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社内ドキュメント管理についてKPTで振り返ってみた

(株)レスキューナウ（24時間365日 災害･危機対応をサポート）

こんにちは。株式会社レスキューナウの新プロダクトチームでエンジニアリングマネージャーを担当している細川です。
弊社では去年から社内ドキュメント管理をnotionに移行しています。元々はシステム部の一部のチームで使い始めたnotionですが、使い勝手の良さから社内に広まっていきました。

社内ドキュメント管理KPTのきっかけ

ドキュメント管理はチームやチームリーダーに一任され、統一されたルールがないまま社内に広まっていったため、ドキュメント管理がカオス化しそうな気配が漂ってきていました。。。

ということで、notionを用いた社内ドキュメント管理方法について課題感を持っているシステム部メンバーが集まり、KPTで振り返りをやってみました。

KPTのやり方

KPTは振り返り手法の一つです。Webで検索すると参考になる記事が数多くアップされているので細かい説明は省きます。
今回は一般的なKPTに一部独自ルールを加えて振り返りを行ったので、簡単にご紹介します。KPT自体がシンプルな手法なので、参加者やテーマに合わせてルールを工夫しやすいのがKPTの良いところです。

用意するものはオンラインホワイトボードツールのmiroです。
Keep、Problem、Actionの3つの付箋を用意します。一般的なKPTはKeep、Problem、Tryですが、KPTに馴染みがない参加者もいるため、よりイメージしやすいActionに置き換えています。それぞれの意味は以下のとおりです。

  • Keep：やってよかったこと、やりつづけたいこと

  • Problem：やりづらいこと、困っていること、改善したいこと

  • Action：　Problemに対する解決策ややってみること

Keep、Problem、Actionの付箋を用意


制限時間を10分に設定し、参加者はKeepとProblemに相当する意見を付箋に書き出していきます。Keepは黄色の付箋、Problemは赤の付箋で書き出します。
ActionはProblemの内容を話し合って出たアイデアを書き出していくため、この時点ではActionの付箋を使いません。

制限時間になったらKeepもProblemも関係なく似た話題の意見をグループ化します。グループの大きさやKeepとProblemの構成比から、みんなが関心を持っている・課題を感じているテーマが把握しやすくなります。また、意見が多く出ている場合は議論の優先度がつけやすくなります。

今回出てきた意見は「管理方法」「運用」「機能」に分けられました。Problemが多かったのは「運用」でしたが、まずは土台となる「管理方法」から話し合うことにしました。
話し合いで出てきた、Problemに対する解決策や行動内容はActionの付箋に書き出します。

Keep・Problem関係なく、似た内容の付箋をグループ化する


その場では具体的な解決策が思い浮かばない場合もあるので、後からボードを見直しても分かるよう課題事項に絵文字をつけてみました。
すべての付箋を取り上げる時間がない場合は、議論した付箋に絵文字をつけるのも良いと思います。

引き続きの検討事項は後から分かるように絵文字をつける


みんな同じようなモヤモヤを抱えていた

意見を書き出してグループ化してみると、みんな同じような内容でモヤモヤを抱えていたことがわかりました。

出ていた意見の一部を挙げてみるとこんな感じです。

  • 欲しい情報が探しづらい

  • ドキュメントの階層構造にルールがほしい

  • 機密情報を書いても大丈夫？

ドキュメントの探しづらさは社内ルールが未整備であることに起因してそうといった因果関係が見えてきたり、情シスが整備するべき点と各チームリーダーに任せる点の整理ができました。
notionを使う上での悩みや疑問もみんなに共有することができました。

チーム内ではドキュメント管理について意見交換していましたが、チーム横断的な意見交換はやったことがなかったなと改めて気づきました。

今後のアクション

今回はシステム部の有志メンバーが集まってKPTをやりましたが、次回以降は社内に広く声をかけ、notionの運用が軌道に乗るまではこまめにKPTをやっていく予定です。

意見交換にKPTはおすすめ

議論を始める前に参加者全員の意見が付箋という形で可視化できることや、議論したい内容が整理できるという点で、KPTは意見交換に有効な手法だと思います。「notionでのドキュメント管理をいい感じにしたい」といったように、ざっくりとしたテーマしか決まっていない場合は特におすすめです。
注意点として、1つの内容に対して議論が白熱するとどんどん時間が経過していくため、ある程度のところで区切って後日仕切り直すといったように進行役は時間配分に気をつけましょう。

終わりに

業務改善というとちょっと堅苦しいですが、〇〇についてみんなの意見を聞きたいっていう位のライトさで場を設けると、それに反応してくれるメンバーがいるのでとてもありがたいです。
参加者0人だと悲しすぎますからね。。

以上、社内ドキュメント管理についてKPTで振り返ってみた、でした！
ここまで読んでいただきありがとうございました。

最後に

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