ビジネスコミュニケーションのキホンの「キ」『5W1H』

2025年1月27日 10:00

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相手に伝えたい内容を6つの要素に沿って構成することで、物事や情報を整理・伝達しやすくなる『5W1H』。活用するメリットや類似したフレームワークとの違い、特に効果を発揮するビジネスシーンや活用する際の注意点、注意すべきシーンなどについて解説しています。

■どんなビジネスシーンでも必要になる「情報整理」と「伝える力」

日々の業務連絡や報告、状況把握やマーケットの将来予測など、さまざまなシーンにおいて「情報を整理し相手に的確に伝える」ことがビジネスパーソンには求められます。

そんな場面において、定番ともいえるフレームワークが『5W1H』です。

■『5W1H』とは？

『5W1H』とは、さまざまなビジネスシーンで利用可能な汎用性の高いフレームワークです。

具体的には、相手に伝えたい内容を「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の6つの要素に沿って構成することで、物事や情報を整理・伝達しやすくなります。

When：いつ
Where：どこで
Who：誰が
What：何を
Why：なぜ
How：どのように

相手に正しく情報を伝えることができなければ、認識のズレが生じてしまい、思わぬトラブルを呼ぶことになりかねません。

業務状況や情報などを『5W1H』に当てはめて話や文章を組み立てることで、正確な情報の伝達や円滑なコミュニケーションが可能になります。

■『5W1H』を活用することによるメリット

正確な情報伝達を可能にする『5W1H』によって、以下のようなメリットが生じやすくなります。

◆原因や課題点を「見える化」でき改善策を講じやすい

業務上の失敗やトラブル、思うように業務が進まないといった、ネガティブな状況で『5W1H』は効果を発揮します。

当事者の勘や感情で情報を伝達するのではなく、そのネガティブな事象が「いつ」「どこで」「誰のもとで」「なぜ」「どのように」発生しているのかを整理できることで、原因や課題点を「見える化」でき、効果的な対策を打ちやすくなります。

◆事業戦略の立案や軌道修正が容易

この『5W1H』は、事業戦略の立案時にも有効なフレームワークです。

「いつ：販売開始時期・販売期間」「どこで：販売地域や販路」「誰が：外勤営業・内勤営業」「何を：販売商品・サービス」「誰に：ターゲット（対象）」「どのように：販売促進方法」といった形で、具体的な戦略として落とし込むことが可能になります。

また、仮に販売が芳しくなければ、例えば「販売対象が適切ではなかった」など、原因の当たりをつけやすくなるため、戦略の立て直しも容易に行えるようになります。

◆新規事業の立案など新たなアイデア出しがしやすい

業務が円滑に進み、商品やサービスの販売が順調な際にも『5W1H』を活用することで、より強化すべき要素の洗い出しや、戦略を枝分かれさせて「新規事業」を立案するなど、新たなアイデアが生じやすくなります。

■『5W1H』を構成する6つの要素

「When：いつ」「Where：どこで」「Who：誰が」「What：何を」
「Why：なぜ」「How：どのように」

『5W1H』を構成する6つの要素は以下の通りです。

◆When：いつ・・・「時間」の要素

「When：いつ」は、日時・時期・タイミング・期間・期限といった「時間」に関連する要素です。

具体的には以下のようなケースが挙げられ、「いつまでに何をすべきか？」という、時間軸に関連した情報を明示することで、プロセスや段取りをイメージしやすくなります。

「今日の15時から」・・・日時
「10月に開催」・・・時期
「16時までのミーティングが終わったら」・・・タイミング
「8月1日から8月31日まで」・・・期間
「9月30日までに」・・・期限（〆切）
「3年後」・・・時間経過

◆Where：どこで・・・「場所」の要素

「Where：どこで」は、具体的な空間や位置、範囲といった「場所」に関連する要素です。

例えば特定の施設名を挙げることで、聞き手や受け手はその場所の雰囲気やイメージをしやすくなり、また「ここから渋谷駅まで」と位置を明確にすれば、移動手段や所要時間を想像しやすくなります。

「東京ビックサイト」・・・具体的な空間
「そのあたり」・・・位置
「ここからそこまで」・・・範囲

◆Who：誰が・・・「ヒト」の要素

「Who：誰が」は、人物・対象者・担当者・組織といった「ヒト」に関連する要素です。

マーケティングのペルソナ設定では「個人名」「役職名」「部署名」「会社名」などが該当し、対外的には対象（ターゲット）の具体化は戦略・戦術の精度に大きく関わるため、重要な要素です。

また、社内としては、「Who：誰が」を具体化すれば、プロジェクトを進める際の役割分担を明確にすることができます。

個人名
役職名
チーム名
部署名
会社名

◆What：何を・・・「対象物」の要素

「What：何を」は、商品やサービス、行動、価値といった「対象物」に関連する要素です。

実在するモノだけでなく、議題やコンセプトといった概念なども含まれます。

商品やサービス
行動
価値
ミーティングの議題
コンセプト

◆Why：なぜ・・・「理由」や「原因」の要素

「Why：なぜ」は、事象が起こった背景や根拠、目的といった「理由」や「原因」に関連する要素です。

トラブルが起こった際に「なぜそうなったのか？」を明確にすれば、再発を防ぐことにつながります。

また、「何のためにするのか？」を都度確認することで、ゴールへのブレを解消しやすくなります。

「なぜそうなったのか」・・・理由や原因、背景
「どうしてこう考えるのか」・・・根拠
「何のためにするのか」・・・目的

◆How：どのように・・・「方法」や「状態」の要素

「How：どのように」は、施策を進める方法や特定の状況・状態、程度といった「方法」や「状態」に関連する要素です。

具体的に明示することによって、準備やゴールに向けた精度が高まりやすくなります。

「どのように課題を解決するか」・・・方法や手段
「どのくらい進めるか」・・・状況や状態

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この続きでは、類似したフレームワークとの違いや『5W1H』が特に効果を発揮するビジネスシーン、活用する際の注意点・注意すべきシーンなどについて解説しています。