本当にやるべき重要な仕事”ではない仕事”の自動化 Part 2｜仕事の断捨離編
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回は、本当にやるべき重要な仕事の時間確保のために、そうではない仕事（略称＝“ではない仕事”）を断ったり放置してよいのか？
いや、現実問題そうはいかない！という内容でした。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
本当にやるべき重要な仕事“ではない仕事”はDXで解決！
筆者がこの“ではない仕事”について考えていたとき、一方で重点的に取り組んでいたバックオフィス業務のDXと、ふと結びついたのです。
ということで、まずは“ではない仕事”を分類してみましょう。
本当にやるべき重要な仕事“ではない仕事”にはどんなものがあるか
自分に適さない仕事
誰も喜ばない仕事
人がやる必要のない仕事
これ以外にもあるかもしれませんが、メインとしてはこんなところではないでしょうか。
それぞれの解決方法を考えていきましょう。
1. 自分に適さない仕事は、最適な人に依頼するor外注する
①「全部自分で」は非効率
仕事をするうえで、何でも一人でやるという人は珍しいのではないでしょうか。
オールラウンド型の多彩な人でも、あらゆる仕事を自分でやろうとすると、効率は下がるもの。
やったことがないことや、苦手なことは、思い切って誰かに頼んだり、お金を払って外注した方が、結果的にコスパがよかった…なんていうのは、よくある話です。
とある製造業の企業で、本部管理業務の大部分をアウトソーシングしたという事例があります。
これはその企業が、本質的な仕事である製造に特化するための戦略といえるでしょう。
チームや個人単位でいえば、表計算ソフトでのデータ管理は苦手だけど、人前でプレゼンするのが得意な人に、表計算の仕事を振るのは「適している」とは言えないでしょう。
とはいえ、振られた当人は「自分には適しませんので他の人に振ってください」とは言いづらいですよね。
②「適材適所」は上司の腕の見せ所
これを考えるべきはやはり管理職やリーダーです。
メンバーの得手不得手をきちんと把握したうえで、最適な業務配分になるよう、ぜひ細心の注意を払っていただければと思います。
（ただし、そのチームにExcelが苦手だがプレゼンが得意な人ばかりがいて、本人的には苦手だけど相対的にできるのであれば、その人に仕事が回るのは致し方ないともいえます。この場合は組織内の人員配置バランスの問題かもしれませんが…。）
“ではない仕事”①の対処法：
自分に適さない仕事は、最適な人に依頼するor外注する
2. 誰も喜ばない仕事は、思い切って廃止する
「誰も喜ばない仕事なんて、そんな仕事ないでしょ～」
このように考えがちですが、意外とあるんですね。
①仕事は放っておくと増え続ける
なぜなら、仕事というのは放っておけば次々増え、新たな制度やルールはどんどん追加されるけれど、
必要のないものを廃止する必要性にまで、多くの人は意識が向かないからです。
例１｜代々引き継がれてきた、まともに動かないマクロでの業務管理
例２｜誰も読んでいない、形式だけの報告書
例３｜当初は必要だったけど、今はもう形骸化しているルーティーン
筆者のチームでは、実際に上記の例２と例３が存在しました（！）ので、各メンバーにヒアリングし、上司にも相談したうえで廃止しました。
例１は筆者のチームのクライアントの現場に存在していたので、やはり廃止して別の仕組みを作ることをお勧めしました。
②仕事を廃止するのに抵抗感があって当たり前
仕事って、一度始めるとなかなか廃止するのは抵抗感があるものです。
「サンクコスト効果」といって、仕事に限らずですが、その間に投資した時間や労力を考えるとやめるのが惜しくなるんですね。
でも続けた方が損失であるならば、「損切り」が必要です。
クローゼットの中に蓄積した、もう着られない服を断捨離するように。
“ではない仕事”②の対処法：
誰も喜ばない仕事は、思い切って廃止する
いかがでしたか？
続きは次回、いよいよ自動化のターンです。
お楽しみに！