チーム管理で消耗しない工夫とは
こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤
総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
本日も
・売上が上がっているのに実務の手放しができていない方
・外注スタッフのみでチームを作りたい方
そんな方へ、マネージャー視点からの役に立つ情報をお届けします＾＾＊
現在、私は4つのチームを管理しており、各拠点の進捗を確認しております。
新しい依頼があった際の振り分けを行ったり、
業務を効率良く進めるにあたり、不要な部分を省き、業務改善を行ったりがメインですね。
よくメンバーに言われることは「山下さんってずっと稼働してますよね」ということ。
いやいや、そんなことしていませんよ(笑)
実務をしてくださっている方よりも、はるかにかけている時間はきっと少ないでしょう。
ただ限られた時間の中で、誰がどのくらいの作業をもっていて、
どの業務がざっくりどれくらいの進捗率で、どういうスケジュールで動いているのか。
それがクライアント様にどんな影響や成果となっているのかを見ています。
それが私の役目でもあります。
ですがこれをやり続けるには、大変持久力がいります・・！！
今回は、私自身が取り組んでいるチーム管理の方法についてお話ししたいと思います。
チーム管理のハードルの高さ
チームの数が増えれば増えるほど、管理のハードルは高くなっていきます。
とくに私は大きいチームを取りまとめることが多いため、1チーム6人くらいで業務を回している拠点もあります。
全体の進行状況を把握し、問題があればすぐに対応する必要があるため、
漏れがないように全体を見渡す力が求められます。
となると、本当にずっと拠点に張り付いて窓を見ているのかってことになりますが、
それでは自分の持久力がもちません。
全体を管理するためのコツをおさえて、進捗を確認するようにしています。
チーム管理で消耗しないために決めていること
チーム管理において、私が消耗しないために大切にしているポイントは以下の通りです。
①クライアント様の状況や方向性の確認
②やる時間を決める
③優先順位を決める
④スタッフのキャパシティや状況を確認する
この他にも仕組みでカバーをしている部分もあります。(質問はボトムアップで上げてもらうとか)
一旦、それは置いておき、今回は個人努力部分にフォーカスしてお話をしていきます。
①クライアント様の状況や方向性の確認
クライアント様のビジョンや進行中のプロジェクトの方向性を確認し、それに基づいてチームの動きを調整しています。
これにより、クライアント様との認識のズレを防ぎ、期待に応え続けることができます。
プロモーションや今後の動きを見て、先回りしてスケジュールを回収することもあります。
締め日や納期までに対応できるものは、無理なく対応できる段取りをくむことにより、
コンスタントに業務をこなせるようにしていきます。
②やる時間を決める
どの作業をいつ行うかを決めています。
でないと、全体を把握するために、
ずっとそれぞれの拠点を見続けるということになりかねませんので・・笑
また時間を決めることで集中力が高まり、作業効率が向上します。
逆にやらない時間は、よほど急ぎでなければやらないと決めています。
その変わり、手が付けられるようになったら、迅速に対応を実施すること。
なるべく24時間以内には対応ができるように心がけています。
③優先順位を決める
チームが抱えるタスクの中で、何を優先すべきかを決めることが重要です。
優先順位を明確にすることで、重要なタスクを漏れなくこなすことができます。
これもやる時間を決めることと同様になりますが、
優先順位からみて、急ぎでないものは対応できる時間を調整します。
優先順位を決めた後はなるべくスケジュールに組み込んで、
漏れのないよう、コントロールをしています。
④スタッフのキャパシティや状況を確認する
現場において一番カットしたいところは教育コストです。
教育がかかる時ほど、負荷がかかります。
だからこそ、現場はなるべく人の入れ替えが起きにくい状況を作ることが大事です。
私はその状態を保つためにも、スタッフのリソースは重視しています。
一人ひとりのキャパシティや状況に合わせて、適切なタスクの割り当てを行うことで、
スタッフの負担が均等になるように調整します。
や仕事ができるからと言って、過度にその人に仕事が集中してしまう状況になるのは、
生活の変化が起きた時に、その人が離れる原因になることにもなりかねません。
それは自分も同じなので、全体のキャパがかつかつにならないよう、調整しています。
チーム管理は、自分もチームもキャパ8割を目指す
見るところが多いからこそ、マネジメントは自己管理が大切です。
走り続けていても、自分が消耗しない仕組みを作るためには、
キャパがいっぱいになりすぎない工夫が必要です。
そのためには見る視点を固定し、
時間や優先順位を決めることで、効率的に進められます。
クライアント様が何を目的としてお仕事をご依頼しているかを見つつ、
全体の動きを見ることが大切ですので。
自分の中でも、いっぱいいっぱいになっていないかなど、整理してみてくださいね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
★★ 匿名のご質問あればどうぞ ★★
匿名のご質問があれば承ります！
・チームを組みたいがどう進めればいいかわからない方
・ご自身の売上が上がっているのに手いっぱいの方
何か聞いてみたいことがあればお気軽にマシュマロをお投げください。
お答えできる範囲のものがあれば、記事に取り上げていきたいなと思っています＾＾＊
それでは、また。
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