#70 タスク管理の試行錯誤と見えてきた自分の最適解
皆さんお疲れ様です。
12 月に入り、忙しくなる方もおられるんじゃないでしょうか？仕事が多くなるほどタスク管理が重要になってきますね。
皆さんは日々の仕事のタスクの管理、どのようにやっておりますか？
僕は今入社9年目。入社1年目の時から、タスク管理の方法だけはずっと試行錯誤してきました。それこそ毎年アップデートするぐらいのつもりで、色々試して、合わなければやめてと、試行錯誤をしてきました。
今日はその中で、うまくいったことと、うまくいかなかった（続けなかった）ことを振り返りつつ、自分の中での最適解が見えてきたなと思えてきたので、それをまとめたいと思います。
手書きは続かなかった⇐面倒くさいから
手書きのものは僕は続きませんでした。理由は、書くのが面倒くさいからです。面倒くさくなるとタスク管理のハードルが上がり、それを理由にだんだんやらなくなってしまいました。
手書きの中で特にやっていたのが、付箋に書いてノートに貼るとか、ノートに箇条書きでタスクを一覧に書き出す方法です。タスクが完了したら、付箋を捨てたり、箇条書きを棒線で消したりすることで、やり終わったことが視覚的に捉えられて、気持ちいいんですよね。「お、今日はやったぞ！」と。
ただ、冒頭お伝えしたように、そもそもリストを作るのがものすごく面倒くさくなって、続きませんでした。意外と付箋は剥がれますし、箇条書きは消えたタスクの中にやり残しがあって、そのためにわざわざ書き写すのが無駄に思えたところも、続かない一因でした。
手書き（アナログ）からデジタルへ
手書きをやめたのち、デジタルカレンダーでの管理をやり始めます。これにはビジネス書籍の影響がありました。
デジタルカレンダーの良い点は3つあると考えています。
複数端末ですぐ予定やタスクを確認できること
入力が楽なこと
複数のカレンダーを重ねて見られること
これは、手書きでは成し得なかったことです。
デジタルカレンダーで予定と実績を重ねる
初めにやり始めたのは、予定と実績を重ねること。これによって、タスク処理にかかる時間の見積精度をあげようと考えました。タスク管理よりも業務管理になっていますが…。
予定の入力は最低限にした
予定と実績を重ねる方法の一部は、今も続けています。
元々、「〇〇の作業に△時間」というような作業予定を入力し、それと並べるように実績を入力していました。
しかし、今は予定の入力は最小限にしています。理由は、タスクにかかる時間も様々で、細かく書きすぎると予定を入れるのに時間がかかるから。予定を書くことが目的になってきたのでやめました。
現在は、自分の空き時間を見える化するために、外出や会議の時間を入力するのみに留めています。
実績入力は内省のために継続
一方、実績入力は継続しています。仕事の小休止で席を立った時に、スマホでちょこっと入力しています。これは、週末の内省のためです。思ったより時間がかかったものをあぶり出し、改善策を打つための記録です。
目標のブレイクダウン⇐やめた
業務管理はデジタルカレンダーでできましたが、タスク管理は解決していません。
次にやったのは、目標のブレイクダウンによるタスク管理です。月間目標⇒週間目標⇒その日の目標とブレイクダウンし、タスク管理を試みました。
デジタルカレンダーに長期予定を入力し、そこに目標を書き出す方法をとりました。このときのカレンダーはGoogleカレンダーを使っていました。
例えば月間目標ならば、12/1〜12/31で予定を記入し、その予定の本文中に目標の一覧を書き出します。週間目標なら日曜日〜土曜日で同じように作成します。また、良かった点、悪かった点、改善策も本文に書き、週末、月末に振り返る材料としました。
これは1年くらいやりましたが、次第にやらなくなりました。理由は、すべてのタスクを書き出すと、細かすぎてしまうことと、内省記録が一覧で見えないから。
大抵、目標を立てたときには発生しなかったタスクが割り込んできます。それをいちいち記入し、達成したら「⇨完了」と記入するのは、あまりに効率が良くなかった。
Googleカレンダーの予定の本文に一覧で書いていたので、結局は手書きの一覧をデジタルに変えただけ。俯瞰して見えるのはよいのですが、タスクが増えるほど情報が増え続けてしまう。
また、内省記録も大切ではありますが、Googleカレンダーの予定を開かないと中身が見えないのはやりにくい。各週の内省が一覧で見えたほうが良いと思い、これはタスク管理から切り分けることにしました。
To Doリストを活用！
初めは失敗。タスクの羅列に終始
デジタルカレンダーの利用から少し遅れて、ToDoリストも使い始めました。3年前くらいからです。
初めは単純にタスクをリスト化していき、終わったら消すことにしていました。GoogleのToDoリストはグループ化ができたので、案件ごとにタスクを整理し始めました。
1年くらい続けていましたが、やっぱり業務多忙になってくると、入力がおっくうになり、サボることも。そして、タスクに入れたはよいが、タスクが消えていかない現象に直面します。皆さんも心当たりありませんか？
原因は、今ならわかります。
4つ心当たりがあります。
1つ目は、期日をしっかり書かなかったこと。そして、それを守ることを課さなかったことです。自分で決めた期日を安易にリスケしてしまう癖があり、いつまで経っても期限切れのタスクが化石として残ることに。
2つ目は、所要時間を書かなかったこと。これは、ゴールがどのくらい見えているかに直結しますが、どのくらいの時間がかかるか見えていないと手を出しにくいもの。
3つ目は、すべて自分でやろうとしていたこと。そして、お願いするものとそうでないものが混ざっていたことで、処理案件の数が見かけ大きく見え、リストをみることがストレスになっていきました。
4つ目は、案件毎にリスト化していたこと。これはこれでうまくいく人もいるのでしょうが、僕はうまくいきませんでした。理由は、どのくらいの作業量がその案件に眠っているかが、案件のリストの中身を見に行かないとわからないため。
ふと隙間時間ができたり、予定を組むときに、いちいちリスト覗きにいかないといけない。そこで小さな手間が発生する。
GoogleのToDoリストは横スクロールで、全体を俯瞰しにくいのも、マイナスでした。
ほぼ最適解？
依頼リストと作業時間毎のリスト
昨年、会社のメールシステムがOutlookに変わりました。これを機に、ToDoリストもOutlookに乗り換えました。これがなかなか良かった。
メールにフラグをつければそのままToDoリストに反映されるし、一覧も縦スクロールで俯瞰できるため、スマホで扱いやすい。
ここでグループの括りを変えました。
案件毎から、所要時間でのグループに変え、さらに、依頼することのグループを作りました。
これによって、自分がやるのか、他人に頼めるのかを考える癖がつきました。
My運用ポイント
この運用方法のポイントをまとめてみます。
①まず依頼できるか考える
結構大事な点です。そして、ちゃんと期限も決めておく。依頼しっぱなしにしないことですね。お願いしたきり、なしの礫になってるような事って意外とありませんか？そういえば、期限切れてたなみたいな事ってないですか？
そういうことがないよう、依頼するものリストにもちゃんと期限を書いてお願いをする。で、リマインドする日も決めておく。これで、お互いの失念を防ぎます。
②作業の所要時間が見えるまで分解
所要時間を書かないことでの失敗を踏まえ、必ず所要時間がわかるようにしました。所要時間が見積もれるまで、作業を分解することの癖をつけるようにしました。
ポイントは、5分以内のものはすぐやる。リストにも書かない。どうしてもすぐできないものだけタスクにメモする。それ以上かかるものは、15分、30分、1時間で区切る。1時間以上のものは、さらに分解する。これで、タスクを細切れにして、スキマ時間でも作業できるようにしました。
③作業は時間のかかるものからやる
大きな作業を先に、早く終わる作業はあとに。これによって、予想以上に時間がかかったときのリストヘッジをします。15分くらいの作業であれば、毎日のようにスキマ時間を見つけて取り組めます。
それと、調べものや誰かに聞くことは、作業に先んじてやります。それによって手が止まるのはもったいない。なので、段取りを考える時に、まず人を動かすことを優先して自分の手も人の手も止まらないようにし、最後に自分の作業に着手するようにします。
これらの取り組みにより、自分でやらなきゃいけない作業の玉がどんどん少なくなるし、作業そのものも小さくなって時間が有効的に使えるように感じています。結局、自分だけではできない。周りに頼りながら、いかに自分の頭の負荷を小さくするかが大事だと思います。
取り組みやすい方法が良い
過去の失敗事例を踏まえると、細かくやりすぎることや面倒な方法は全然続かないし、効果が薄いと感じます。様々な方法があり、正解はありません。自分が快適にノンストレスで続けられる方法を開拓していきましょう。
明日からでもできると思いますので、是非タスク管理に悩んでいる方はやってみてください。僕はこれすごくうまくいっていますが、合わなければやめましょう。それぞれの仕事や性格に合った方法が必ずあります。
タスク管理を効率的に行い、仕事が終わる仕組みを作っていきましょう。おすすめのタスク管理方法がありましたら、コメントいただけると嬉しいです。やってみます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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