[読書メモ]自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術
プロジェクトの進行にあたって、いかに効率よく仕事を進められるか？というところを非常に意識して仕事をしている。
何か参考になる書籍はないかと思い、この本を手にとった。
仕組みとはなにか？
「仕組み」とは、「 誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステム」のこと。つまり、「再現可能なシステム」のことをいう。
そして仕組み化の際は、「才能に頼らない」「意志に頼らない」「記憶に頼らない」の3つのポイントを押さえておくことが重要。
仕組み化によって、どこを改善するのか？
時間削減できそうな仕事を洗い出す
− 自分の中で「これが当たり前」だと思って取り組んでいる仕事
− 日常業務を振り返って、仕組みにメスをいれる対象を見つける
私の例でいえば、週の終わりに「K きづいたこと W わかったこと T ためすこと」でまとめたことを翌週に実施する。みたいな部分にあたる。
ここで実施したことでいうと、会議や企画用のWIKIをテンプレート化したり、プロジェクトの不要な作業をやめたりといった効率化につながっている。
1. 時給思考
「時給思考」とは、たとえばzoomに社員4人が集まって1時間会議するのであれば、「時給2000円×4人」で8000円のコストがかかっていることを自覚する、という考え方。
時給思考の考えがないと「時間は目の前にあるだけ使い切ればいい」と勘違いしてしまう。
例えば、60分の会議が30分で終わったとして、そこで終了すれば一人あたり4000円のコストしか発生しないので、時給思考的によい。しかし、実際はそうではない。余った30分は"コミュニケーション"というマジックワードで雑談に消費されてしまう。雑談が悪いわけではないが、時給思考的には良いとはいえない。
2. ミス撲滅委員会
ミスをした本人ではなく、ミスが起こるようになっている「仕組み」が悪い。なぜなら、だいたいのことは過去に同じようなミスをした人が必ずいるはずであり、そのミスを防ぐ「仕組み」が事前に共有され、業務フローに反映されていれば、無駄に新たな「被害者」をつくる必要がないから。
自ら起こしてしまったミスや、現場で直面したトラブル、判断に困った出来事などを、どんどん書き込んでいく。具体的に書き込むのは、「報告者」「事案が発生した日付」「当事者名」「ミスの概要」「ミスの詳細」、そして「そのときとった対応」まで。集めたミスは会議で共有し、再発を防ぐ仕組みを全員で考える。
「習慣」とは、昔の自分がつくった「仕組み」です。 「慣習」とは、昔の他人がつくった「仕組み」です。
つまり、陳腐化された「仕組み」を使い続けることは、自分の成長を阻害する足かせになってしまうので、定期的にアップデートする。
ミスは経験なので善。それを防ぐ仕組みがない組織が悪。
3. チェックシート
人に教える手間は一回、自分でこなす手間は一生
チェックシートを作成する際の注意点
① チェックシートだけ見れば分かる内容にする
② 誰が見てもミスが発生しない内容にする
③ ミスが無くなるまで繰り返し改善する
誰でも同じ成果がでるマニュアルをつくることができたときに「仕組み化」が完成する
学んだこと
仕組み化とは、誰がやっても再現可能なシステムのこと
そのシステムをつくるためには、ミスを会議で共有し、再発を防ぐ仕組みを考える
そして、誰でも同じ成果がでるマニュアルをつくることが重要