【060】リファラル採用は非金銭的報酬の設計で加速する - リファラル採用実践ガイド

リファラル採用、いわゆる”知人紹介による採用”は、企業にとっても、被紹介者にとってもメリットが多い採用手法で最近ますます注目を集めています。

【リファラル採用の企業側メリット】
・優秀な人材の採用が可能
・ミスマッチ採用の防止
・採用コストの削減

【リファラル採用の被紹介者メリット】
・知り合いから得られる等身大の企業情報
・知人が在籍していることによるスムーズなオンボーディング

特に投資フェイズにあるスタートアップは、知名度や予算の不足から採用に苦戦しがちです。社員がエージェント役を務めるリファラル採用は、最高の手段となります。しかし、リファラル採用を増やすのは簡単ではなく、報酬金額を増やしたりリファラル専用ツールを導入するだけでは効果が出ないことを、人事経験者ならば理解しているはずです。

この記事は、私がヘルステックベンチャーであるFiNC Technologiesに在籍していた当時、年間100人以上の採用をしながらリファラル採用率40％以上を維持していた経験を元にした、リファラル採用のノウハウのまとめです。

当時の課題はエージェント依存が激しく、採用単価が高止まりしていたことでした。しかし、リファラル採用比率を高めることで採用単価を70万円以下に抑えることができました。さらに、採用経路別のグレード・在籍期間分析では、リファラル経由の人材が評価の高いゾーンに分布し、在籍期間も長いことが確認できました。手間をかけてでもリファラル採用にコミットすることが有益であることは証明済みなのです。

現在も複数のスタートアップ企業の人事を支援する中で、再現性のある施策とそうでない施策の検証もできたので、このタイミングで知識の整理も兼ねてまとめてみました。（以前こちらでも少し言及していますが、当時は検証が不十分でした）

さっそく本題である、リファラル採用に必要な要素を着手する順に沿って解説していきます。

0. 前提：社員が知人を紹介してもいいと思えるレベルの会社への信頼 

まず、大前提として従業員の満足度が一定水準に達していなければ、社員が大切な友人や元同僚を紹介したいとは思うことはありません。これには説明は不要かと思います。

冒頭からハードルが高くて、読む気が失せるかもしれませんが安心してください。
従業員の満足度が高水準である必要はなく、経営陣や人事を信頼できる最低限のレベルであれば大丈夫です。仮に現時点で従業員満足度が最低水準であったとしても、現実的にできることはあります。経営陣や人事が改善行動を見せ続けることができれば、結果が伴うのは先であっても一定の信頼は得られるからです。

かつて社内の従業員満足度が最低水準だった際に新たな人事責任者として就任したときは、半年〜1年ほどかけて人事を信頼してもらえるレベルまで改善を図りました。「給与が安い」とか「ハードワーク過ぎる」という不満はすぐには解決できませんでしたが、人事がオープンな姿勢で社員の不満の改善に行動していることを可視化することによって一定の信頼を得ることは可能です。この取り組みは再現性も確認できているのでご紹介したいのですが、長くなってしまうので別記事でご紹介したいと思います。

次からはリファラル制度に必要な要素について解像度を上げて説明していきます。

1. 社員が安心して友人を紹介できる制度設計

まずは制度設計からスタートします。ここに膨大な時間をかける必要はありません。随時制度のチューニングもできるので、まずは半日ぐらいで草案を決めて必要な承認を得るイメージです。制度大枠を決める際に抑えておきたい４つの要素について個別に説明をしていきます。

1-1. 社員の負荷を減らす"丸投げオプション"

スタートアップ企業の社員は忙しいです。優秀な仲間を紹介したいという気持ちはあっても、友人を会食に誘ったり、上司と引き合わせたりなどの選考中のフォローを考えると紹介の腰が引けるものです。

よって、紹介だけしてくれればあとは人事が全部引き受けますという”丸投げオプション”を用意しておくことが有効です。

ちなみに、社員の大切な友人に失礼があった場合には二度と紹介をしてもらえなくなるので、優秀な社員から紹介された友人を丸投げでお預かりするのは人事の責任者などのハイレベルの配慮ができる者に限定した方が安全です。リソースも限られるので、人事が「この人なら！」と見込んだ対象者にだけ発動するオプションにするのが良いでしょう。

”丸投げオプション”では具体的にはfacebookなどで、社員とその友人と人事のグループチャットを作成してもらうまでお願いしたら、会食や会社訪問の日程調整までを人事が全て引き受け、入社が決まるまで人事がすべてリードする…などの動きをします。もちろん紹介してくれた社員へのプロセス共有は怠りません。

優秀な社員ほど多忙で、紹介できていない優秀な友人を隠し持っていることが多いので、”丸投げオプション”はリファラルの質上げ＆掘り起こしにとても有効です。

1-2. 不合格でも気まずくならないコミュニケーション設計　

さらに友人紹介をためらう理由のひとつが、仮に不合格になった場合に友人のプライドを傷つけてしまったり人間関係が気まずくなるのではないかという懸念です。

リファラル普及の初期には、とっておきの優秀な知人を紹介してくれることがほとんどで不合格の心配は不要なことが多いです。ですがリファラル採用が社員の裾野まで普及し紹介数も増えてくると、次第に合否判定が微妙な人材の紹介が増えてくるのは自然なことです。リファラル採用の文化を全社的に定着させたいのであれば、合格するかどうかわからないレベルの友人紹介に対しても安定した運用ができるようにする必要があります。

具体的には、被紹介者が不合格と判定された場合にも人間関係にヒビが入らないコミュニケーションプランを用意し、常に被紹介者を丁重に扱うことを社員に約束しそれを実践し続ける必要があります。

【具体的なコミュニケーションのポイント】
・選考結果の判定プロセスに参加してもらう：
不合格になりそうな場合には合否判断の議論の場に紹介した社員も巻き込みます。これによるメリットは二つ。

一つ目はお断りする場合のコミュニケーション方法についてその社員を巻き込んだ最適解が得られること。

二つ目は社員を合否判断の場に参加させることで人事視点で考えられるようになること。これにより、仮に不合格という結果になっても、当該社員が人事視点で受け止めてくれるので、納得感を持ってもらうことができます。（逆に合否判断をブラックボックス内で決めて結果だけ知らせるような進め方では信頼を失います）

・選考結果は合否の二択で伝えず期待を残す：
合格の場合はそのままストレートで伝えて問題ないですが、不合格の場合は期待感を含んだある意味曖昧な伝え方をします。例えば、「ぜひ来てほしいが、今は適切なポジションがないのでそのタイミングが来たら連絡させてください」などの伝え方が一例です。

実際にポジション要件は変わるので、一度お見送りした人が候補者として再浮上する可能性は大いにあります。将来事業モデルが変わったり、事業の成熟度が変化して求める要件が変わる可能性もあれば、被紹介者が成長して能力が上がる場合もあります。リファラル経由の社員は冒頭でも説明した通り、オンボーディングがスムーズで定着しやすいなどの特長があるので、同じ能力レベルならばリファラル経由で採用した方がよいからです。

ゆえにこのような期待を含んだ伝え方は単なる配慮や方便ではなく、人事としてはまた状況が変わった時に声をかけたいリストに加えることが多いです。

・率直なフィードバックをギフトとして贈る:
これは被紹介者の成長意欲や向上心が高い場合に有効です。不合格になった場合でもそれをストレートに伝え、選考過程で認識した客観的で詳細なフィードバックをギフトとして贈ることで、かえって会社の誠実さと真摯な姿勢を評価してもらうことができます。

ただしこのコミュニケーションは人を選ぶので、この方法が向いているかどうかも含めて、紹介者である社員の意見を取り入れて判断をすると間違いがなく、紹介者の納得感も得ることができます。

1-3. 参加ハードルの低い入口を複数用意する

リファラル採用の長所のひとつが、採用マーケットに出てきていない人材＝転職意欲が低いためビズリーチやエージェントに登録していない人材に攻めのリーチができることです。

同時に、今は転職を考えていない人を呼び込むには、いかにも”採用目的でお誘いしている”という見え方では参加ハードルが高くなるのでハードルを下げる工夫が必要です。

例えば業界の交流会、LT勉強会などの口実でお目当ての人材を社員に誘ってもらうイベントは社員が誘いやすいという点で有効です。学びになるイベントならば仮にリファラル採用の意図（下心）を伝えても参加してもらいやすくなります。

とにかく、一度人事が接点を作ることができれば個別アプローチができるので、参加の動機や目的は何でもよいのです。

また、社員にお目当ての知人友人がいる場合、カジュアルな会食をセットすることも有効です。リファラル採用を目的とした会食の費用を補助する制度があると、いきなり面談や面接にお誘いするよりもハードルが低く、「会社の制度を使ってご馳走するから」と誘う口実にもなるのでリファラル促進のエンジンになります。

この会食費補助を行う場合に重要なことがあります。飲食代を補助する条件として、誘った人材の経歴や転職意欲、SNSリンクなどの情報をリファラル人材DBへ登録必須にすることです。（具体的なDBの貯め方については、次項の”エントリーフォーム”で説明します）

ところで、会食費を補助することに二の足を踏む経営者も多いと思います。そのお気持ちはわかりますが、社員が貴重なプライベートの時間を、かつての同僚や上司、取引先の優秀社員とのネットワーキングに使うことが当たり前になることの価値を考えると、経費をかける価値は十分にあるというのが個人的な意見です。

1-4. タレントプールを兼ねるリファラル採用エントリーフォーム

リファラル採用は、すぐに入社につながるケースは少なく、優秀な人材ほど現状の環境への満足度も高いため長期戦になることがほとんどです（長い場合は２〜３年かかる）。そのためリファラル採用こそ、いつ誰とどんな接触をして、現状の転職意欲はどの程度か…などの進捗情報をDBとして残し、メンテナンスしていくことが必要です。

そのために特別なシステムを導入する必要はありません。HERPやHEMOSなどの採用管理システム（ATS）を使っているならばそれに標準装備されているリファラル用のエントリーフォームを作成し、そのDBをタレントプールとして運用するのが最も簡単です。

例えば前述の ”リファラル会食補助制度”を実施する場合、会食費の補助を社員に認める条件として、事前に被紹介者の情報をリファラル用エントリーフォームから入力してもらい人事が内容を確認してから会食を承認するフローにすれば、不正な制度利用は最小限にできるうえに、人事が参加していない会食であっても確実にアフターフォローすることができます。

それ以外にも、カジュアル面談、オフィス訪問、イベントなど、あらゆる社員紹介は必ずリファラル用のエントリーフォームで登録するオペレーションを徹底することが重要です。

エントリーフォームの内容は：
・基本情報（名前、所属企業、職種、生年月日、連絡先など）
・紹介した社員名
・社員との関係
・転職意向
などを必須として、オプションで
・応募したいポジション
・履歴書と職務経歴書
・現在年収/希望年収
・SNSアカウント
・フリーコメント
の記入欄を用意しておき、紹介者である社員からも、被紹介者からも入力ができる汎用的なフォーマットにしておくと便利です。転職意向が強い人ならば履歴書や経歴書を直接アップロードしてもらった方が話が早いですし、転職する気がない知人を紹介する場合は、紹介者である社員が代行で入力する方が自然です。

2. 紹介社員に対するインセンティブ設計

リファラル採用を導入しようという話になると、まず論点に上がってくるのが報酬設計の話です。報酬設計と言うと紹介者が入社につながった場合に社員に支払う謝礼金を思い浮かべる人が多いでしょう。

ですが、リファラル採用を運用してきた経験から断言しますが、実際には金銭的報酬よりも非金銭的報酬の方がリファラル採用を活性化する上では効果が高いです。かつ非金銭的報酬は該当社員だけでなく全社に影響し、リファラル採用の文化を形成するので、手間がかかっても人事がコミットする価値は十分にあります。

リファラル採用において非金銭的報酬の設計は重要にもかかわらず、あまり語られることはないので、ここでは具体的にその説明をします。

2-1. 非金銭的報酬：貢献した社員を賞賛する文化をつくる

リファラル採用の活性化に効果があった施策の一つが、貢献した社員の成果を公の場で賞賛し、協力してくれた彼/彼女らがそれを誇りに思ってもらえるような発信を行うことです。

ただ単に「社員紹介ありがとう！」という感謝の発信に留めてしまっては不十分です。リファラル採用の貢献者への感謝だけでなく、間接的に"優秀な社員はリファラル採用に貢献しているのである"という事実を通して、彼ら／彼女らをひとつのロールモデルとして扱い、その貢献を讃えることが重要です。

そのためにはリファラル実績のある社員を”束”で見せることが有効です。
具体的には成果の共有として、以下の要素を共有します。
・リファラル採用に貢献した社員陣の紹介
・リファラル採用経由で入社した社員陣の紹介
・リファラル採用がいかに採用コストをセーブしているかの説明
※テキストだけで伝えてもわかりにくいので詳しく知りたいという人はお尋ねください。

そもそもリファラル採用に貢献する社員は概ね優秀と決まっているのですが、それは組織づくりに対する当事者意識の高さに動機づけされていることに起因しています。また、優秀な社員の周りには優秀な友人が多いので紹介できる人脈が豊富であることも要因でしょう。

具体的には、全社の締め会などでリファラル採用実績の共有をするのがよいでしょう。全社員に対して、”優秀な社員はリファラル採用に貢献しているのである”というメッセージを発信し続け少しづつ定着させていきます。その際に紹介経由で入社した社員の面々も紹介すれば優秀な顔ぶれが並ぶため、リファラル採用の価値をさらに裏付けることになります。

こうした一連のメッセージにより、リファラル採用に貢献した社員への労いや感謝だけでなく、達成感や満足感、周囲からの賞賛を伝えることが可能になります。結果として、優秀な社員がリファラル採用に貢献しているならば、いずれは自分もリファラル採用に関わりたいと思えるムーブも形成されます。

このように、リファラル採用における非金銭的報酬設計はリファラル採用の文化形成にも直結するため、人事のリソースを投資する価値は大きいのです。

2-2. 金銭的報酬：報酬金額は大きすぎてもダメ

とはいえ本気でリファラル採用を活性化したい場合は、一定の金銭報酬も準備した方がベターです。予算を投じる＝会社がリファラル採用を重視している姿勢の証明でもあるからです。

個人的には、その金額が20万円なのか30万円なのかの違いが成果を大きく左右することはないように感じています。肌感としては10~30万円を報酬に定めている企業が多い印象ですが、その範囲内であれば充分に報酬として機能すると思います。

むしろ、それ以上むやみに金額を釣り上げることは推奨しません。なぜなら、組織作りに貢献したいという純粋な動機を、金銭を獲得したいという動機の方が上回ってしまうからです。

その結果、会社に貢献できる人を紹介するよりも入社してくれそうな人を紹介する力学が働き、人材の質が下がります。また、リファラル採用に貢献した社員を讃えようとしても「単にお金が欲しかった社員」「うまいことやってお金を稼いだ社員」にしか見えず、社員から尊敬されません。これは前述した”貢献した社員を賞賛する文化をつくる”上で大きな障害になります。

よって報酬金額を上げるより、この後に説明する文化作りに投資した方が効果ははるかに高いです。

ちなみに某企業ではリファラル採用に80万円の報酬を払っていると耳にしましたが、そのぐらい高額になると紹介された方も”自分は報酬稼ぎに利用された”というネガティブな感情を持つこともあるらしいです。

※社員紹介の報酬は取扱い方によっては違法になるので、処理方法については社労士などの専門家に相談しつつ進めてください。

3. 制度周知とムードづくり

さて、リファラルの制度設計が整い、運用方法も大まかに決まったら、次に制度の周知とムード作りに着手します。最初から完璧を目指す必要はなく、随時改善で良いと思いますが、中でも押さえておきたいポイントをいくつか共有します。

3-1. 会社のキーパーソンと一緒に最初の象徴的事例をつくる

制度ができて周知をしても、社員はすぐには動いてくれません。まずは初回の実績を人事が自ら動いて作る必要があります。初期の実績はその後のリファラル採用のイメージ形成に影響するので重要です。まずは社内のキーパーソンに協力してもらい象徴的事例を数件作っていく必要があります。

方法は至って地味ですが、キーパーソン社員と打ち合わせの時間をもらい、交友関係のなかから優秀な知人をリストアップ→アプローチ方法を一緒に考え、人事が伴奏して行動するだけです。時にはPCモニターにfacebookの友人一覧を表示してもらって、一緒に眺めつつ優秀でかつ転職に誘えそうな人を拾っていくことなども有効です。

リファラル採用に限らず、人事制度をアナウンスするだけでは社員が動かないことがほとんどです。新しい制度をリリースする際は、社員の自主性に過度に期待せず人事から働きかけることもセットだと考えておくと、人事担当者の心が折れずに済みますよ笑。

3-2. 定期的なリマインドと進捗共有

リファラル採用の制度を本気で活性化するためには定期的にリマインドすることが有効です。手っ取り早い方法は、前述しましたが月一回の全社の締め会などで進捗報告を行うことです（実施していない場合はそのような機会を作ることをお勧めします）。

伝えるメッセージ設計は、”2-1. 非金銭的報酬：紹介した社員が誇りに思える文化形成”のパートでお伝え済みなので割愛しますが、共有をする際は、目的意識を持ってスライド作成や言葉選びをすることが重要です。リファラル採用に貢献した社員が賞賛され、リファラル採用に参加したいという社員のモチベーションを高めることを狙ったコミュニケーション設計が肝になります。

4.まとめ：リファラル採用の尊い副作用

まだまだリファラル採用について書きたいことがあるのですが、すでに長文になっているので、続きは別の機会に回して、この記事のまとめに入りたいと思います。

社員が当事者意識をもって組織作りに関与するリファラル採用のしくみを導入し定着させることは、単に採用コストを下げ、優秀な人材獲得手段となるだけでなく、次のような尊い副作用も期待できます。

リファラル採用が浸透した状態になると、社員から「昨日参加した勉強会で優秀な人物と親しくなった。その人を引き抜き抜きたいので相談させてください！」などと人事に頻繁に相談が来る状態になります。社員が常に人材獲得のアンテナを立てている組織になっていきます。最高ですよね！

また、すでにご説明した通りリファラル選考のプロセスに社員を巻き込むことによって、その社員の中に人事視点も養われます。それが結果として全社採用の文化形成につながります。このように、リファラル採用を全力で推進することが、結果として組織の質を底上げするのです。

という具合に、リファラル採用は多くの企業にとって有益な採用手段なので、本記事が少しでも誰かのお役に立ちましたら幸いです。

次回は、”人事が行動改善によって社員からの信頼を回復する方法”について経験をまとめてみたいと思います。「ブラックの烙印を押された企業でも改善する気があれば挽回できますよ。かつ早くやる方法があります」という救いの記事になる予定です笑。

不定期なので時期は保証はできませんが笑、期待せずにお待ちください。ではまた！

写真＝南フランスニースのマセナ広場にて。2024年5月撮影。現在はニースに別荘を買うことを検討中なので、詳しい方教えてください！