ライター＆オンライン秘書を効率よくすすめる時間管理方法とは？

ライターとオンライン秘書の仕事を両立していると「どうやって効率よく仕事を進めているの？」と聞かれることがよくあります。

そこで今回は、私がどのように日々のタスクを管理しているのか、普段のスケジュールを詳しくお話しします。

働き方の基本

私の仕事のコアタイムは、平日8時30分～17時です。基本的にはこの時間内で効率的に仕事を進めるよう心がけています。
ライターとオンライン秘書の仕事を掛け持ちするため、スケジュール管理が重要です。一日の流れがスムーズになるように、あらかじめ時間ごとに細かくタスクを分けています。

それぞれの時間ごとの流れは次のとおりです。

8時30分～8時45分：自分のスケジュールチェック
8時45分～9時：A社のルーティン業務（午前）
9時～12時：C社のライティング業務
12時～13時：ランチ
13時～13時15分：A社のルーティン業務（午後①）
13時15分～16時：ライティング（クライアントワーク・余裕がある場合は自分のブログ）
16時～16時10分：A社のルーティン業務（午後①）
16時10分～17時：B社の業務、または突発的な業務対応

オンライン秘書業務のスケジュール

オンライン秘書の業務は、毎日対応すべきルーティン業務が多いのが特徴です。そのため、スケジュールを以下のように組み込んでいます。

現在は定期的に業務を行うA社、不定期で業務が入ることの多いB社という2社メインで仕事をしています。

8時45分～9時
A社の対応に入ります。この時間では、A社のメールチェックや必要な数値データの確認・記録など、日々のルーティン業務をこなします。こうした定型業務はシンプルに見えますが、ミスが許されないため集中力が求められます。

13時～13時15分
午後最初の15分間は再びA社業務に取り組みます。午前中に対応しきれなかったタスクを片付けたり、新たな指示があれば対応します。

16時～16時10分
再度A社の業務をチェックする時間です。オンライン秘書としての役割を果たす最後の確認タイムといえます。

ライティング業務のスケジュール

ライターとしての業務は主に午前中から午後にかけて行います。特に午前中は集中力が高い時間帯なので、記事執筆や構成案の作成に力を入れています。

9時～12時
C社対応の時間。この間は主に記事執筆がメインとなります。C社からはブログ全般の管理・運用を任されています。
テーマに合わせたリサーチや文章の精査に時間を割き、クオリティの高い記事を仕上げるよう努めています。

13時15分～16時
午後のライティング業務です。この時間では、記事執筆だけでなく、構成案の作成や修正作業、取材対応なども行います。クライアントとのやりとりもこの時間にまとめて行うことが多いです。

16時10分～17時
この時間は突発的な対応や、ライティング業務の仕上げを行います。急なメールや指示に対応しつつ、一日の業務を円滑に終えることを意識しています。

自分の時間

クライアントワークを数多く受けると、どうしても自分のことが後回しになりがちです。しかし、漏れなく効率よくスケジュールをこなすためには、意識的に「自分の時間」を確保することが重要です。特に、1日の始まりにスケジュールチェックの時間を設けることで、優先順位を整理し、無駄を減らすことができます。

また、よほどの繁忙期でない限り、ランチタイムはしっかり1時間取ってリフレッシュするよう心がけています。心と体をリセットするこの時間は、午後の生産性を高めるための必要な時間です。私は主婦でもあるので、この時間に買い出しを済ませることもありますよ。

8時30分～8時45分
最初の15分間は、自分自身のその日の予定と、夜のうちに届いているメールやチャットツールをチェックする時間です。予定を確認しながら、優先順位をつけます。ここでスケジュールを確認することで、漏れなく効率的に動くことができます。

12時～13時
ランチタイムです。1人だとついランチタイムをおろそかにすることもあるのですが、そうすると午後の集中力が続きません。
心と体をリフレッシュする大切な時間と考え、この1時間は意識的に休み、午後の仕事に備えます。

スケジュール管理のポイント

こうしたスケジュールで一日を回すために、GoogleカレンダーとNotionを活用しています。

新たな業務が入るたびにすべてNotionに書き出し、優先度を設定しながらタスクをリスク化します。この際、各タスクの所要時間を見積もることが重要です。

その後、日時を決めてGoogleカレンダーに書き込むことで、クライアントごとに優先度を設定し、タスクをリスト化することで、抜け漏れを防ぎつつ効率よく業務を進めています。

Googleカレンダーでは、タスクごとに「色分け」をして視覚的に分かりやすくまとめています。また、Notionでは業務の進捗状況を「完了」「進行中」「未着手」「提出済み」と、ステータス管理しており、必要な情報をすぐに確認できるようにしています。

また、仕事の合間に短い休憩を取り、目や頭を休ませることで、集中力を保っています。毎日長時間作業をするには、「オンとオフの切り替え」が、欠かせません。

まとめ

ライターとオンライン秘書はそれぞれ異なるスキルが求められます。両立させるには、効率的なスケジュール管理が必要です。少しずつ工夫を重ねながら、自分に合った働き方を見つけていくのも、この仕事の魅力の一つだと思います。

これから、同じような働き方を目指したいと考えている方の参考になれば嬉しいです。