読み手を意識した文章で書くようになったら、相手の反応が変わった話

こんにちは、ろいすうです。

文章を作る大変さを社会人で経験し、それを活かして今では毎週のように就活生のエントリーシートを添削しています。

エントリーシート（ES）を作成する上で、定番とされている質問は主にこの3つかと思います。

１．志望動機

２．学生時代に最も力を入れたこと（通称　ガクチカ）

３．自己PR

この3つを中心にたくさんのエントリーシートを添削してきましたが、なるほど、読み手（採用者側）を意識しながら書いていないな、という印象を持ちました。

そこで、今回は読み手を意識する大切さについてお話したいと思います。

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①読み手を意識した文章を書くとどうなるか

実のところ、私も読み手を意識した文章を書くように心掛けるようになったのは社会人4年目からです。

それまでは、自分で思ったことをただ文章として書き起こし、相手に送っていました。

実際、仕事でも得意先の依頼事項をそのまま社内の先輩社員に送っていました。

しかしある時、先輩社員からいつまでたってもメールの返事がないため、電話をすると

「何？？あのメール、言いたいことがよくわからないから、あえて無視したんだよ」

と言われました。

この返答に私は、「先輩とはいえなんて失礼なんだ！」と思っていました。

しかし・・・しかし、今思うと、そうではないと思います。

ポイント１：「読み手を意識して考えてみましょう」

私は、先輩社員の立場をイメージして、なぜあんな酷い返答をされたのか考えてみました。

先輩社員は当時、私以外にも様々な案件が同時に入っており、多忙な時期でした。

そのことを想像すると、おそらく私から届いたメールを見て、「得意先からのメールを右から左に送っただけのメールか」と、感じてあえて無視をしたのかな・・・と思うようになりました。

そう考えると、忙しいときに、後輩からメールだけポン、と送られても優先して対応してくれないのは仕方ないな、と思いました。

そこで、私はその先輩に対し、依頼をする際は必ず

「他の業務で多忙なところ、失礼いたします」

と、枕言葉を入れるようにしました。

そうすると、今度は電話をしなくてもメールを返信してもらえるようになりました。

つまり、ちゃんとメールの文章を見てくれたのです。

この時に、相手の気持ちを考えたメールを打つだけで、こんなにも変わるのか！と体感しました。

②読み手を意識した文章を書くためには

読み手を意識した文章を書くと相手の反応が変わる、ということを何となくイメージいただけたかと思います。

さて、ここから本題ですが、どのようにしたら読み手を意識した文章が書けるのでしょうか。

今回のように、先輩社員ならまだしも、会ったことのない人の場合、イメージすることすら難しいと思います。

相手をイメージすることができないと、どのように書けばいいのかわからないですよね。

では、こう考えてみてはいかがでしょうか。

ポイント２：「読み手は常に忙しいと考える」

いやいや、暇つぶしで読む人もいますよー！という意見もあるかも知れません。

しかし、よく考えてください。

暇な人でも、興味を持たないとイチイチ読まないですよね。

また、誤字脱字が多い文章を見ると、暇な人でも見るのを辞めたくなりますよね。

このように読み手は、無意識ながら少しでも読みづらいと感じると、読んでくれなくなります。

そこで繰り返しますが、読み手は常に忙しい状態で見てくれている、と考えるのです。

そうすると、「くどい文章になっていないか」「難しすぎる漢字を使っていないか」「一文が長くなっていないか」と考えるようになります。

せっかく忙しい中で見てもらっているのだから、この文章を読んでいる時だけでも気持ちよく読んでもらおう。

と、考えることが大切だと思います。

まとめ

いかがだったでしょうか。

読み手を意識しながら文章を作る、というマインドを持つだけでも書き方が変わってくると思います。

冒頭で書いたエントリーシートの場合でも、「採用担当者としてどのようなことを書いて欲しいのか」を考えて書くだけでも内容が大きく変わります。

それは、志望動機、ガクチカ、自己PRいづれも同じです。

例えば、志望動機でも「貴社に入ることで、より一層自分が成長できると感じたから」と、自分よがりで文章を書くのではありません。

「自分のこのような価値観を通じて、貴社の理念や業務内容に魅力を感じた」と、相手とのマッチングを図る書き方にするだけでも伝わり方は大きく変わります。

皆さんは、文章を書くときどのようなことを意識して書いてますか？

最後までご覧いただきありがとうございました。