスプレッドシートはリアルタイムに変更がわかるため、こちらもiPadで表示しておけばいつでも確認できます。iPadは最終的に以下のようになりました。
当日やったこと
放送直前まではとにかく気持ちを落ち着かせることです。まず最初にファシリテーターが喋るのでいきなり変な力が入らないように深呼吸......。
イベントが始まってからはリハーサルをした効果か思いのほかスムーズに進んでいきました。このままいける！と思った矢先iPadを見ると気付いたことが......
YouTubeコメント1個もないじゃん。
これはまずい......。今回のイベントでは視聴者からのQ&Aコーナーも設けていましたので、コメントが0件だと自分たちで質問を考えなければなりません。さらにQ&Aコーナーで質問0件というあの微妙な雰囲気になることは絶対嫌だ！と思ったので、
オリチャー発動！ (オリジナルチャートの略。アドリブともいう。)
メインコーナーに入る直前、視聴者に無理矢理絵文字を1つ投稿してもらうよう呼びかけました。以前どこかで聞いた話で、1回でも何か書き込めば書き込みの敷居が下がるというのを思い出して、思い切って呼びかけてみると30秒後にどんどん絵文字でコメントが投稿されていきました。コメントが流れてくると急に安心したのを覚えています。この効果もあってかその後のコメントもたくさん投稿してくださって非常によかったです。
ようやくメインコーナーに入ることができたのですが、進めていくとあることに気付きました。これパネラーが質問するタイミング非常につかみにくい......。特にオンライン形式の場合は間を読み取ることが非常に難しいので私と登壇者が1:1で話しているような形になっていました。そこで、
オリチャー発動！(2回目)
2つ目のテーマからはパネラーが喋っている時にほかのパネラーを名指しで「聞いてみたいことありますか？」と聞くようにしました。名指しにすることで誰が喋る......？といったような間が生まれなかったので非常にテンポ良く進めることができました。
これがうまくいったのか、3つ目のテーマに差し掛かった時にはもう私の補助なしでパネラーたちで熱いディスカッションが繰り広げられていました。逆にファシリが映っていると不自然なのでスッとカメラをOFFにしてフェードアウトしました。
残りは時間配分にだけ気を付けながら会を進めていき、最終的には時間内にイベントをすべて終わらせることができました！コメントもほどよく盛り上がり、イベント後のアンケートも会の進行がよかったという声がいただけて非常にうれしかったです。
よくなかったこと
YouTubeの音声を聞いてもらうとわかりますが、途中までキュッキュッという謎のノイズがはいっています。これは私の机から出ている音でした。Zoomにはノイズキャンセリング機能があるので大丈夫だろうと思っていたらばっちり拾っていてちょっとこれは良くなかったな...と思いました。
またGig主催のイベントではあったものの、全体的にGigメンバーが多めに発言しておりバランスが良くなかったのも反省の1つです。イベント後のフィードバックにも「弊社QAエンジニアの疑問を解消する場になっていた」というご意見がございました。これをきちんと制御しなければならないのはファシリテーターです。ただ話を遮ってまで割り込むかどうかはその時の雰囲気にもよるので、もっと柔軟に動けるようにしたいなと感じました。
初めてのファシリテーターでしたが、いろいろ準備ができたおかげでなんとか良い会にできたかなという手応えがあります。 特に、何かコメント投稿を呼びかけるというのが非常に効果が高かったと感じました。もしコメント寂しいなと悩んでいるファシリの方はこれをやってみると良さそうです。