説明がわかりにくいのは自分のせい？

説明、上手くなりたいものです。

説明をする際、相手のことを考えた説明ができていますか？
自分の思い込みや都合が先行していませんか？

説明は相手に伝わることが大切で、伝えようとする意思が大事。
間違っても、伝わらないことを相手のせいにしてはいけません。
中学生にでも伝わるように心がけます。

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■ 相手のメリットを考える

前提として、説明をすることで相手にメリットを感じてもらうということを忘れないように。
自分が言いたいことを言うだけでは説明にはなりません。相手に理解してもらわないと。
相手に理解してもらうためには、まずは相手が聞く気になる必要があります。相手のメリットのために説明をしましょう。相手のメリットが命です。

■ 人によって変える

相手によって説明の仕方を変える必要があります。
いつも同じ説明をすることは正解ではありません。
結論ファーストが最適な場合もあれば、結論は最後にした方が良い場合もあります。

■ 結論ファースト

『結論ファースト』が大切だとよく言われます。
まずはじめに結論を述べ、その理由や背景などを加えていく。
しかしこれは有効なシチュエーションが限られます。主に上司への報告や面接など目上の人への説明の際は結論ファーストが望ましいです。

結論ファーストで話す際には、事実と解釈が混同しないように気をつけましょう。
まずは事実を伝え、その後に解釈です。
また解釈を話す際には、その根拠を準備しましょう。根拠とは、データや経験、仮説などです。

■ 結論ラスト

結論を後に回した方が良い場合もあります。
お客様への提案など相手を楽しませる・感動させる必要がある場合です。
結論ファーストはネタバレ的な要素を含みます。
煽って、焦らして、盛り上げて盛り上げて結論を話す。そうすることでインパクトが大きくなり、印象に残りやすくなります。


漫画やドラマ、バラエティ番組などはわかりやすい例ですね。
「正解はCMの後！」やアニメの次回予告、映画の予告編などです。予告編で結論ファーストは嫌ですよね…。

■ 中学生にも伝わるように

難しい言葉は極力封印しましょう。
聞き慣れない専門用語でまくし立てられて気持ちが良いと感じる聞き手はいません。むしろ不快な思いをさせかねません。マウントを取られたように感じてしまいます。


話す方は相手に能力が低いと思われたくないので、格好付けた専門用語や情報が詰まりすぎた資料でプレゼンをしてしまいがちです。
お客様から喜ばれるのは、逆です。
簡単な言葉でわかりやすく伝えるべきです。中学生にもわかるように。

明快な説明を受けて馬鹿にされていると感じる聞き手は少ないです。
もしそれを懸念するなら、簡単な説明から始め、聞き手の様子を伺いながら必要に応じて使う言葉のレベルを上げれば良いのです。

専門用語を使った方が楽な場合は、お互いその分野の知識が豊富なときのみです。専門用語での説明が理解されないことを相手のせいにしてはいけません。
簡単な言葉で説明することは難しいですが、意識するだけで改善できます。

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自己満足の説明や資料作りではなく、如何に相手に理解させるか、相手を思いやれるかが重要です。


説明の最中に聞き返されたら、単純に聞き取れなかった場合を除けば、理解ができなかったということです。

これは相手からの黄色信号。

・使う言葉のレベルを下げる
・補完する言葉を使う
・前提や状況の説明を加える
・最初から結論まで順序立てて説明し直す

などしてとにかく相手に理解してもらえるように努めましょう。
間違っても一言一句同じ説明を繰り返してはいけません。

相手に伝えたいという強烈な意志があれば、説明は伝わります。
相手を思いやった説明を心がけましょう。