パワポ資料作りには時間をかけて【前例】を作っておく

パワーポイントの資料作り、好きですか？
僕は率直に言うと、大嫌いでした笑

ゼロから資料を作ることがとにかく苦手で、どこに文字を置くか、どこにアイコンを置くのかのレイアウトを作ることがそもそも苦手でした。

パワーポイントの中でどのような目次として進めていくのか、ということもイメージがつかず、資料作成が始まらない、、、ということが頻繁にあり、同僚に頼んで過去作った資料を共有してもらい、僕がちょっと手直しをする、という対応が大半でした。

しかし、最近は以前よりも苦手意識が緩和され、徐々に自主的に作るようになりました笑
その過程について書いていきます。

前例のない資料作成が必要となり、顧客とすり合わせしながら資料を作った

資料作成が苦手な僕ですが、そんな僕が社内で作成事例がない資料を作ることになった時のことです。

自分で作るしかない状況＋顧客側に相談しやすい環境がプラス要素に

その時点でかなりネガティブな感情を持っていたのですが、逆に作成事例がないため、「自分で作るしかないか、、、」と逆に選択肢が狭まったことは結果的に良かったです。

そもそも過去、作成事例がないため、顧客側も「こんなこと依頼してすみませんね、、、」というテンションでした。

顧客側も「資料を作っていて不明点があればいつでも連絡してください！」というスタンスなのも良かったです。

過去前例はないとはいえ、資料の目次くらいは参照にできそうかな。と思い、資料作成が得意な先輩社員の資料をベースに、全く違う内容を書き込んでいくことにしました。

(資料作成が上手な先輩社員が作成しているため、求められている内容は全く違くても、タイトルやグラフの入れ方、アイコンの入れ方などをそのまま使えそうな点が多かったのです)

先輩社員が作ったパワーポイント資料のレイアウトをベースに、顧客側が要求してきた内容についてまとめていきます。

実際に自分で作ってみて、「この書き方の方がわかりやすい？」「この構成の方が今回は良いかな？」という考えが浮かぶように

今までは同僚から類似の資料をもらい、文言を修正するのみでしたが、実際に自分で資料を作ることである程度の必要な内容、書き方について考えるようになりました。

「今回の顧客だとこの情報を入れた方が良い？」
「この要件だとこの情報を入れて、こんな感じにレイアウトを変えた方が良いかな？」
「顧客側の〇〇さん、この情報が欲しいだろうからこのスライドを追加しておこうかな」

という思考が浮かぶようになり、より顧客が求めていそうな情報をまとめたドラフトの資料ができました。

顧客側とドラフトの資料についてすり合わせし、完成へ

まずは作り上げた資料を「ドラフト」というタイトルをつけて送付し、顧客側の反応を見ました。

返信としてこんな感じでした。
「資料作成ありがとうございました。こちら側の要望に沿った内容で作っていただき助かりました。

数点、期限まで時間があるため下記追加依頼しても良いでしょうか？

〇〇の点について、⬜︎⬜︎の情報を追加
△△について、具体的なスケジュールは明示できないとのことだったが平均的な参考スケジュールの共有、、、等」

このような形で返信が来ました。
修正内容自体も簡単にできたため、翌日には顧客側が満足する内容を共有することができました。

一度、(ほぼゼロベースで)資料を作ったという経験が自信に変わる

HSP(繊細さん)として、「今までやったことがないこと」を始める時、不安だと思いますし勇気がいることだと思います。

ただ、今回のパワーポイント資料のような「一見、かなり大変そうな内容」でも一度経験すればその後は安心して取り組むことができるようになります。

僕自身も、また資料の作成の依頼が来た際には「まあ以前も同じようなことがあったし、大丈夫かな」とあまり焦らずに対応することができるような気がしています。

かなり作成するには勇気が必要だったパワーポイントの資料作成ですが、結果的に作成してみて良い経験となりました。

いかがだったでしょうか？
本日は僕が苦手としていたパワーポイントの資料作成をベースに、一度経験をしておけば後に同じような対応を求められても安心する土台が作れた話について共有でした。

何かの参考になれば幸いです、
引き続き、どうぞよろしくお願いします！