【部署紹介#2】広報チームの型化戦略！メンバーと支え合う組織体制の魅力とは
皆さん、こんにちは。
IS factory note編集部です。
インサイドセールスチームの部署紹介企画、第二弾！
今回は広報チームの山口さんにインタビューさせていただきました。
オウンドメディア・SNS運用、コンテンツ制作で自社情報を発信している広報チーム。近年ではデジタル化により、顧客接点に変化がみられ業務の幅が広がりつつあります。
そこで広報の役割や、取り組みについてお話を聞いてきました！
この機会に広報の仕事を知ってもらえたら嬉しいです。
＜部署紹介第一弾！ESチームの記事はこちら＞
―こんな方にオススメ―
✔ 広報の仕事に興味がある方
✔ 広報の取り組みに悩んでいる方
✔ コンテンツの制作過程を知りたい方
広報チームのミッション・業務内容
山口さん：広報チームでは「私たちの取り組みを届けたい相手に訴求する」というミッションを元に日々活動しています。
私を含めた3名体制の部署で、オウンドメディアとnoteの運営を2名で担当し、もう1名が別案件でインスタグラムの運用を行っています。
自社の取り組みを知ってもらうために、X（旧：Twitter）の発信もしていますね。全てインハウス（外部に委託せずに社内で行っている）で、メディア戦略、コンテンツ企画、デザイン、執筆、投稿を私たちで手掛けているんです。
―外注でメディアを運営されている企業も多いですが、自社で全て制作されているんですね。メディアはどういったコンセプトで作られたんですか？
山口さん：noteは働くメンバーや、取り組みなどのカルチャーを中心に、社内イベントやメンバーインタビューの記事を執筆しています。
山口さん：オウンドメディアはインサイドセールスのノウハウを発信していて、業界用語や営業のお悩みを解決する記事を掲載しています。最近は、顧客に役立つ情報を載せているホワイトペーパーも作成してますね。
山口さん：自社メディアの運用に関しては、年間計画を立てていて、1人月に2記事ずつ担当しています。
他社では文章をライター、サムネイル（画像）をデザイナーのように分担して進めることが多いのですが、私たちは1記事全ての工程を1人で請け負っています。
なのでテーマ選定、執筆、素材、サムネイルを作成して1本の記事が完成するんです。
―1つの記事に対して、1人が企画～サムネイルまで全て制作されているんですね。
業務で大切にしていること
山口さん：世界観のすり合わせを特に意識しています。
作業をするときはどうしても制作に自分の主観が入ってしまったり、「何を題材に書いたらいいんだろう」って考え込んでしまうことがあるんですよね。
出来上がったコンテンツの世界観が違うと別のジャンルのメディアになってしまうので、統一感を出すためにサムネイルのフィードバックやプラニングシート、デザインチェックリストを元にコンテンツを作成してもらっています。
山口さん：フィードバックをするときは、プランニングシートでデザインの意図を伝えてから、制作物を見てもらっています。デザインだけでは何でこの色や素材を使用したのか伝わりにくいので、具体的に説明できるようにしているんです。
―デザインの色や素材、一つ一つにコンセプトが詰まってるんですね。
山口さん：サムネイルもこだわって制作してます。理想なのは、誰がコンテンツを担当したのかわからないように統一感を出せるのが良いかなと思いますね。
制作は一人で進めることが多いんですけど、デザインができたらメンバー同士でフィードバックをして最終調整をしてます。
制作に役立つノウハウもSlack（社内コミュニケーションツール）で共有し合っていて。参考になるサイトやウェビナー情報を展開してコンテンツ作成に活かしています。
課題に感じていること
山口さん：執筆で難しいと感じるのが、気持ちの切り替えです。記事を制作した後に、またすぐに次の記事を執筆しないといけなくて。
例えばnoteのメンバーインタビュー記事を書き終えた後に、オウンドメディアのノウハウ記事を書くとなると、リサーチ方法やサムネイルのデザインも全く違うんですよ。そこの切り替えが難しいんです。
書きやすい記事もあるんですけど、馴染みのない題材を記事に落とし込むときは頭を使うのでとても大変ですね。
―アイデアが浮かばなかったり、制作に行き詰ったときはどうしてますか？
山口さん：制作をしていると停滞期が絶対にくるので・・・（笑）そういうときはカフェで仕事をしたり、空気の入れ替えをして作業環境を変えています。
記事を書くときは「短時間で終わらせる！」と気合いを入れてカフェで執筆をしていることが多いです。
普段飲まない飲み物を飲んでみたり、メイクをしっかりすることも切り替えになってますね。気分を変えられるように、自分でやる気スイッチを作ってます。
―たくさんやる気スイッチがありますね！リモートワークなので、普段と違う環境で仕事をするのは気分転換になりそうです。
山口さん：あとはノウハウの共有をするようにしています。参考になる情報のリンクを送りあって、業務に関するウェビナー情報も展開してインプットしてますね。
部署の取り組み
山口さん：各自で作業を進めているので属人的になりやすいんです。なので、仕上がりに偏りが出ないように型化するようにしていて。プランニングシートもその取り組みの一つですね。
他部署からバナー制作の依頼も入ってくるんですが、広報チームに引き継ぎをしやすいように事前に必要な情報を記入するヒアリングシートを作成しています。
―ヒアリングシートがあれば、誰が担当しても制作しやすくなりますよね。
山口さん：そこが大きいかなと思ってます。担当メンバーが体調不良等で欠席したとしても、他のメンバーがシートを見ながら進めていくと作れる状態になるんです。メディア制作の工程を型化して、運営を維持しています。
あとは、週初めのMTGでスケジュール共有もしているんです。月初めに一ヵ月のマストタスクと、出来たらやってほしい業務を伝えてからスケジュールを考えてもらっていて。メンバーのタスクを可視化することで、進捗を把握しやすくなります。
コンテンツを作るというのは皆同じなので、「デザインが上手くいかなくて良い案ありますか？」と相談し合っているときもありますね。
私がディレクターなので、最初は私から相談しないとメンバーも打ち明けにくいと思うんです。なので、メンバーに頼って相談事は伝えるようにしています。
―相談しやすい環境があるのはありがたいですね。メンバーが相談しやすいように、まずは自分から動くという考え方が素敵です。
山口さん：MTG内ではコンテンツの確認や、運用するメディアの数値共有もしています。流入の経緯やたくさん見られているページを分析していくと、傾向が見えてくるんですよね。
例えば業界用語の題材が読まれていたら、業界用語のコンテンツを増やして訪問数を増やすこともできるので。数値に不随して戦略を立てています。
MTG後は議事録をSlackに流して、他部署の方にも広報チームの動きを知ってもらえるようにしてるんです。自分たちから広報の活動を認知してもらえるように発信してます。
メンバー構成・雰囲気
山口さん：私と山﨑さんでnoteとオウンドメディアを運用しているのですが、山﨑さんは縁の下の力持ちっていう印象ですね。
柔軟性があるので、依頼をしてもすぐに対応してくれて。仕事が早くて、毎月の制作数もすぐに終わらせてくれてるんです。
あとはデザインの発想力に長けているので「あっ、こういう視点があったんだ」っていつも参考にしてます。
山口さん：インスタグラムとX（旧：Twitter）を運用している福田さんは、私が優柔不断で悩んで決めきれないときにビシっと意見をくれます。
バナー制作も任せたりしてるんですけど、前向きに仕事に取り組んでくれていて。デザインの嗅覚も鋭いなって思いますね。
配置やトーンなど細かい部分に気づいてくれるので助かっています。
山口さん：３人共全員違う個性があって、それが上手くまとまっていて居心地が良いですね。最初は1人広報から始まって3人体制に増えたので、型化して組織を作っていかないとなって思いました。
ディレクターとしてメンバーより知識を蓄えておかなければいけないので、教えられる立場になれるようリサーチを率先して行っています。
目指すビジョン
山口さん：今まではコツコツと地道にメディアを運用してきたんですけど、花開く時期になるんじゃないかなと思ってます。
長く続けていくと掲載順位が上がってきたり、良い傾向が見え始めてくるんですよね。ありがたいことに他社の方からも「記事読みました！」「noteやってますよね？」って声をかけてくださる機会が増えてきて。
なので、これからは社外に向けて私たちの取り組みをPRしていけたらと思ってます。戦略が増えるとホワイトペーパーやバナー制作依頼など、通常業務＋aのことも増えてくると思うんです。
＋aって元々あるタスクがおろそかにならないことが前提じゃないですか。やる前に本当に今やるべきことなのかをメンバーと相談しながら考えていきたいですね。そこを広報チーム皆で上手く回せていけたらと思ってます。
おわりに
山口さん：1人広報から始まり、2023年より3人の新体制となりました。これからも個性溢れるメンバーと支え合いながら、インサイドセールスチームの取り組みを伝えていきたいと思います。
インサイドセールスの広報チームに興味を持っていただいた方はぜひ、オウンドメディやX（旧：Twitter）もチェックしてみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
