担ったTo Doは即実行 〜仕事を溜めないTo Do管理スキル〜

リモートワークでより良い結果を生み出し、仕事を溜めないためのTo Do管理のあり方とは？今回は、会議中から取り組むべき即実行スキルについて紹介します。

ボールは持ったままにせず、すぐ投げ返せ！

前回の記事の後半では、抜け漏れを防ぐ瞬間的なアプローチについてお話しました。短時間で終わり、かつ現状を改善できるようなひと手間は、会議が進行するその場で実行に移そうということです。

To Doのアクションをキャッチボールに捉えるならば、ボールをすぐに投げ返す習慣づけが大切になってきます。起こすべきアクションの内容によっては、ボールはたまに鉄球に変化するかもしれません。しかるべき準備が必要ですぐに投げられない時は仕方がありません。
しかしこのような例外を除けば、「スケジュールの確認」「何らかの意見を聞く」といったアクションはすぐに投げ返せるもの。即実行に移さないことは、抜け漏れや信頼感を失うリスクを高めてしまうので注意が必要です。

その場でカレンダーに追加する

個人的には、準備する時間をその場でカレンダーに入れるようにしています。関係するメンバーとすぐに画面共有するなどして、アクションを起こしていることを周囲に可視化することも大切です。私が「すぐやる人間」だというのは、もはや社内の共通認識。こういった即実行スキルは、往々にして信頼関係をつくることにもつながります。なるべく漏れないようにするためには、「忙しい」で後回しにするのではなく、漏らさない対応をその場ですること。このスピード感の積み重ねが、信頼度を上げていくことをぜひ意識してもらえればと思います。

例えば、所要時間30分の文書作成というTo Doがあるとすれば、まず、カレンダーに追加することが即実行のアクション。カレンダーに追加しないのであれば、それ自体が「忘れてしまっていたら、ごめんね」と未来の自分や関係するメンバーに向けて宣言しているみたいなものだと、厳しく認識すべきです。

自分の目に残る仕掛けを張り巡らせる

カレンダーにTo Doを追加することは、メンバー間の共有であると同時に「相手への訴えかけ」でもあります。さらに見落としや漏れがないようにするために、必ず自分のルーティンにTo Doやリマインダーを入れていくなど、自分に向けた仕掛けを繰り出すことも重要です。

①カレンダーチェック
まずは、毎日見るカレンダーのチェックが第一歩でしょうか。私は業務開始と同時に1日の流れを確認する習慣をつけています。このルーティンを崩さなければ、想定外の緊急対応がない限りは見落としが生じないはず。

②自分宛にメールする
私は受信したメールは必ず返信する&アーカイブに残すと決めているので、メールBOXに未読状態で残っているものは、まだ手をつけていないTo Do案件ということになります。仕事を終えるときには未読メールがゼロの状態になるよう心がけています。

このゼロ状態が心地よいと感じるようになりましたが、逆説的に見れば未読メールが溜まっている状態が「よし、やってやろう！」とスイッチを入れることにもつながっているのかな、と思う節もあります。

③チャットツール「Slack」のリマインダー機能
チャットツールのリマインダー機能も有効です。メッセージを長押しすると、10分後、30分後、1時間後、翌朝など、指定した日時にまた未読にして再表示してくれる機能です。未読ゼロ状態を貫くにはぴったりな機能だなと思っています。再表示して見落としする可能性を最小限にしてくれるので、とても便利です。

そのほか付箋は必ず見えるところに貼ることなども、仕掛けとしては有効です。状況や好みに応じて使い分けができれば、自ずと見落としや対応漏れは減ってくるはずです。

溜まっていくTo Doに頭を抱える人は、これらの即対応スキルが備わっていない場合がほとんどです。まずは、会議の場でできることをアクションに起こす。未対応のTo Doに関しては、ゼロに近づけるべく上記の3つの仕掛けを参考に即対応を習慣づけていく。ゼロにできたら、次はその状態をキープできるよう努力する。これができれば、紛れもなく良い流れが生まれてくると信じています。

どこまでいっても、リモートワークでは個人の意識の運び方がカギ。「あらゆるツールを使いこなして、即アクションを起こしていこう！」とするモチベーションが大切です。少しタフに感じる人もいるかもしれませんが、あえて自らを厳しい環境に置くことで、淀みなく業務を進められるスキルが備わっていきます。

→参考：会議では必ずTo Doを決め、すぐ行動を！