「交流」をテーマに設計したオンライン社員総会。失敗談もすべて見せます！
こんにちは。株式会社Rosso広報の保田です。
5/26(金)に、第18期の社員総会を開催しました。
本記事では、運営目線で工夫したこと、失敗談なども交えて当日の様子を赤裸々にお伝えします。
最後まで読んでいただけると、嬉しいです。
キーワードは「交流」
今年の社員総会もオンライン開催となりました。
オンラインのメリットは、なんと言っても参加のしやすさ。移動しなくていいって大きなメリットですよね。着替えなくていいし（上だけ着替えるけど）、メイクしなくていいし（眉毛だけは書くけども）。
ただ、「交流」となるとオンラインならではの難しさがあります。
少人数なら全員カメラオンにして自由に会話するのもありですが、90名でそれやっちゃうと、もうカオス。
大人数オンラインイベントにおける「気軽なコミュニケーションがとりづらい」という課題を解決するため、工夫したことを５つ紹介します。
交流促進のために工夫したアレコレ
ちなみに、当日のプログラムは以下のとおりです。
これでだいたい4時間半強でした。※交流会は含めず。
当日のプログラム
ー第１部ー
■ 代表挨拶
■ 役員挨拶
■ 今期目標報告
・コーポレート事業部
・営業部
・アプリケーション開発部
・インフラ構築運用部
・AIデータ分析技術部
ー第２部ー
■ 新卒自己紹介
■ 活動報告
・情報セキュリティ委員会
・受託案件
■ クイズ大会
ー第３部ー
■交流会
①Gather.town（レトロゲーム風の仮想空間サービス）使用
昨年の忘年会ではじめて使ったのですが、下記のように好意的な意見が多かったので、引き続き使用しました。
アバターが集まっている様子が一体感があっていい
同じテーブルに座った人同士で会話ができる
自由に歩き回れる
近づくと話せるのが、リアルでいい
今回はひとりひとり名前が書かれた席を用意し、実際の会場で着席してもらうイメージを再現しました。さらに、始まる前や休憩中の雑談がしやすいよう、同じブロック内の人とは近づかなくても会話ができる設定にしました。
②チーム対抗戦のクイズ大会を企画
普段接点のない人たちとも会話できるよう、部署・役職ごちゃ混ぜでチーム分けをしました。Gatherだと、同じ会場にいながらも、各テーブル内の人たちだけで話し合いができるので、チーム戦に最適。
また、クイズにすることで「話のネタがなくて困る」問題を防げます。
初対面同士でも話しやすかったんじゃないかなと思います。
③クイズのテーマは「AI」
RossoはIT企業です。システム開発とかDX推進とかやってます。
IT企業らしくAIを活用したクイズをつくって、社員の興味を惹く作戦にしました。
クイズ例
①お菓子のパッケージから生成されたイラストを見て、元のお菓子の名前を当てる
②テキストマイニングで抽出された情報から、アーティスト名を当てる
③理想のデートプランを各チームに考えてもらって、ChatGPTに採点させる
さて、問題です。
このイラストの元になったお菓子はなんでしょう？
Thinking time……
Thinking time……
Thinking time……
正解は、こちら！
懐かしの味、ルマンドでした！分かりましたか？
こんな感じで、話題のAIツールで作成したクイズは、アンケートでも大好評でした！
個人的には、③ChatGPTにデートプランを採点させるのが面白かったです。まじめにダメ出しされてるチームもいました（笑）
「どうやって作るんだろう、どんなツールを使ってるんだろう」とチーム内で会話のきっかけにもなっていたようです。嬉しい！
④新卒自己紹介時のガヤ
新卒社員に自己紹介プレゼンをやってもらいました。これは毎年のことですが、チャット欄でのガヤ入れを積極的にお願いしています。
質問、感想、絵文字などでリアクションしてもらって、プレゼン終了後に、新卒社員に答えてもらうという流れです。
ここは、毎年ちゃんと盛り上がります。先輩たちがたくさん反応してくれるのと、運営側がしっかりコメント拾うのが肝ですね。
⑤総会終了後、交流会を開催
クイズ大会までを総会のメニューとして、交流会は任意参加のコンテンツで用意しました。ボードゲームやテーマ別のトークブース、展示会、オンラインゲーム会場など気軽に交流できるコンテンツを数種類用意しました。
失敗談
①クイズ大会
クイズ大会では、運営側の声だけが全テーブルに届く仕様でした。早押し問題の正解不正解をお知らせするためだったんですが、結果わたしたち運営側の声と、テーブル内での声がバッティングするシーンがあり（要は、運営の声うるさい！ってやつです）、「交流」がテーマなのに、「交流の邪魔」をしちゃうという失敗。その場で修正はしましたが、この塩梅って、けっこう難しいなと思いました。
事前の打ち合わせでも想定はしていたので、不要なことは喋らないようにしよう、でも静かすぎるのも盛り上がらないから、正解だけは全体に聞こえるようにしよう、などなど決めてはいたんですが、本番になるとイレギュラーなことも発生して、思い通りにできませんでした。
②ツールの使い方
Gatherの使い方に最後まで慣れなかった方もいたようなので、事前の説明を丁寧にしておけばよかったと反省しています。
③ちょっとしゃべりたいな～を発見するの、難しい
交流会時、ゲームには興味ないけどちょっと誰かとおしゃべりしたいな～という人を拾い上げられなかったかもとアンケートを見て感じました。
どんな導線がいいのか、悩みどころです。
余談。でも聞いてほしい、この話。
総会冒頭の代表あいさつ。今後の展望など大事なお話もあったのですが、個人的に興味深かったのは、代表の鹿庭がAIに興味を持ったキッカケの話。
実は、20年くらい趣味で将棋をやってるんですが、衝撃的だったのが、2000年代にボナンザというコンピューター将棋ソフトが公開されたこと。それまではスパコンとかで作ってたけど人間に勝てるものはなかった。それが、普通のPCと小型扇風機みたいな低スペックでアマチュア棋士を負かしちゃって。それを見て、「これはやばいのが来たな」と。
AIに負けてしまうなんて、今後将棋界は衰退していくのかなと思ったが、実際はそうじゃなかった。AIを取り込んだり、使いこなしたり、研究したりすることで、将棋界はさらに盛り上がった。 この流れを見ていて、AIに仕事を奪われるとかネガティブに捉えずに、AIと一緒に楽しく仕事をしていこうという意識が大切だと学んだ。だから、AI部はもちろん、アプリ部もインフラ部もAIというツールを面白がって、どんどん利用していきましょう。
今年はChatGPTで、どこもかしこもAI祭りみたいになってますが、Rossoは2017年からAI事業に着手しています。「その利点を活かし、AIを面白がって使い倒していこう」というメッセージに私はわくわくしました。
実際に、今社内で実験的な開発も進んでいます。成長フェーズ、変革期です。面白そう！と思った方は、ぜひご連絡下さい。
最後に
長々と、さも私が作ったかのようにレポートしましたが、Gatherの作り込みも、AIクイズ作成も、すべて有志の運営メンバーです。楽しいイベントにしようという気持ちだけで４ヶ月間、頑張ってくれました。本当に感謝です。
対面イベントも少しずつ復活の兆し。
来年、もしくは20周年の再来年は、大きな会場で豪勢な社員総会になるんでしょうか。それも楽しみです。
