選考リードタイムを短縮するための解体新書
「選考のリードタイムが長いのですが、どのように短縮すればよろしいでしょうか？」
ついこの間、こんな話題が社内で沸き起こっていました。採用活動を成功するために、採用戦略の立案、採用ブランディング、採用手法の選定など、様々なテクニック論が存在するのですが、この「選考リードタイム」は非常に重要な要素の1つです。
本ブログでは、選考リードタイムをどのように短縮するのか？と言う施策について触れたいと思います。
0. 選考リードタイムとは
選考リードタイムとは：
候補者さまに応募いただいてから、内定承諾までの日数
選考リードタイムの定義を当社では上記と捉えています。採用企業側からすると、候補者さまから応募いただいた時点でその候補者さまのことを認識することができます。そして、その後に面談や面接を重ねて内定を提示し、候補者さまから内定承諾を得る。ここまでの日数を選考リートタイムと呼んでいます。
0-1. カジュアル面談のフェーズについて
1つ補足をすると、「応募いただいてから」と記載しましたが、昨今、カジュアル面談が当たり前のように実施されることになったため、カジュアル面談を実施しているフェーズは「応募をいただけている前」であるとも表現できます。なぜならば、まだ正式応募前に「興味があるから話を聞く」と言うフェーズであるからです。そのため、本ブログでは、カジュアル面談のフェーズも、選考リードタイムの中に入れて話を進めたいと思っています。
0-2. 選考リードタイムを細かく分類してみる
なんとなく想像されていらっしゃる方もいるかと思うのですが、選考リードタイムは「選考フェーズ」に細かく分類することができます。
・スカウト返信をいただいてから、カジュアル面談設定までの日数
・カジュアル面談設定をしてから、カジュアル面談実施をするまでの日数
・カジュアル面談実施をしてから、1次面接設定までの日数
・1次面接設定をしてから、1次面接実施をするまでの日数
・1次面接を実施してから、1次面接結果を提示するまでの日数
・1次面接結果を提示してから、2次面接設定までの日数
・2次面接設定をしてから、2次面接実施をするまでの日数
・2次面接を実施してから、2次面接結果(内定)を提示するまでの日数
・内定を提示してから、内定承諾をいただけるまでの日数
当たり前のことを記載してるのですが、選考リードタイムを細かく分類すると上記のようになります。これらすべてこだわらなければ、選考リードタイムを短縮することはできません。そのため、本ブログでは上記の分類ごとに何をすべきなのか？を細かく記載してみたいと思います。
とは言いつつ、全選考リードタイムのフェーズごとにアプローチをする前に、基本的に取り組むべきことが多数あるので、それを見ていきたいと思います。
1. 選考リードタイムがいかに重要なのか？
本ブログの冒頭にも記載したのですが、選考リードタイムを強く意識することによって、採用成功率は間違いなく上がります。その理由や、フェーズにまたがるような施策について触れたいと思います。
1-1. 選考結果提示までの日数の平均について
以前に下記を調査してみました。
・書類選考結果提示までのスピード
・面接結果提示までのスピード
「書類選考結果や面接結果をスピーディーに提示してください…！」と現場の方にお伝えしてると思うのですが、その事実(要望)だけだと動いてくださらないことが多いです。そのため、他者がどの程度早いのか？について言及する必要があると思っています。
結論としては、下記の結果でした。
・書類選考結果提示までのスピード
- 応募から24時間以内に結果を提示：40%の企業
- 応募から48時間以内に結果を提示：60%の企業
- 応募から72時間以内に結果を提示：80%の企業
・面接結果提示までのスピード
- 面接実施から24時間以内に結果を提示：50%の企業
- 応募から48時間以内に結果を提示：70%の企業
- 応募から72時間以内に結果を提示：85%の企業
誤解がないように申し上げますと、僕がこれまでのキャリアの中で、僕のお客さまを対象に、1度だけ調査をしたことがあったのですが、上記のような結果となりました。
前提として、僕が所属しているベンチャー・スタートアップのフェーズであり、そしてIT ・ウェブ業界の企業さまの結果であることをご認識ください。
つまり、例えば歴史がある著名な大手企業さまであれば、書類選考結果や面接結果に少し時間がかかる事は認識はしています。とは言いつつも、大手企業さまがDX推進をするにあたり、プロジェクトマネージャーの募集をする事は最近のトレンドではありますが、そうなるとIT ・Web業界の企業さまとバッティングすることが多いかと思います。そのため、上記を参考データとしてご認識いただけると良いのではないかと思っています。
1-2. ファネルにおける離脱が必然的に起きることを認識する
ファネルとは、候補者さまが選考プロセスを進む各段階のモデルとでも言いましょうか。マーケティング界隈だとよく使われる言葉ですが、例えばあるIT企業が展示会を実施したそうしましょう。
・展示会に参加いただいた人数
・展示会に参加いただいてから、商談を申し込む人数
・商談申し込んでから商談を実施するまでの人数
・商談実施をしてから、2回目の商談を実施する人数
というようなイメージです。上記に箇条書きした内容は、下に進むにあたり、どんどん件数が少なくなってくると思います。これがいわゆるファネルです。
採用活動におけるファネルについて、「離脱」が当たり前のように起きること認識しなくてはなりません。
例えば、皆さまも「美容院に行く」時をイメージいただければと思うのですが、例えば「美容院の予約の体験が悪く離脱」「美容院を予約したけれども行くのが面倒で離脱」などをご経験されたことがある方は多いと思います。美容院の事例以外にも、歯医者の予約、飲食店の予約、もしくは転職活動の経験がある方は、転職先の企業との面接などの離脱をした事はあるのではないでしょうか？
ここで何を申し上げたいかと言うと、「採用企業側」からすると、離脱を想定していない方が多くいます。「1次面接通過をした〇〇さんは、2次面接に進む(に決まっている)」と思っていらっしゃる方が多いと思います。ただ、残念ながらあなた(採用企業)の振る舞いで、離脱はものすごく発生していることを認識しなくてはなりません。
1-3. 面接(面談)日時調整URL
HubSpot、eeasyなどの日程調整URLを用いて実施するサービスは多数生まれています。そして、ご利用者は多数いらっしゃるかと思うのですが、ものすごく業務効率が上がります。
面接日時調整においてもご利用いただいてる企業さまは増えて参りましたが、こちらをご利用いただいている企業さまとそうではない企業さまで、面接日時調整率が異なります。つまり、ご利用いただいてる企業さまの方が日次調整率は高いです。なぜならば、面接調整の連絡の往復が極端に少なくなるからです。
面接日時がうまく調整できない理由は、
・候補者さまが提示した日時に、企業側が合わせることができない
・企業側が提示した日時に、候補者さまが合わせることができない
この2つが主です。これは当たり前のように発生します。友人や恋人と会う日を決めるのも同じですよね。
「1月15日の予定はどう？」
「あ、ごめん。その日は難しくて、1月21日だったら行けるんだけどどうかな？」
「あ、その日は予定があって、1月23日はどうかな？」
「オッケー。その日にしよう」
これは連絡が2往復しています。友人や恋人の合う日の調整については、LINEなどでスピーディーになされることが多いかもしれませんが、採用活動の現場において、候補者さまとここまでスピーディーに連絡が取れる事はあまり多くはありません。もちろん、WantedlyやYOUTRUSTなど、SNSに近いような採用媒体であれば、スピーディーに調整することができるかもしれないのですが、特に在職中で日中プライベートのメールをご覧いただくことが難しい候補者さまは、1日1回、連絡が往復する程度になります。もし仮に1日往復で面接日調整ができない場合、その時点で2日や3日と言うリードタイムがかかってしまいます。
一方で、日時調整URLを導入していた場合、タイムリーにお互いの予定を閲覧することができるため、即座に調整が可能になります。そのため、リードタイムの短縮のためには導入しない理由があまり見当たりません。ただ、ここで1つ、皆さまが所属している企業の「文化」の壁が発生します。それは、
「当社は、各メンバーがカレンダーの入力手法が様々なので、意図的にブロックしているなど、なかなか空き日時がわからないのですよね」
と言うパターン。日次調整URLは、カレンダー上で空き日時を候補者さまに提示できる仕組みになるのですが、各社において「作業」「ブロック」などでカレンダーの空きがない企業さまも多くあるかと思います。この場合、逆に日時調整を阻害してしまう可能性もあるのです。そのため、日時調整URLを導入することが難しいと。
ただ、これは本当に人事の力量によります。社内のカレンダー調整のルールを変えて、採用活動を成功させるために、空き日時をきちんと準備してもらうと言うやり方もあります。本件について詳しく記載をするとだいぶ長くなってしまうので、割愛するのですが、企業の文化を変えることも人事の仕事の1つだと思いますので、ご認識いただければと思います。
2. 各選考フェーズにおいて、何を取り組めば良いのか？
では、各選考フェーズにおいて、細かく何を取り組めば良いのか？について見て参りましょう。
2-1. スカウト返信をいただいてから、カジュアル面談設定までの日数
まず前提として、エージェントからの応募については、カジュアル面談が存在しないことも多いかと思うのですが、媒体からスカウトメールを送信して、返信をいただいたときの話をしましょう。
皆さん、スカウトメールは骨が折れる業務ですよね。各媒体によって返信率は異なりますが、ものすごく苦労してスカウト返信があったのにもかかわらず、スカウト返信があってから、その後の返信のスピードが遅い企業さまは多数存在しています。
本項目(本選考フェーズ)のみに適用する話ではないのですが、
「候補者さまがホットな状態で連絡を取り合う」
これは非常に大事です。「鉄は熱いうちに打て」とはよく言ったものの、候補者さまの熱量が高い状態で連絡を取り合うべきです。特にスカウトメールを返信したタイミングは、候補者さまがホットな状態であることも多くあるので、なるべくスピーディーに返信をしたいです。理想としては3時間以内。
本項目を記載しながら思ったのですが、2-0.が存在すると思っています。順番が前後しますが、
「2-0. 応募いただいてから書類選考結果提示までのスピード」です。
これも非常に重要度が高いです。なぜならば、応募をいただいた時点は、少なからずその企業さまに興味があると言うことになるため、クイックに書類選考結果の提示があれば、すぐに面接の日時(カジュアル面談の日時)の調整が進むことがあります。応募から数日経過してから、選考結果を提示すると、調整率が下がると言うデータも存在しています。
話を戻しますと、スカウトメールの返信をいただいてから採用企業側が返信をするスピードについては、徹底的にこだわりたいところです。
2-2. カジュアル面談設定をしてから、カジュアル面談実施をするまでの日数
本項目も見落としがちな観点になります。
いざ、カジュアル面談の日時を調整できた！と思っているそこのあなた、カジュアル面談が1週間後、2週間後、と言う場合はありませんか？予定的に致し方ないのかもしれないのですが、これは「採用競合視点」を持たなくてはなりません。
仮に、カジュアル面談が1週間後に設定されるとしましょう。
その理由はカジュアル面談担当の予定が埋まってしまっていたからと言う理由。ただ、その1週間と言う期間において、少し大げさな話をすると、5社程度、カジュアル面談が実行されている可能性もあります。後述するのですが、採用活動が上手な企業さまは、カジュアル面談「最中」に次の面接の日時を決めることもあります。なぜならば、選考リードタイムの重要性を理解しているからです。
そして、非常にスピーディーな企業さまだと、カジュアル面談の「実施日」に「この後1次面接どうですか？」と提案をする企業さまもいらっしゃいます。その場合、カジュアル面談と1次面接を同時に実行し、気づけば2次面接の調整に入っている、なんてこともあります。さらに、その2次面接があなたの企業さまが面談を実施する1週間後よりも早くされる、なんてこともあります。つまり、あなたの企業さまが1週間後にカジュアル面談を実施する、その前に2次面接を既に実行されている、なんてこともあります。
興味深いのは、スカウト返信をした日時は同じなのに、ここまで差が出てきてしまうのです。
「山根さん聞いてください、カジュアル面談を設定した候補者さまがZoomに現れなかったんです」
と言う話を聞くことがありますが、話をよくよく聞いてみると、上記のような事例であることもあります。「あ、それは無断キャンセルをされてしまう可能性もありますね」とお伝えしてるのですが、もちろん候補者さまのリスペクト観点について言及すべきところではあるのですが、その原因を作っているのはあなたであることは、少し視野に入れていただけると良いのではないでしょうか。
2-3. カジュアル面談実施をしてから、1次面接設定までの日数
※こちらは、2-1と同等の内容も含まれることをご認識ください。
まず、カジュアル面談は、候補者さまの選考意欲がそこまで高くないこともあり、1次面接までアサインすることが難しい場合も多いです。選考意欲が高くないのに「当社の次の面接に進んでください！」とプッシュしすぎると、候補者さまは逃げてしまうことも多いです。そのため「転職意欲が低い候補者さまが最近多いのですよね」と言うお悩みもいただくことがあるのですが、ただ、これも少し自責で考えてみましょう。
少し遠回りして説明をしましょう。
おそらく採用活動に携わっていらっしゃる方であれば、誰しも経験があるかもしれないのですが、カジュアル面談時に、「すみません、御社は非常に魅力的だったのですが、直近仕事が少し立て込んでいることと、転職活動を本格開始するまで少し時間がかかると思うので、こちらからご連絡させてください」と候補者さまが言い、1次面接日時についてはまた追ってご連絡をしよう。なんてことを経験された方もいらっしゃると思います。
そんな中で、「そろそろ〇〇さんに連絡してみようかな」と採用媒体を開いてみると、
「え！転職してる！」
そんな事実を知ってしまった。
つまり、おそらく御社がカジュアル面談をしている最中に、別の企業ともカジュアル面談を実施し、別の企業は2次面接に進んでいて、内定を提示され、入社承諾をした、と言うパターンです。
何が言いたいかというと、
「選考意欲が低い候補者さまが最近多いのです」と言う言葉を実績として捉えてみると、「御社の惹きつけ不足」である可能性があります。可能性が「高いです」と表現しても良いかもしれません。
昨今、少子高齢化によって、求職者の数が非常に少ないです。そのため、転職活動をアクティブに実施している候補者さまの方が少なく、どのように「口説くのか」が非常に重要な要素になります。そんな中で、転職意欲が低い人と面談をすることの方がたくさん発生する中で、どのような声をかけるのか、どのようなプッシュをするのかについては、カジュアル面談担当の腕の見せ所になります。
むしろ、これができなければ、カジュアル面談担当にアサインをしない方が良いのです。「採用活動でその企業の成長は決まる」とはよく言ったものの、採用担当の能力や属性によって、入社する候補者さまのレベルも決まるといっても過言ではありません。
上記ブログも参考になるかと思うので、ぜひご覧いただければと思います。
また、少しオペレーティブな話をすると、カジュアル面談を実施してから、1次面接調整まで到達するために、定期的に連絡を取り続ける必要性もあります。これは企業さまによってオペレーションを決めていただければと思うのですが、1ヵ月に1度のペースでご連絡をしていただけると良いと思います。ただ、「連絡の仕方・内容」がわからない場合は、下記ブログの2-10をご覧ください。様々なアプローチ手段があります。
2-4. 1次面接設定をしてから、1次面接実施をするまでの日数
本項目は2-2で記載した内容とほぼ同様です。
つまり、1次面接を設定した日から、実施する日のリードタイムが長くなればなるほど離脱が多くなります。そのため調整するなら「明日」です。なるべくリードタイムを短くして設定するように心がけてください。
とは言いつつも「明日に調整なんて、明日の予定が埋まってるから難しくないですか？」と思われる方もいらっしゃるかと思うのですが、少し別の話をしましょう。
まず、選考リードタイムを短くするためには、現場(面接官)の協力は必須中の必須です。僕が過去に支援をしていた企業さまにこんなルールがある会社がありました。
「社内ミーティングの予定があったとしても、採用面接はそこにかぶせて調整して良い」
と言うルールです。
面接官を担当するメンバーは一定の役職があることが多いです。そのため、社外のお客さまとのミーティングもありますし、社内のミーティングがあることも多いです。そのため、必然的に予定が埋まってしまっている。この場合、面接に進調整を担当する側からすると、空き予定がなくすごく難しい、ということもよく発生します。
そんな中で、重要度が高い社内ミーティングはどの程度ありますでしょうか？ルーティンで入っているミーティングもあるでしょうし、その役職者が必ずしも参加をしなくて良いミーティングも存在しています。
何を申し上げたいかと言うと、選考リードタイムを短くするためには、このような工夫も必要であると言うこと、そして現場の方、また経営陣からの強烈なフォローアップも必要です。前述した事例は、経営陣が採用活動にとてつもない強いコミットをしており、このようなルールを作っていました。採用活動のことを軽視している経営陣は少ないと思います。その尺度は一旦さておいて、経営陣を動かすことも人事の1つの仕事と言えるでしょう。
2-5. 1次面接を実施してから、1次面接結果を提示するまでの日数
どんなに遅くても24時間以内です。
もちろん、選考結果がどうしても出せない・悩む時間が欲しい、と言うのであれば致し方ないのですが、1次面接の結果において悩むと言うのは、根本的に
「求める人物等が決まっていない」
「選考としてのスキルが満たしていない」
のどちらかに分類されることがほとんどです。この2つが整っている前提で言うのであれば、24時間以内、と言う話です。
そのため、人事側からすると「面接結果を早く下さい」と催促をすることが多いと思うのですが、上記の2つの満たしていないゆえに遅くなってしまっていることが多いため、まずそこを抑えましょう。
詳しくは上記のブログをご覧いただければと思うのですが、こちらに自信がない企業さまについては、きちんと決めることをお勧めします。
2-6. 1次面接結果を提示してから、2次面接設定までの日数
本項目は2-1とほぼ同じ内容になります。
1次面接結果を提示してから、2次面接の設定スピードが早ければ早いほど良いです。理想は「明日」です。同じようなことを前述しましたね。
ここで1つ別の角度の話をしましょう。本フェーズで求職者が離脱してしまう場合、オペレーティブな問題の言及はすべきですが、「1次面接における引きつけ観点」が要素の1つとして挙げられます。惹きつけとは「口説き」のことです。1次面接はどうしても「見極め」観点が強く入ってくるゆえに、「引きつけ」観点が弱くなってしまうことも多いです。もちろん、見極めに時間をかけていただきたいのですが、特に質疑応答に関しては完全に引き付けに寄せてほしいのです。
上記ブログの3-2をご覧いただければと思うのですが、質疑応答は「引きつけ」の大チャンスになります。前述した通り、1次面接が見極め要素が多くなることはもちろん認識しているのですが、引きつけ観点を間違いなく入れるべきです。ただ、「引きつけの時間がない」と言う方もいらっしゃると思います。その場合は、質疑応答の時間を引きつけに当ててください。存分にPRをしてください。これを実行すれば、2次面接調整率は上がると思います。そしてリードタイムの短縮にもつながるかと思います。
2-7. 2次面接設定をしてから、2次面接実施をするまでの日数
こちらは2-4に該当する内容がほとんどです。
そのため、内容については割愛したいと思います。
2-8. 2次面接を実施してから、2次面接結果(内定)を提示するまでの日数
2-9. 内定を提示してから、内定承諾をいただけるまでの日数
上記については、2つの項目をまとめて説明したいと思います。
本ブログでは、選考リードタイムと言う項目について説明していますが、このフェーズまでたどり着くと、選考リードタイムを最優先順位に設定しなくても良いです。なぜならば、このフェーズでは一挙手一投足の駆け引きが必要になってくるからです。
詳しくはこちらをご覧いただければと思うのですが、最終面接結果を提示するまでのスピードや、内定を提示してからの駆け引きについては、連絡が早ければ早いほど良いと言うわけではありません。
連絡をするタイミングや、連絡をする手法、伝え方、などの様々な要素があります。本ブログでこちらを全て説明すると弁長になってしまうため、前述したブログをご覧いただければと思います。
3. 補足
本ブログを書き進めて感じたのですが、
・選考リードタイムを短縮するためにと言う観点
・歩留まりの改善と言う観点
の両者に触れるべきだと思いました。
歩留まりとは、応募いただいてから内定承諾するまでの各フェーズにおける遷移率とご理解ください。選考リードタイムと言うのは「日数」ですが、ただ単に日数を短縮したとしても「選考の離脱」が起きてしまっては最終目標である入社承諾人数の最大化をすることができません。そのため、歩留まりをいかに上げていくのか？と言う観点は非常に重要になります。
そんな中で、本ブログの補足としてご紹介したいブログがいくつかありますので、下記に記載いたします。
3-1. 1次面接調整率上げるための施策
選考リードタイムを短縮するために、そして歩留まりを向上するために「1次面接調整」と言うフェーズは最も重要と言っても過言ではありません。
その調整率をどのように上げていくのか？と言う部分に言及したブログです。参考までにご覧ください。
3-2. 面接調整率を上げるために、様々なことを考える
こちらのブログは上級編といいますか、少し角度を変えた内容になります。上級編と申し上げたのは、「面接調整率の改善をする」と言う問題と直面をした場合に、どこまで本質的なアプローチができるのか？については、その当事者の方の人間的な器が直結します。
・どこまで相手の靴を履けるのか？
・どこまでその事象を客観的に捉えることができるのか？
・メタ認知ができるのか？
など非常に重要で、ただこれは今日・明日でできるかというと、そんなこともありません。そのため、ご覧いただいてもピンとこない可能性があるかもしれないのですが、非常に、非常に重要な内容になるため、参考までにご覧いただければと思います。
最後に
皆さんいかがでしたでしょうか。
※当社の採用/人事組織系支援にご興味がある方はお気軽にお声掛けください。
今後も採用/人事系のアウトプットを続けていきます。
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