極める_会議_ファシリテーション・グラフィック他(堀公俊,加藤彰(著))
仕事していると、自分で解決できない問題は誰にでも起こりうるものですが、そのような問題を解決するためには他の人の知識や経験を活用することが重要です。
今はAIツールが非常に強力で、有料オプションをつけるとかなりいろいろなことができますが、まだ一般的には情報の精度や使い手のリテラシー等の問題で、アナログ的なアプローチの方が効果が出るケースが多いように感じます。
私自身も仕事で問題解決に悩んだ経験が数えきれないほどあります。その時に役立った書籍を何回かの記事に分けて紹介します
今回は、私が会議で自分の思うように事を運べず悩んでいた時に解決の糸口になった書籍です。
会社の経営課題について、役員を除く幹部社員で協議する場を設けました。ただし、各々自分が話したいことを述べるばかりで、会議の論点が誰かが話す都度ズレていってしまい、全然話がまとまりません。
私がイニシアティブを取って議論展開しようとしても、中途社員（外様）で役職も一番低い自分が主導して議論展開しようとすると快く思わない幹部社員もいるわけで、ファシリテーターのポジションを取られてしまうのですが、議論をまとめられるわけではない。
結局、元に戻って各々が話したいことを述べるばかりで同じところを何度も行ったり来たりの会議が続きました。
そもそも職人気質でディスカッション形式の議論展開に慣れていない幹部社員が多く、口頭の議論展開による情報・状況の整理がうまくいっていませんでした。
何か解決の糸口はないかと探してたどり着いたのが下記の書籍。書籍を読んだのち、今どういう議題について話しており、どういう状況なのか、何を判断しないといけないのかを可視化しながら会議を進めていくと、格段に議論展開がうまく進められるようになりました。
会議で出た情報を画面上にまとめていき、重要度の高い情報や意見にフォーカス。論点がズレた情報は端によけておくなどコントロールができ、かつ、あくまで自分は書記という体で進められ、パワーバランスに配慮しながら会議の進行を図ることができました。
書籍を読んだ後は、会議の準備や進行方法を少し変えてみることで、より効果的な議論ができるかもしれません。会議前にアイデアや情報の整理をして画面上にそれを投影することや、会議中に重要な情報をフォーカスすることが有効です。
板書すると視線がそこに移り、議論展開をコントロールすることができます。情報の重要度の整理や方向性のすり合わせが進み、チームの共通認識の精度が格段に高くなるので、認識違いによるロスを回避し、効率的に問題解決のための議論展開ができます。
情報整理のコツや議論展開のアプローチはぜひ書籍を見て参考にしてみてください！
皆さん、いつもお仕事お疲れ様です！
時には音楽を聴いてリラックスする時間もとってください！
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