最速で分かりやすいメールの書き方

どーも、オハコンバンニチワ。パチ太郎です。４か月ぶりの投稿になります。会社で働いてみて気づいたことが1つありました。上司へメールを書くのに時間がかかりすぎていることです！時間をかけている割に読みにくい文章になっていることもありました。今回は、劇的に変わるメールの書き方を紹介しようと思います。

▼参考にしたビジネス書
ロジカルシンキング練習帳​

メールの基本の型

導入部　①テーマの明示
　　　　②期待する反応の明示
本論　　③グループ化されている
　　　　④グループごとに要点が書いてある
結び　　⑤好印象な言葉を遣っている
　　　　⑥「具・簡・論・好」で書かれているか確認

導入部

①テーマの明示　
　　●　何について書かれているかわかる
　　●　どのような説明するのかわかる

「何について」は、「会議について」なのか「作成した資料について」なのか説明の対象となるもののことです。
「どのような説明するのか」は、「報連相」など説明の種類です。
（例）
【企画書資料についての報告とお願い】
タイトルから「企画書について」、「報告」と「お願い」があることがすぐにわかりますね。

②期待する反応の明示
　　●　読み手にしてほしいことがわかる
　　●　テーマと嚙み合っている

例えば、「報告」に対して「確認」をしてもらいたいのか、「意見」をもらいたいのか記載することで読み手がすべきことがすぐにわかります。
また、「報告ー確認」、「相談ー意見頂戴」などテーマと噛み合っていることも重要です。

本論

③グループ化されている
　　●　説明のグルーピングができている
　　●　グループごとに見出しがついている

改行などがなく、ただ羅列してある説明文を読むのは疲れますよね。
しっかりと説明する内容ごとにグループ化をして、見出しを付けることで読み手は見たいところから読み進めることができます。
（例）
【企画書資料についての報告とお願い】
（導入省略）
（本論）
●　進捗報告
　　ーーーーーーーーーーーーーー
　　ーーーーーーーーーーーーーー。
●　○○のお願い事項
　　ーーーーーーーーーーーーーー
　　ーーーーーーーーーーーーーー。

どこからが「報告」でどこからが「お願い事項」なのか一瞬で分かりますね。

④グループごとに要点が書いてある
　　●　グループの先頭でSo What?が示されている
　　●　具体性がある
　　●　簡潔に２～３行で収まっている

グループが複数ある場合、各グループの要点を読みやすい長さで具体的に示すことが重要です。

結び

⑤好印象な言葉を遣っている
　　●　相手への配慮や感謝がある

「依頼」や「催促」をする場合、結び部分で配慮や感謝の気持ちを示すことで好印象を残すことができます。
（例）
・ご多忙の中恐れ入りますが、よろしくお願い致します。
・お手数おかけしますが、お願い致します。

⑥「具・簡・論・好」で書かれているか確認
　　●　具体性：内容が明快に伝わる
　　●　簡潔さ：サクサク読める
　　●　論理的：記述間の関係性が正確
　　●　好感度：違和感なく好感の持てる言葉遣いをしている

最後に文章全体をチェックして終了です。
自分含めて新卒でやりがちなのが、「好感度」の部分で「～させていただく」などの表現を多用していることです。
（例）
本日プレゼンさせていただいた資料をお送りさせていただきます。お手すきの際にご確認いただければ幸いです。

こんな短い文章の中で３回も「～させていただく」を使っていますね。
敬度にメリハリをつけるときは、「文章の最初もしくは最後の文の敬度を高くして、他は敬度を下げる」のが基本ルールです。

敬度
申し上げる　＞　いたします　＞　します

最後に

いかがだったでしょうか。メールの書き方をマスターしてメールに使う時間を減らして業務効率化を図っていきましょう。私も現在進行形で練習中です。