自走する組織を支える！マニュアル構築の重要性〜レイド流「思いやり」を添えて〜

こんにちは！
レイド株式会社　広報担当の村本です。

採用活動を進める上で、多くのスタートアップや人事部門が小規模な企業では、採用プロセスやオペレーションのマニュアル化が後回しになることがよくあります。特に、ひとり人事や人事不在、頻繁に退職者が出る組織において、マニュアル化の遅れは組織全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼしかねません。

本記事では、採用の仕組み化に苦労している企業様に向けて、
当社で提供したマニュアル構築サービスで蓄積したノウハウや再現性のあるマニュアル作成のポイントを担当者の速水の声を交えて紹介します！

思いやりの人♡速水さん

マニュアル作成の背景と課題

Q1. クライアントからマニュアル作成依頼が発生した背景は？

多くの企業で、マニュアルが更新されていない、もしくは情報が分散しているという問題が生じています。メンバーが増える成長フェーズでは、全員が理解できて視覚的にもわかりやすいマニュアルが求められます。特に、採用システム（ATS）などの操作が慣れていない人でも使いやすい環境を整えることが重要です。

情報が古くなり、最新の参照場所がわからない状態が続くと、マニュアルとしての役割を果たさなくなります。そのため、常に最新の情報にアクセスできるよう、スクリーンショットやユーザーインターフェースの変化にも柔軟に対応できる設計が必要です。

使用ツールと経験談

Q2. 今回はどのツールを使用して作成しましたか？

今回使用したツールは、Notionです。無料の範囲で使えて特にチーム全体で閲覧・編集がしやすい環境が整っています。

全体の流れが一目瞭然！見出しごとに詳細なフローが集約されています✍️

有料のツールでしたらesaやKibelaでのマニュアル構築実績があります。これらのツールは、情報を一箇所に集約し、メンバーが効率よくアクセスできるようにするために最適です。

Googleスプレッドシートも利用可能ですが、情報のまとまりが悪く視覚的に見づらくなることがあるため、より適切なツールの使用を検討することが重要です。

マニュアル作成の手順

Q3. 何から着手するとよいのでしょうか？

まず、すでにマニュアルを持っている企業に対しては、そのマニュアルの課題点をヒアリングします。見づらさや情報の更新状況、運用しやすい形になっているかどうかを確認し、必要に応じて再構築します。サポートが終了した後も企業内で継続的に運用できるよう、整備されたマニュアルを提供します。

一方で、マニュアルが存在しない場合は、クライアントが参考にしたいマニュアルやイメージをヒアリングし、それをもとにサンプルを作成しながら本格的なマニュアルを構築していきます。

マニュアル構築のこだわり

Q4. マニュアル構築の際のこだわりポイントは？

誰が見てもわかりやすく、かつ最新情報にアクセスできるようにすることが最大のポイントです。特に、ATSのヘルプ記事や作業箇所のURLをスクリーンショットと一緒に添付することで、操作に迷うことなく視覚的にも理解しやすいマニュアルを提供します。参照すべき情報を一箇所に集約する工夫により、更新作業の手間を省き、管理のしやすさを高めています。

ポジションごとの面談・面接情報を一元化。抜け漏れのないオペレーションに貢献🙌

実際の操作画面のスクリーンショットで対応箇所を指し示し、ヘルプ記事も添付しています！
（親切）

サービスを利用するメリット

Q5. サービスを利用するとどのような課題が解決できますか？

まず、マニュアルの更新作業が効率化され、ノウハウがストックされます。採用業務にフルコミットすることが可能になり、マニュアル構築が後回しになる問題を解消できます。また、マニュアルを構築することでオペレーションの課題を可視化することができるため、採用フローの改善提案も可能になります。弊社がご支援した他社の成功事例を取り入れることで、さらに効果的なマニュアルが構築できる点も大きなメリットです。

利用をおすすめする企業

Q6. 今後、どんな企業にもっと利用してもらいたいと思いますか？

特に、面談や面接のスケジュールに追われ、マニュアル作成が後回しになってしまう企業様に利用をおすすめします。採用フローを整備することで、組織全体のオペレーションがスムーズになり、結果的に業務効率を向上させることができます。特に、ITスタートアップや人事リソースが限られた企業にとっては、採用活動の効率化に大いに役立つでしょう。

まとめ

マニュアル構築は面倒ですが、時間のない人事・採用担当者様にとってはむしろオペレーションの効率化につながり、ひいては採用の「質」も向上します。今一度、マニュアル構築のポイントをおさらいします！

• 全員が理解できて視覚的にもわかりやすいマニュアルであること

• 情報を一箇所に集約し、メンバーが効率よくアクセスできること

• 誰が見てもわかりやすく、かつ最新情報にアクセスできるようにすること

マニュアルを読んだ方が自走できるよう、想いを馳せて構築することが重要だということが伝わってきました！実際に速水が構築したマニュアルは見やすさと親切さに溢れていて、私自身初めて触るATSにも混乱することなく対応することができました！（村本）

当社では採用代行のオプションとしてマニュアル構築サービスを提供しています。
採用を加速させている企業様や有意義な人事業務に集中したいと考えている企業様はぜひお気軽にお問い合わせください！

当社について

「人が活きる社会を実現する」を掲げ活動するHRソリューション企業です。
活きる人とは、
自らの目標を追求し、自己実現を果たす人
他者への配慮や思いやり社会や地域に貢献する人
と定義し、活きる人を増やすことで、世界規模で共創する社会の実現を目指しています。

レイド株式会社 Rayd inc.