【マネジメント的】リソースの調整の仕方

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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昨日の記事、びっくりするくらい、
たくさんの方に読んでいただきました。

マネジメントやチームを持っている人は
悩みますよね・・・チーム管理って大変。。

昨日の記事よりももう少し深堀し、
マネジメントする人のリソース管理について
もう少しアウトプットしたいなと思います。

チームのマネジメントや
プロジェクトの進行を担うリーダーにとって、
リソース調整は避けて通れない重要な業務です。

ただし、
チーム全体のリソースを管理するだけでなく、
自分自身のタスクマネジメントが必要です。

リソースの調整の基本的な考え方と、
具体的なタスクマネジメントについて深堀します。＾＾＊

チームのマネジメントを行う際の基本方針

リソース調整の核となるのは
「役割分担と優先順位の明確化」です。

リーダーとしての役割は、

チームメンバーが持つスキルや
キャパシティを正確に把握し、
適切にタスクを割り振る調整力が求められます。

具体的には、
同じメンバーに負担が集中するのを避け、
業務の停滞が起きることのないようにしたり、

緊急の対応に備えられる体制を作ることです。

そのためにも
チームメンバーのリソースの把握と
タスクの優先順位の把握、
明確な役割分担は欠かせないものでしょう。

自分のタスクマネジメントがリソース調整の要

つまり、チームが良い状態を保ち、
正確にメンバーの様子を
把握していくためには

指示系統を受け持つ、
リーダーとしての自分の時間や
リソースをうまく管理できないと、
チーム全体にも悪影響が及びます。

リソースの調整ができないと
仕事と自分の生活のバランスが
保てなくなるだけでなく、

持っているボールを
いつまでも持ち続けてしまうことになり、
業務が全体的に後ろ倒しになったりします。

まずはそのためにも、
自分自身のタスクマネジメントを
徹底していくことが大切です。

自分はどの作業を持っていて、
どの範囲で対応をしているのか。

何をやると決めて、
何をやらないと決めるのか。

誰かが調節してくれるわけがないので
自分が調節していく必要があるのです。

具体的なタスクマネジメント方法

① タスクの優先順位をつける

すべてのタスクを同時進行で進めるのは
現実的ではありません。

タスクを優先順位付けをし、
マルチタスクにならないように意識をしていきます。

緊急度：納期やクライアント対応など、即対応が求められるタスクを優先。
重要度：プロジェクト全体の成功に直結するタスクを見極める。
影響範囲：他のメンバーの進捗に影響するタスクは早めに対応。

② 実務はなるべく別の人にお願いする

リーダーが実務を抱え込みすぎると、
全体を俯瞰して管理する余裕がなくなります。

自分しかできない仕事に集中するためにも、
実務はなるべく、
メンバーに任せることをルールとしてください。

③ どこまでが自分のタスクで、どこまでが違うのか

責任範囲が曖昧だと、
トラブルや進捗の遅れを招く可能性があります。

どこまでが自分の範囲で、
どこからが他の人の範囲なのか。

しっかりと自分の中で決め、
相手と調整をしてください。

目指すべきは持続可能な状態を長く続けること

自分が過去に失敗しているからこそ、
わかっていることなのですが、

自分のキャパが満杯になった状態で
走り続けることは
リスクでしかありません。

最終的に心が疲弊したり、
作業の質の低下につながります。

それは自分もチームメンバーも同じです。

チーム全体がキャパシティを超えず、
持続可能なペースで働ける環境を作ることが、
リーダーとしての最重要課題です。

そのためには、
まず自分のリソースを空け、
指示系統の役割を担うこと。

メンバーのリソースを意識し、
タスクの完了率を上げること。

常に、その意識をもって、
チームをまとめられると良いですね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。