相手を知る事がビジネスにつながった経験４

こんにちは。前回に続きこれまでの私の人材ビジネスでの経験を書いています。

前回は、質問の仕方や相手の様子を観察する事で、引き出したい回答が聞けるようなり質問の精度は上がったのですが、まだ相手も気づいていない特徴や課題を引き出す事が必要だと気づきました。さて、それを引き出すにはどうしたらいいのか。

考える日々は続きます・・・・

担当者も見えていな部署の特徴もですが、本当に求めている人物像は本当に必要な内容なのか？と考え始めるようになります。

そのためには、まずこの部署の様子を観察してあらゆる事を感じ取ろうとしました。

例えば、
部署にお電話した時の様子。
電話に出られた方の対応や担当者へ繋ぐ時の様子、不在時の対応などそこからも部署のコミュニケーションや上司との関係性も見えます。

部署に訪問した時の様子。
部署に伺い、フロアーの皆さんにご挨拶した時の反応や、
会議室にご案内してくださる方の様子からも部署内の関係性や、コミュニケーション、この部署が大切にしている事が見えます。

部署の方々のコミュニケーションの様子。
ご担当者をお待ちしていつ短い時間でしたら、皆さんの話し方、人間関係、どのような話をしているか、声のトーン、表情、一人ひとり観察しました。

そして、この部署で一緒に働く方からもお話を伺いました。
いつものように、聞きたい事をいろいろな角度から質問をし引き出し伺う事ができました。これまでの質問方法が活かせたのでとても嬉しかったです。

ご担当者以外の部署の方からお話を聞くことで、これまで見えてた部署の姿からさらに深く知れた事と、この部署の当たり前なこと、大切にしている事、正義としている事、嫌だなと感じる事が見えてきました。

そして、私が考察しと見えてきた部署の姿を擦り合わせてみると、この部署で求めるべき人物像が違っているとわかりました。

この部署では、こんな方を望んでいました。
・業務知識と経験がある方
・残業４０時間程度可能な方
・エクセル上級者
・明るくて元気な方
・協調性のある方

他にも色々とありましたが、
本当にこの条件が必要なのか、本当に必要な事は何かを見直しませんか？とご提案させて頂き、私が思う必要な事とお客様が求める必要な事の差分と、必要なことを別な方法で補う事についてもご提案させて頂きました。

私が感じたこの部署はとにかく業務量が多くお忙しいです。同じお仕事される方も良い方達ですがお忙しいので細かく丁寧に教えてくれるというよりは、わからなかったらドンドン聞いてくださいというスタンスだと感じました。
ある程度、業務を任せてくれるので自分の担当については、ご自身で責任を持ってほしいと考えているとも感じました。でも、サポートし合う文化があり他の人が忙しいと自然に助け合う事が当たり前になっていました。

そこで下記のように求めるもとを変更させて頂きました。

１、業務知識と経験
もちろん経験や知識があるに越したことはないのですが、
知識の深さや経験値レベルが１０であれば半分くらいまで落としても
お仕事への姿勢や考え方、学んでいく姿勢があれば可能にしてもらいました。
この部署ではやる気と自分の仕事にプライドを持っている方が多いので、1人で抱え込ませない事がわかっていました。出来ないと甘える人では難しく、やりたいと思っている人であれば仲間となり親切にフォローしてくれる部署なので経験が浅くても皆さんと合うと思いご提案しました。

２、残業
毎日の残業ではなく月末に集中すること、慣れてくるとご自身である程度残業も調整できる事もヒアリングからわかりました。時間だけでは多いなと感じますが、なぜ残業になるのかどのような業務を行っているのか。それが分かると応募者の方も働くイメージができます。

３、エクセル
どのような事で使用しているのか確認すると、今スキルが無くても教えてくださる方がいる事と、複雑な事をやっている訳ではないため今後学んで頂ければ可能だとわかりました。そのため、このスキルは必須条件から外しました。
お話を聞くと過去にこのスキルが必要だと聞いてないと言われ自分にはできないという事で揉めた事があったようです。エクセルに抵抗がない方でしたらこれから十分に覚えて頂く事で対応できると思いました。当然事前には応募者にはお伝えします。

４、明るくて元気
もちろん明るい方は周りを安心させるので良いのですが、この部署では明るいよりも責任感を持って業務を回してくれる安定感や、多少無理な事を言われても動じないガッツがある方の方が重要です。例え愛想がなくても臨機応変さや自分が何を求められているのかを分かっている方が確実にこの部署では重宝されます。また、この業務は未経験でもやってみたいという応募方は多いので、お仕事への考え方が合う方でも探したい事を思いお伝えし必須の条件ではなくなりました。

５、協調性
なぜ、この部署が協調性を求めたのか聞いてみました。
以前に、経験がすごくあるたご自身独自のやり方の方が効率が良いと部署のやり方に応じてくれず、次第に周りの皆さんとも上手くいかなくなり退職されたという過去があった為に協調性を求められたと分かりました。
この部署では、一人ひとりの業務負荷や責任はあるのですが連携してサポートし合う文化がある事から、経験者でなくてもお人柄や学んでみたいという方の方がむしろ合うかと思いました。求められる理由がわかるので、それも応募者の方にお伝えできると部署の雰囲気がわかりとても良い情報でした。

このようにお話をしていくと、ご担当者の方も見えていない部署の様子と求める人物像がわかり言語化すると、本当に必要なことや許容できる範囲もわかり良い部署に合う人、自分達は何を大切にしているのかを見える化でき私達とも共通認識ができるようになりました。
人に話すことで自分でも気づかないことが見えたり、言語化される事があるのだと改めて感じました。

そして私はこの部署に合う方を探し始めます。

次に続く・・・