大学職員の業務とChatGPT ―職能「ChatGPTアシスタント」を持つ大学職員を措定した試論―
はじめに
※長くなりました。。本題はこちらから。
2023年3月26日追記：ここでの議論を大学IRに適用した記事を書きました。
大学職員のみなさま、今日もChatGPT使っていますか。
既に大賑わいのChatGPT界隈。エンジニア、デザイナーを中心に、その大波は全てを巻き込み現在に至ります。今しがたプラグインまで発表されてしまった。大学職員界隈でもChatGPTの活用事例が色々提案されているようですね。界隈には思ったより浸透していないようです。
ともかく、今が楽しくて仕方がありません。
今回、「ChatGPTを扱う職能を持った大学職員がいたら何すんだろうな」という興味で記事を書きました。
大学で働いてきた私の経験や主観をできるだけ排除した抽象的な言語オブジェクトとして大学職員の要件を定義し、ChatGPTを扱う職能を与えてみて、その大学職員が一体何をするのか？という実験です。
結論は「想像以上にすげー色々やってくれそう」でした。
この記事の全ての土台は、ChatGPTをリリース当初から使い込んでいる先人たちの知恵です。可能な限り引用元を示すつもりですが漏れがあると思います。ご了承ください。なお使用バージョンはGPT-4で、使用言語は英語です。-3.5でも日本語でも似たような結果が得られると思います。たぶん。
前段：ChatGPTの使い方
ChatGPTの最低限の使い方を抑えていないと、よからぬ勘違いが起きてしまう可能性が高いです。今後ChatGPTを搭載したAI製品はもっとチューニングされるはずなのでここまで気を遣う機会は減ると思いますが、トゲトゲ剝き出しのChatGPTを扱うために着けると便利な手袋の紹介です。
あまり使っていない人が記事を読むかもと思って5つまとめました。
n番煎じなので、興味ない方は飛ばしてください。
1. 相手に敬意を払って対話する
敬語で話すと出力の質が上がります。
相手をロボットだと舐めた口聞いていたら出力の質が落ちます。
こちらの記事が詳しいです。
2. 指示、文脈、入力、出力を明示する
Generative AI界隈のスター、深津さんが最初に発信した(と私が思っている)プロンプトデザインです。この4点を明示すれば出力の質が上がります。
動画44:00-より
3. ソクラテスメソッドを導入する
一方的に何か教えたり教わったりするだけではもったいない。対話を通じたアイデア・思考のブラッシュアップが有効です。
動画5:55-
4. プライバシー保護された情報を入力しない
terms of useに、API以外から取得したコンテンツをサービスの開発および改善に役立てる的なことが書いてあります(2023年3月24日現在)。
Webアプリ版ChatGPTを使うならネットの海に放り投げて良い情報を使えば無難だと思います。
5. 入力と出力は表裏一体
想定していた出力結果が得られない場合や、「やっぱAIなんてこの程度か」的な感想を抱いた場合は、入力の質が低いことが多いです。「知の鏡」という表現がすごく好きで援用しますが、ChatGPTはもう一人の自分を映す鏡だと思います。
私はGPTを知の鏡だと思っています。知の鏡とは、自分の知能を反射してくれる存在だと思っています。多くの人が混乱していますが、動物が鏡に混乱するように、この知の鏡が今まで存在しなかったためだと思います。知の鏡は自分の知能を補う働きがあると考えます。 https://t.co/5aIfnV1s3T
— あるふ (@alfredplpl) March 22, 2023
本題：抽象化された大学職員オブジェクトがChatGPTを活用してみるデモンストレーションをChatGPTにさせた
実行の方法
大学職員は一枚岩ではありません。大学職員であれば、多層にわたり折り重なった価値観や環世界がうずまく、職場としての大学をよくご存じだと思います。部署が違えば世界も様変わり。なので「ぼくが考えた最強の業務改善方法と、それを実現するためにぼくが考えた最強のプロンプト」を記事に書き殴っても界隈への貢献は極めて薄いと思いました。すでに多くの先駆者が記録を残していいて、なによりChatGPTの環境も目まぐるしく変わっていくので。
そこで、「ChatGPTが抽象化した大学職員像」の中に定義された部署および能力等に「ChatGPTアシスタント」という未来の職能を措定・追加した上で、「ChatGPTアシスタント」の活用方法とその具体的なプロンプト文をChatGPTに訊くことにしました。
おおまかな手順は以下の通りです。主語はぜんぶChatGPTです。
大学職員オブジェクトの要件を定義する
要件に大学職員の能力”ChatGPTアシスタント”を追加する
特定の部署が抱えている問題・課題を3つ提示する
3.の部署に属する大学職員が持つ能力“ChatGPTアシスタント” が、3.問題・課題の解決に寄与する方法を提示してもらう
4.を実現するための入力プロンプト文(=ChatGPTにインプットする文章)を提示してもらう
プロンプトは結構長くなった(途中でかなり寄り道している)ので、要所のみ示します。落合陽一先生考案の言語オブジェクト実行プロンプトを参考にしました。感謝と感動を。多分まだ全部理解できていない。
1. オブジェクトを作成
— 落合陽一 Yoichi OCHIAI (@ochyai) March 22, 2023
2. オブジェクトはサブオブジェクトを持つ
3.サブオブジェクトは特定の知識や能力を持つ
4.サブオブジェクトは特定の状態を認識する能力を持つ
5.初期状態は特定の条件を満たす
6.サブオブジェクトは特定の状態を認識できる
7.管理オブジェクトが存在
プロンプト全体に需要があればGitHubにでも公開します。
実行(1) 大学職員オブジェクトの要件を定義
大学職員を言語オブジェクトとして実行した結果が以下の通り。
# University Administrative Staff
## Management Object
- Initial State: Initialized with a list of sub-objects and knowledge about their specific capabilities.
## Sub-objects
### Admissions
- Knowledge: Application process, evaluation criteria, enrollment statistics, and deadlines.
- Abilities: Process applications, evaluate applicants, provide admission decisions, and maintain records.
- State Recognition: Application submission, evaluation, decision, and acceptance.
### Financial Aid
- Knowledge: Scholarships, grants, loans, work-study programs, and tuition assistance.
- Abilities: Determine eligibility, award financial aid, manage financial aid records, and provide assistance to students.
- State Recognition: Application submission, evaluation, awarding, and disbursement.
### Student Affairs
- Knowledge: Student orientation, housing, counseling, academic support, and campus events.
- Abilities: Plan events, provide support services, manage student housing, and address student concerns.
- State Recognition: Event planning, issue resolution, and support service provision.
### Academic Affairs
- Knowledge: Course scheduling, academic policies, curriculum development, and faculty management.
- Abilities: Schedule courses, enforce academic policies, manage faculty, and oversee curriculum.
State Recognition: Course offering, policy enforcement, and curriculum development.
### Human Resources
- Knowledge: Hiring policies, employee benefits, payroll, and performance management.
- Abilities: Recruit and hire staff, manage employee benefits, process payroll, and oversee performance evaluations.
- State Recognition: Job posting, candidate evaluation, onboarding, and performance review.
マネジメントオブジェクトを除いたサブオブジェクトは以下の5つ。
Admissions 入試課
Financial Aid ファイナンシャルエイド(学生の奨学金支援的なやつ)
Student Affairs 学生課
Academic Affairs 教務課(っぽい)
Human Resources 人事課
アメリカのカレッジ的な雰囲気はありますね。これを大学職員の部署ということにしましょう。このサブオブジェクトに知識、能力などが定義されています。これは各大学職員が持つべきステータスでしょう。
この時点で既に楽しいですね。ドメインに依存して論じられがちな大学職員の要件を比較的客観的に定義できるとは。サブオブジェクトをもっと改造して部署を追加しても良かったんですが、今回は行っていません。
実行(2) 要件に含まれる大学職員の能力として”ChatGPTアシスタント”を追加する
以下のプロンプトを実行しました(イメージが伝わってほしいので日本語訳にしてます)。
大学事務職員オブジェクトに「ChatGPTとのやり取りで創発できる業務」を追加してください。
これは、LLM ChatGPTそのものを大学に置くのではなく、ChatGPTというサービスを利用するスタッフの可用性の可能性を大きく広げることを目的としています。
出力結果がこちら(同じく日本語訳)。
「ChatGPTとの対話によって創発される仕事」を大学事務職員（機関研究）オブジェクトに組み込むには、職員がChatGPTと対話することで仕事の能力を高めることを促進する「ChatGPTアシスト」というサブオブジェクトを新たに導入すればよいでしょう。
いいですね。「ChatGPTアシスト」、分かりやすい。
実行(3)(4)(5) 問題・課題に基づくChatGPTの活用方法の提示
以下の3つはまとめて実行しています。
特定の部署が抱えている問題・課題を3つ提示する
3.の部署に属する大学職員が持つ能力“ChatGPTアシスタント” が、3.問題・課題の解決に寄与する方法を提示してもらう
4.を実現するための入力プロンプト文(=ChatGPTにインプットする文章)を提示してもらう
以下のプロンプトを実行しました。
Now let's manifest the availability of the object in a concrete and realistic way to create results for the University Administrative Staff.
1. focus on three problems that University Administrative Staff working in [サブオブジェクトの部署名] face that are specific to university administration
2. propose a solution to each of the three problems using your ChatGPT abilities.
3. please provide a markdown of the prompt sentence for each solution.Where a solution is abstract, please replace it with an example of a concrete thing or event.
以降、部署ごとに出力結果のDeepL翻訳を羅列します。順番が実行順そのままなので、上記リストと異なります。すみません。。
途中で出力が切れた部分を継ぎ接ぎしていますのでその点もご承知おきください。
結果(1) 人事課
問題1：優秀な教員の獲得と維持
大学の人事部は、特に競争の激しい分野で、優秀な人材の獲得と維持に苦労することが多い。
ChatGPTの能力を使った解決策：
ChatGPTは、ターゲットとなる職務記述書の作成、独自の福利厚生の強調、優秀な候補者にアピールする魅力的な労働条件の作成において、人事を支援することができます。また、成功した採用キャンペーンのデータを分析することで、希望する候補者のニーズや嗜好に焦点を当てた、カスタマイズされたアウトリーチ戦略を作成することができます。
**プロンプトの例：***。"ChatGPT、本学の強力な研究支援と共同研究の機会を強調するコンピュータサイエンス教授職の職務記述書を作成するのを手伝ってください。"
課題2：多様な従業員の管理
大学では、教員、研究者、事務職員など、さまざまな職員が働いており、それぞれ独自のニーズや期待、規制があります。
ChatGPTの能力を使ったソリューション：
ChatGPTは、多様な従業員を管理するためのベストプラクティスに関するガイダンスを提供することで、人事担当者を支援します。関連するデータを分析し、異なる従業員グループに対して、ポリシー、福利厚生、能力開発の機会を効果的に伝えるための洞察を提供することができます。さらに、ChatGPTは、大学職員のユニークなニーズをよりよく理解し、対応するためのカスタマイズされたトレーニングプログラムを作成することができます。
**プロンプトの例：***。"ChatGPT、非常勤講師や研究助手のユニークなニーズを管理スタッフがよりよく理解しサポートできるように設計されたトレーニングプログラムの概要を教えてください。"
問題3：変化する規制へのコンプライアンスの確保
大学は、労働法、税法、安全基準など、従業員に影響を与える地域、州、連邦の規制の変化に常に対応する必要があります。
ChatGPTの能力を使ったソリューション：
ChatGPTは、関連するソースを監視し、その内容を要約することで、人事担当者が最新の規制を把握できるようにします。最も重要な最新情報をわかりやすい形で提供します。ChatGPTは、これらの新しい規制を確実に遵守するためのチェックリスト、行動計画、トレーニング資料を作成することもできます。ChatGPTは、タイムリーな情報とガイダンスを提供することで、人事担当者が必要な変更を効率的かつ効果的に実施し、コンプライアンス違反による罰則のリスクを低減し、良好な職場環境を促進することを支援します。
**プロンプト例:**。"ChatGPT、私たちの大学が新しい連邦労働法に準拠していることを確認する必要があります。それに応じて人事ポリシーや実務を適応させるために、私たちが取るべき主要なステップのチェックリストを提供してもらえますか？"
ChatGPTは、人事部門に所属する大学事務職員が直面するこれら3つの問題に対応することで、大学は採用・定着戦略の改善、多様な人材の効果的な管理、変化する規制へのコンプライアンスの確保を実現することができます。ChatGPTがこれらの課題を解決することで、より効率的で生産性の高い大学運営を実現することができるのです。
結果(2) 教務
問題1：カリキュラムの作成と改善
大学の教務担当者は、進化する教育水準と業界の需要に応えるため、カリキュラムを継続的に更新・改善する必要があります。
ChatGPTの能力を使ったソリューション：
ChatGPTは、現在提供されているコースを分析し、業界のトレンドと比較することで、カリキュラムを更新または拡張する必要がある領域を特定することができます。また、新しいコースの提案や既存のコースの修正を提案し、カリキュラムを適切かつ魅力的なものに維持することができます。
**プロンプトの例：***。"ChatGPT、コンピュータサイエンスのカリキュラムを分析し、現在の業界動向と需要に沿った3つの新しいコースを提案してください。"
課題2：効率的な講座のスケジューリング
様々な学部、教員、学生のニーズに合わせた授業スケジュールの調整は、スタッフが複数の制約や優先順位のバランスを取る必要があるため、困難です。
ChatGPTの能力を使ったソリューション：
ChatGPTは、過去の受講者データ、教員の稼働状況、教室のリソースを分析することで、教務担当者が最適な講義スケジュールを作成できるよう支援します。履修の重複を最小限に抑え、リソースを最大限に活用したスケジュールを提案することで、履修登録をスムーズに行い、学生にとってより良い教育体験を提供することができます。
**プロンプトの例：***。"ChatGPT、教員の空き状況や教室のリソースを考慮して、次の学期の最適なコーススケジュールを作成するのを手伝ってもらえないだろうか？"
課題3：アカデミック・インテグリティの確保
アカデミックインテグリティを高いレベルで維持することは、大学の評判と信頼にとって極めて重要であり、教務担当者はアカデミックディスオニーの事例を監視して対処しなければなりません。
**ChatGPTの能力を活用した解決策：**。
ChatGPTは、盗作やカンニングなどの不正行為を検知するためのツールやリソースを提供することで、教務担当者を支援することができます。学生の提出物を分析し、膨大なソースデータベースと比較することで、一致する可能性のあるものを特定することができます。さらに、ChatGPTは、アカデミック・インテグリティの方針、手順、学生や教職員にアカデミック・インテグリティの重要性を教育するための教材の開発を支援することができます。
**プロンプトの例：***。"ChatGPT、新入生向けにアカデミック・インテグリティに関する教育モジュールを作成するのを手伝ってください。剽窃、不正行為、適切な引用の仕方などの話題を扱います。"
結果(3) 学務
問題1：学生のメンタルヘルスとウェルビーイングをサポートする
大学は、学生の精神的な健康と幸福という増大する懸念に対処し、学生が必要なリソースとサポートを利用できるようにする必要があります。
ChatGPTの能力を使った解決策：
ChatGPTは、学生課のスタッフが、ストレス軽減プログラム、カウンセリングサービス、ピアサポートネットワークなど、学生のメンタルヘルスをサポートするための効果的な戦略を特定するのを支援することができます。また、利用可能なサポートサービスについて学生を教育し、セルフケアの実践を促進するための情報資料やリソースの作成を支援することができます。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPT、私たちの大学のメンタルヘルス啓発キャンペーンの設計を手伝ってください。" "扱うべき重要なトピックのリストと、推進すべきサポートリソースの推奨事項を含みます。"
問題2：学生の参加と関与の促進
学生のキャンパス活動への参加と関与を高めることは、学業成績の向上、個人の成長、コミュニティ意識の向上につながる。
ChatGPTの能力を使ったソリューション：
ChatGPTは、現在の学生のエンゲージメントレベルを分析し、学生の様々な関心に対応したターゲットとなるイニシアチブやイベントを提案し、より包括的で活気あるキャンパスコミュニティを育成することができます。また、これらの機会を効果的に学生に広めるためのマーケティング資料やキャンペーンを開発することも可能です。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPT、私たちはキャンパスで学生のエンゲージメントを高めたいと考えています。多様な関心に対応する5つのイベントやイニシアチブを提案し、学生に効果的にアプローチするためのマーケティングプランの開発に役立ててください。"
課題3：学生の対立を管理・解決したい
学生の対立は、対人関係であれ、大学の方針に関するものであれ、大学環境に悪影響を与え、学習プロセスを混乱させる可能性があります。
ChatGPTの能力を使った解決策
ChatGPTは、学生課のスタッフに対して、効果的な紛争解決戦略の策定、調停手法の指導、様々な種類の紛争に対処するためのベストプラクティスの提案などをサポートすることができます。また、紛争解決スキルのスタッフおよび学生を訓練するための教材やワークショップの作成も支援し、より調和のとれたキャンパスコミュニティを育むことができます。
**プロンプトの例
"ChatGPTさん、学生の紛争解決ワークショップのアウトラインを作成するのを手伝ってください。"カバーすべき主要なトピック、ロールプレイのシナリオ、紛争に対処するための推奨ベストプラクティスなど。
結果(4) ファイナンシャルエイド
問題1：ファイナンシャル・エイドの申請手続きの簡素化
学資保険の申請手続きは、学生やその家族にとって複雑で圧倒され、エラーや機会損失につながる可能性があります。
ChatGPTの能力を使った解決策：
ChatGPTは、ファイナンシャル・エイドのスタッフが、ステップバイステップの説明、チェックリスト、よくある質問など、申請プロセスを簡素化するためのユーザーフレンドリーなガイドとリソースを作成するのを支援することができます。また、学生独自の事情に基づいた個別の資金援助の見積もりを作成し、家族が十分な情報を得た上で意思決定できるよう支援することもできます。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPT、学生が学資援助申請プロセスをナビゲートするための、よくある落とし穴や成功のためのヒントなど、ステップバイステップのガイドを開発するのを手伝ってください。
問題2：追加資金源の特定と確保
大学は、学生に多様な奨学金や助成金を提供するために、常に新しい資金源を探し続けなければなりません。
ChatGPTの能力を使った解決策：
ChatGPTは、財政支援担当者が政府補助金、民間奨学金、企業スポンサーなど、潜在的な資金源を特定するのに役立ちます。また、魅力的な助成金提案書や申請書を作成することで、追加資金を確保する可能性を高めることも可能です。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPTさん、環境科学の分野の奨学金のための5つの潜在的な資金源のリストと、成功する助成金提案書を作成するためのヒントを提供してもらえますか？"
課題3：ファイナンシャル・エイドの規制を遵守すること
罰則を回避し、学生が必要なサポートを受けられるようにするには、刻々と変化する学資援助規制へのコンプライアンスを維持することが重要です。
ChatGPTの能力を使ったソリューション：
ChatGPTは、金融支援規制の更新を関連ソースから監視し、金融支援スタッフにタイムリーなサマリーや分析を提供することができます。また、スタッフがコンプライアンス要件を常に把握できるよう、トレーニング教材やリソースの開発を支援することも可能です。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPT、連邦財政援助規制の最近の変更を要約し、私たちのチームが新しい要件について最新であることを確認するためのスタッフトレーニングセッションの概要を提供してください。"
このような具体例とプロンプト文を用いることで、ChatGPTを効果的に活用し、大学の事務職員が金融支援で直面する具体的な問題を解決することができます。これにより、学資援助申請プロセスの簡素化、追加資金源の特定と確保能力の向上、学資援助規則へのコンプライアンスの向上が期待できます。これらの改善により、学資援助をより利用しやすくし、利用可能な資金源を拡大し、大学が規制要件を遵守することで、最終的に大学とその学生の両方に利益をもたらします。その結果、より多くの学生が必要な経済的支援を受けながら高等教育を受ける機会を得ることができ、大学全体の成功に貢献することになります。
結果(5) 入試課
問題1：出願審査プロセスの効率化
大量の出願書類を効率的に審査・処理しながら、公正で徹底した評価を維持することは、入試担当者の課題となっています。
ChatGPTの能力を使った解決策：
ChatGPTは、現在の評価基準の改善点を提案したり、申請書の整理や優先順位付けのためのツールを提供することで、アドミッションスタッフがより合理的な申請書審査プロセスを開発するのを支援することができます。
**プロンプト例: **。
"ChatGPT、評価基準の改善を提案し、申請書の整理と優先順位付けを改善するための推奨事項を提供することによって、申請書審査プロセスの合理化を支援してください。"
課題2：入学者の歩留まりを向上させたい。
大学では、入学した学生のうち、その大学に入学することを選択した学生の割合である歩留まりを最大化することを目標としています。
ChatGPTの能力を活用したソリューション：
ChatGPTは、入学者のデータを分析し、入学の意思決定に影響を与える可能性のある要因を特定することができます。そして、入学を促進し、入学率を向上させるために、入学担当者がターゲットを絞った戦略やコミュニケーションを開発するのを支援することができます。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPT、当社の入学者のデータを分析し、入学の意思決定に影響を与える要因を特定してください。歩留まり率を向上させるための的を絞った戦略を提案してください。"
課題3：入試プロセスにおける多様性と包括性の促進
多様で包括的な学生を確保することは、多くの大学にとって優先事項ですが、実際に実行するのは難しいことでしょう。
ChatGPTの能力を使った解決策：
ChatGPTは、入試担当者が入試プロセスにおける潜在的な偏見を特定し対処するのを支援し、多様性と包括性を促進するためのベストプラクティスに関するガイダンスを提供することができます。また、社会的地位の低い人々を対象としたアウトリーチキャンペーンを実施する際にも、ChatGPTは役立ちます。
**プロンプトの例：***。
"ChatGPT、潜在的な偏見を特定し、ベストプラクティスを提案することによって、私たちの入試プロセスにおける多様性と包摂性を促進するのを助けてください。さらに、不特定多数の人々を対象としたアウトリーチキャンペーンのアイデアも提供してください。"
このような具体例や促し文を用いることで、ChatGPTを効果的に活用し、入試に関わる大学事務職員が抱える具体的な問題に対処することができます。これにより、出願審査プロセスの合理化、入学者の歩留まりの向上、多様で包括的な入試プロセスの実現につながります。これらの改善は、最終的に入試部門の機能向上、より多様で熱心な学生の獲得、大学全体の成功に貢献します。ChatGPTの能力を活用することで、大学の事務職員は業務を強化し、大学や学生のニーズによりよく応えることができます。
所感と結論
今回は可能な限りドメイン知識を排除した大学職員像を措定したうえで、「ChatGPTを扱う職能を持った大学職員がいたら何すんだろうな」について出力してみました。今まで大学職員を語るときはドメイン知識ありき(というか排除不可)だったので、比較的ノーマライズされたLLMがはじきだす「大学職員像」をベースに議論できることは大変おもしろいのではないでしょうか。
実情にそぐわない意見が出力されるのはある意味当然ですが、可能な限り抽象的なレベルに引き上げた大学職員像を具体的・現実的な線に落とし、むしろ非常に説得力のあるグッドプラクティスが出力されたように思えます。私が経験していない部署しかありませんが。
また全体的にアメリカンな大学職員の風味は拭えませんね。私の能力不足に依るところが大きいです。大学職員オブジェクトにjapanドメイン、japanコンテクストを付与すればまた結果が変わるかもしれません。
結果、プロンプトで職務や事細かに指定せずに大量の成果を出力してくれたことに感動しました。非常に高い生産性ですね。「想像以上にすげー色々やってくれそう」という結論に至りました。
ちょっと疲れたので、考察などはまた別の機会に。
この調子で、大学職員オブジェクトに他の部署を色々追加してもいいですね。存在しない部署をサブオブジェクトに設けても面白くなるはず。
大学で「ChatGPT使って何できんのw」と聞かれたときに、
この記事が役に立つかもしれません。
それではまたどこかで。感想や批判をお待ちしております。
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